PAGE學(xué)校檔案室制度管理制度一、總則（一）目的為加強學(xué)校檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，為學(xué)校各項工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門及全體教職員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案室對全校各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映學(xué)校各項工作的實際情況，嚴禁虛假和偽造檔案。3.完整性原則全面收集學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及學(xué)校機密、個人隱私等檔案信息予以保密，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為學(xué)校各項工作和社會利用提供便捷服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案室設(shè)置學(xué)校設(shè)立獨立的檔案室，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責全校檔案的集中管理工作。（二）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全學(xué)校檔案管理制度。2.負責全校各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.做好檔案的安全保管工作，配備必要的檔案保管設(shè)備，定期對檔案進行檢查、核對，防止檔案損壞、丟失和霉變。4.建立檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.依法依規(guī)做好檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案信息的時效性和準確性。6.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等提供檔案信息服務(wù)，同時做好檔案的統(tǒng)計工作。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全校師生的檔案意識和檔案管理水平。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、初步分類工作，并定期移交檔案室。2.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，及時反饋利用過程中的問題。3.對本部門形成的電子檔案進行規(guī)范整理和存儲，確保電子檔案的安全和完整。4.配合檔案室做好檔案管理的其他相關(guān)工作，如檔案統(tǒng)計、清查等。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類學(xué)校檔案分為黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、財會、聲像、實物等九大類。具體分類如下：1.黨群類主要包括學(xué)校黨組織在工作中形成的各類文件材料，如黨委會議記錄、組織建設(shè)、宣傳工作、紀檢監(jiān)察等方面的檔案。2.行政類涵蓋學(xué)校行政事務(wù)管理過程中產(chǎn)生的文件，如行政會議紀要、行政管理、人事管理、外事工作等檔案。3.教學(xué)類包含學(xué)校教學(xué)活動各個環(huán)節(jié)形成的檔案，如教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程教案、學(xué)生成績管理、教學(xué)實踐等檔案。4.科研類涉及學(xué)?？蒲许椖苛㈨棥⒀芯窟^程、成果鑒定等方面的檔案，如科研項目申請書、研究報告、學(xué)術(shù)論文、專利證書等。5.基建類記錄學(xué)?；窘ㄔO(shè)項目從規(guī)劃、設(shè)計到施工、竣工驗收全過程的文件資料，如基建項目審批文件、設(shè)計圖紙、施工記錄、竣工驗收報告等。6.設(shè)備類有關(guān)學(xué)校教學(xué)、科研、行政等設(shè)備的購置、使用、維護等方面的檔案，如設(shè)備購置合同、設(shè)備清單、設(shè)備使用說明書、設(shè)備維修記錄等。7.財會類學(xué)校財務(wù)工作中形成的各類會計憑證、賬簿、報表等檔案，以及財務(wù)審計、預(yù)決算等相關(guān)文件。8.聲像類以照片、錄音、錄像等形式記錄學(xué)校重要活動、事件、人物等的檔案資料。9.實物類學(xué)校在各種活動中獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯、紀念品等實物檔案。（二）檔案編號1.采用年度保管期限分類號流水號的編號方法。2.年度：用四位阿拉伯數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.保管期限：分為“永久”“長期”“短期”，分別用“Y”“C”“D”表示，置于年度之后，中間用“”隔開，如“2023Y”。4.分類號：根據(jù)檔案分類方案，用大寫英文字母表示各門類檔案的類別，如“A”表示黨群類，“B”表示行政類等，置于保管期限之后，中間用“”隔開，如“2023YA”。5.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號，置于分類號之后，如“2023YA001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)校各部門在履行職能過程中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等材料。2.學(xué)校教職工在教學(xué)、科研、管理等工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案，如教學(xué)成果、科研論文、獲獎證書等。3.學(xué)校舉辦的各類會議、活動、培訓(xùn)等形成的文件、照片、錄像等資料。4.學(xué)校與校外單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目等文件材料。5.學(xué)校在基本建設(shè)、設(shè)備購置等工作中產(chǎn)生的各類文件資料。6.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門形成的檔案材料，并進行初步整理。2.對于重要活動、重大事件形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或事件處理完畢后及時收集，確保檔案的完整性。3.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標準進行收集，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件同步收集。4.收集的檔案材料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家有關(guān)檔案整理的標準和規(guī)范。（四）整理方法1.分類整理按照檔案分類方案，將收集到的檔案材料進行分類，同類檔案再按照時間順序或重要程度進行排列。2.裝訂編目對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，破損文件應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。同時，編寫卷內(nèi)文件目錄，填寫檔案盒封面、盒脊等信息。3.電子檔案整理對電子檔案進行分類命名，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的存儲規(guī)范、檢索方便。五、檔案的保管（一）保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等適宜的保管條件。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火保險柜、溫濕度計、防蟲藥品、吸塵器等。3.檔案室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同門類的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯的標識。3.檔案上架時應(yīng)排列整齊，不得倒置或斜放，確保檔案的安全和完整。（三）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的補救措施，并做好記錄。3.對清查結(jié)果進行總結(jié)分析，針對存在的問題提出改進措施，不斷完善檔案保管工作。（四）檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案進行鑒定，根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實際情況，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案室人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成，負責檔案鑒定工作。3.對擬銷毀的檔案進行登記造冊，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。4.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。六、檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門因教學(xué)、科研、管理等工作需要查閱檔案。2.學(xué)校教職工因個人業(yè)務(wù)需要查閱本人業(yè)務(wù)檔案。3.校外單位因工作需要，經(jīng)學(xué)校批準后查閱相關(guān)檔案。4.涉及檔案利用的其他合法需求。（二）利用手續(xù)1.校內(nèi)查閱（1）本校教職工查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。（2）查閱重要檔案或涉及多個部門的檔案，需經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準。2.校外查閱（1）校外單位查閱檔案，需提前向?qū)W校檔案室提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱人員等情況。（2）經(jīng)學(xué)校檔案室審核同意，并報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱時，需有學(xué)校檔案室人員陪同，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制、拍照，需另行辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記1.檔案室對檔案利用情況進行詳細登記，記錄查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱目的、批準人等信息。2.檔案利用登記應(yīng)及時、準確、完整，以備查詢和統(tǒng)計。（四）利用反饋1.利用檔案后，利用者應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，并反饋利用過程中的意見和建議。2.檔案室對利用反饋信息進行整理分析，不斷改進檔案利用服務(wù)工作。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的學(xué)校檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)質(zhì)量，為學(xué)校各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）數(shù)字化檔案采集1.對學(xué)?，F(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標準。2.按照檔案分類編號順序，對數(shù)字化檔案進行命名和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.對電子檔案進行元數(shù)據(jù)著錄，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。（三）信息化系統(tǒng)管理1.配備專業(yè)的檔案信息化管理人員，負責檔案信息化系統(tǒng)的日常維護和管理。2.制定檔案信息化系統(tǒng)操作規(guī)程，規(guī)范系統(tǒng)使用流程，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。3.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，做好數(shù)據(jù)安全防護工作，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。（四）電子檔案管理1.在檔案信息化系統(tǒng)中建立電子檔案的收集、整理、保管、利用等管理制度，確保電子檔案管理工作規(guī)范有序。