PAGE德育工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織德育工作檔案管理，確保德育工作檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，充分發(fā)揮德育工作檔案在公司/組織發(fā)展中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及德育工作的部門、崗位及相關(guān)人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：德育工作檔案應(yīng)如實(shí)反映工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容可靠。3.完整規(guī)范原則：涵蓋德育工作的各個(gè)方面，檔案資料齊全、分類科學(xué)、整理規(guī)范。4.安全保密原則：保障檔案信息安全，防止檔案信息泄露，嚴(yán)格控制檔案查閱權(quán)限。二、檔案管理職責(zé)（一）德育工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)1.全面領(lǐng)導(dǎo)公司/組織德育工作檔案管理工作，制定檔案管理工作方針和政策。2.審核德育工作檔案管理的重要制度、流程和計(jì)劃。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。（二）德育工作部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)德育工作檔案的收集、整理、歸檔、保管和日常維護(hù)工作。2.制定德育工作檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，確保檔案分類科學(xué)、編號(hào)唯一。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。4.定期對(duì)德育工作檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案安全。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、裝訂、編目、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范。3.做好檔案的借閱、歸還登記工作，嚴(yán)格控制檔案查閱范圍和權(quán)限。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（四）其他部門及人員職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門德育工作檔案的收集和整理，并及時(shí)移交德育工作部門。2.全體員工應(yīng)積極配合檔案管理工作，按照要求及時(shí)提供準(zhǔn)確的檔案資料。三、檔案收集（一）收集范圍1.德育工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料。2.德育工作活動(dòng)方案、通知、記錄、照片、視頻等資料。3.學(xué)生/員工德育考核評(píng)價(jià)材料，包括品德表現(xiàn)記錄、獎(jiǎng)懲情況等。4.德育工作師資隊(duì)伍建設(shè)相關(guān)材料，如教師培訓(xùn)記錄、師德師風(fēng)考核材料等。5.與德育工作相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、調(diào)研報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)交流材料等。6.其他與德育工作有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門和人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件材料移交德育工作部門。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）收集流程1.各部門兼職檔案員定期收集本部門德育工作文件材料，進(jìn)行初步整理。2.填寫檔案移交清單，注明文件材料的名稱、數(shù)量、日期等信息，一式兩份。3.將整理好的文件材料和移交清單一并提交給德育工作部門檔案管理人員。4.檔案管理人員對(duì)移交的文件材料進(jìn)行核對(duì)和簽收，雙方在移交清單上簽字確認(rèn)。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照德育工作的內(nèi)容和性質(zhì)，分為德育工作計(jì)劃類、德育工作活動(dòng)類、德育考核評(píng)價(jià)類、德育師資隊(duì)伍建設(shè)類、其他類等。2.每大類下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分，如德育工作活動(dòng)類可分為主題班會(huì)、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、志愿服務(wù)活動(dòng)等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用年度流水編號(hào)法，以四位數(shù)字表示年份，如“2023”。2.在年份后依次加上類別代碼和順序號(hào)，類別代碼用大寫字母表示，順序號(hào)用三位數(shù)字表示。例如，“2023A001”表示2023年德育工作計(jì)劃類的第一份檔案。（三）整理步驟1.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則，對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)，并編制目錄。3.將文件材料按照編號(hào)順序依次排列，進(jìn)行裝訂或裝盒。4.在檔案盒或文件夾上標(biāo)注檔案編號(hào)、類別名稱、年度等信息。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.每年[具體時(shí)間]前，完成上一年度德育工作檔案的歸檔工作。2.對(duì)于臨時(shí)性或階段性的德育工作項(xiàng)目，在項(xiàng)目結(jié)束后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)完成檔案歸檔。（二）歸檔方式1.紙質(zhì)檔案按照分類順序依次裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和脊背信息。2.電子檔案按照分類存儲(chǔ)在指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，建立電子檔案目錄，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)一致。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映德育工作的全貌。2.檔案裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱和保管。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好。2.庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等。（二）保管期限1.德育工作檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管：涉及公司/組織重大德育工作決策、重要?dú)v史事件記錄、具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件材料等。3.長(zhǎng)期保管：保存期限為[具體年限]的德育工作計(jì)劃、總結(jié)、考核評(píng)價(jià)等文件材料。4.短期保管：保存期限為[具體年限]的臨時(shí)性德育工作文件材料。（三）保管措施1.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限等信息。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。3.對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，保證檔案的完整性。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫度、濕度，定期檢查設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況，確保檔案保管環(huán)境適宜。七、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱德育工作檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密或重要敏感信息的檔案，查閱申請(qǐng)人需經(jīng)德育工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人查閱德育工作檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理人員陪同下查閱。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，提交給檔案管理人員。2.檔案管理人員對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱權(quán)限的，按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案安全。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（三）查閱記錄1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案查閱登記冊(cè)，詳細(xì)記錄查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容、批準(zhǔn)人等信息。2.查閱登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，保存期限與檔案保管期限一致。八、檔案借閱（一）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱德育工作檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)德育工作部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過(guò)[規(guī)定天數(shù)]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及公司/組織機(jī)密或重要敏感信息的檔案，借閱申請(qǐng)人需經(jīng)德育工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。（二）借閱流程1.借閱申請(qǐng)人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，提交給檔案管理人員。2.檔案管理人員對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合借閱權(quán)限的，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員需在檔案借閱登記簿上簽字，領(lǐng)取檔案。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、污損檔案。5.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（三）借閱記錄1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案借閱登記冊(cè)，詳細(xì)記錄借閱日期、借閱人姓名、部門、借閱內(nèi)容、批準(zhǔn)人、歸還日期等信息。2.借閱登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，保存期限與檔案保管期限一致。九、檔案保密（一）保密措施1.加強(qiáng)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密承諾書。2.對(duì)檔案庫(kù)房、查閱場(chǎng)所等進(jìn)行安全保密管理，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.采用加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等技術(shù)手段，保障電子檔案信息安全。4.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密或重要敏感信息的檔案，嚴(yán)格控制查閱和借閱范圍，實(shí)行專人專管。（二）保密責(zé)任1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)承擔(dān)保密義務(wù)，不得擅自傳播檔案信息。3.對(duì)違反保密制度的行為，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。十、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)保管期滿的德育工作檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值符合規(guī)定要求。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果客觀公正。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由德育工作部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等，判斷其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考同類檔案的保存情況和利用需求，綜合考慮檔案的鑒定意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案編號(hào)、名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)德育工作