PAGE醫(yī)療技術(shù)與管理檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司醫(yī)療技術(shù)與管理檔案的規(guī)范化管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)療技術(shù)發(fā)展、質(zhì)量管理、決策支持等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與醫(yī)療技術(shù)及管理相關(guān)的檔案資料，包括但不限于醫(yī)療技術(shù)操作規(guī)程、臨床診療指南、科研項(xiàng)目資料、醫(yī)療質(zhì)量控制數(shù)據(jù)、人員資質(zhì)檔案、設(shè)備管理檔案、物資管理檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映醫(yī)療技術(shù)應(yīng)用和管理活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理與醫(yī)療技術(shù)和管理相關(guān)的各類資料，確保檔案無(wú)遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)記錄、文字表述等符合規(guī)范要求。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)定，對(duì)涉及患者隱私、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的檔案進(jìn)行保密管理。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程和存儲(chǔ)方式，提高檔案檢索、查閱和使用的效率，滿足公司各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司醫(yī)療技術(shù)與管理檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中統(tǒng)一管理公司各類醫(yī)療技術(shù)與管理檔案，建立檔案目錄和索引，確保檔案有序存放。3.指導(dǎo)和督促各部門(mén)做好檔案的收集、整理、歸檔工作，對(duì)歸檔質(zhì)量進(jìn)行檢查和審核。4.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀和移交，確保檔案的安全性和時(shí)效性。6.開(kāi)展檔案利用服務(wù)工作，為公司內(nèi)部各部門(mén)提供檔案查閱、借閱等支持，根據(jù)需要提供檔案信息咨詢和分析服務(wù)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.設(shè)立兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門(mén)醫(yī)療技術(shù)與管理檔案的日常收集、整理和初步分類工作，并定期向檔案管理部門(mén)移交。2.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門(mén)產(chǎn)生的各類檔案資料進(jìn)行整理、裝訂，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。3.在檔案形成過(guò)程中，負(fù)責(zé)對(duì)檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，確保檔案質(zhì)量。4.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的鑒定、銷毀、清查等工作，提供相關(guān)資料和信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的接收、登記、整理、編目、上架、保管等具體工作，確保檔案實(shí)體的安全和完整。3.熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能，及時(shí)錄入和更新檔案信息，提高檔案管理的信息化水平。4.積極開(kāi)展檔案利用工作，根據(jù)公司內(nèi)部各部門(mén)的需求，準(zhǔn)確、快速地提供檔案資料，并做好利用記錄。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決，確保檔案賬實(shí)相符。6.參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)療技術(shù)方面各類醫(yī)療技術(shù)操作規(guī)程、診療規(guī)范、臨床路徑等文件資料。新技術(shù)、新項(xiàng)目的申報(bào)、審批、開(kāi)展過(guò)程中的相關(guān)資料，包括可行性研究報(bào)告、技術(shù)方案、臨床試驗(yàn)數(shù)據(jù)等。醫(yī)療技術(shù)評(píng)估報(bào)告、技術(shù)改進(jìn)記錄、技術(shù)差錯(cuò)與事故分析資料等。醫(yī)療設(shè)備的采購(gòu)合同、技術(shù)資料、使用說(shuō)明書(shū)、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄等。藥品、耗材的采購(gòu)文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、出入庫(kù)記錄等。2.管理方面公司醫(yī)療管理相關(guān)的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。醫(yī)療質(zhì)量控制數(shù)據(jù)，如病歷質(zhì)量檢查結(jié)果、醫(yī)療安全指標(biāo)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告、醫(yī)療糾紛處理記錄等。人員資質(zhì)檔案，包括員工的學(xué)歷證書(shū)、執(zhí)業(yè)資格證書(shū)、職稱證書(shū)、培訓(xùn)記錄等?？蒲许?xiàng)目檔案，涵蓋項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、立項(xiàng)批復(fù)、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、論文發(fā)表、成果鑒定等資料。醫(yī)院評(píng)審、等級(jí)評(píng)定相關(guān)資料，如評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)解讀、自評(píng)報(bào)告、迎評(píng)準(zhǔn)備資料等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)收集本部門(mén)產(chǎn)生的各類檔案資料，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，載體形式符合要求，如紙質(zhì)檔案應(yīng)使用A4紙張打印或書(shū)寫(xiě)，電子檔案應(yīng)格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全。3.對(duì)于重要的醫(yī)療技術(shù)文件和管理資料，應(yīng)實(shí)行雙套制保存，即同時(shí)保存紙質(zhì)檔案和電子檔案，確保檔案信息的安全可靠。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將醫(yī)療技術(shù)與管理檔案分為醫(yī)療技術(shù)類、醫(yī)療管理類、人員資質(zhì)類、科研項(xiàng)目類、設(shè)備物資類等一級(jí)類目。在一級(jí)類目下，再根據(jù)具體內(nèi)容設(shè)置二級(jí)類目和三級(jí)類目，如醫(yī)療技術(shù)類可分為診斷技術(shù)、治療技術(shù)、護(hù)理技術(shù)等二級(jí)類目，診斷技術(shù)二級(jí)類目下可進(jìn)一步細(xì)分X光檢查、CT檢查等三級(jí)類目。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，采用“年度+類目代碼+流水號(hào)”的格式，如“2023YLJS001”表示2023年醫(yī)療技術(shù)類的第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目。通過(guò)目錄可以快速了解檔案的基本信息，便于查找和利用。對(duì)檔案進(jìn)行編目時(shí)，應(yīng)確保目錄信息準(zhǔn)確無(wú)誤，與檔案實(shí)體一一對(duì)應(yīng)。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門(mén)兼職檔案管理員在完成檔案整理后，填寫(xiě)檔案移交清單，將檔案資料移交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)接收檔案時(shí)，應(yīng)按照移交清單對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。核對(duì)無(wú)誤后，雙方在移交清單上簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理和編目，按照分類方案將檔案歸入相應(yīng)的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中，并更新檔案管理系統(tǒng)中的檔案信息。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和使用價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期兩種，定期保管期限分為30年、10年。2.具有重要?dú)v史價(jià)值、對(duì)公司發(fā)展具有長(zhǎng)期參考作用的檔案，如公司發(fā)展規(guī)劃、重大醫(yī)療技術(shù)創(chuàng)新資料等，應(yīng)列為永久保管。3.在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司工作具有查考利用價(jià)值的檔案，如醫(yī)療質(zhì)量控制數(shù)據(jù)、人員資質(zhì)檔案等，可根據(jù)實(shí)際情況確定為30年或10年保管期限。（三）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全、適宜。2.檔案應(yīng)按照類別、保管期限進(jìn)行有序排列存放，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放地點(diǎn)和編號(hào)，提高檔案檢索效率。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，核對(duì)檔案數(shù)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)記錄并采取措施解決。清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，存檔備查。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案的利用與借閱管理（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案信息的正確使用，不得損害公司利益和患者權(quán)益。2.在保證檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用,為公司醫(yī)療技術(shù)發(fā)展、質(zhì)量管理、科研教學(xué)、行政管理等工作提供支持。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)，歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或拆卷。借閱期滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）保密規(guī)定1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露檔案中的任何信息，包括患者隱私、商業(yè)機(jī)密、技術(shù)秘密等。2.在檔案利用過(guò)程中，查閱和借閱人員應(yīng)遵守保密制度，不得將檔案內(nèi)容告知無(wú)關(guān)人員。如需引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)過(guò)檔案管理部門(mén)同意，并注明出處。3.對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)在查閱申請(qǐng)表和借閱申請(qǐng)表中明確標(biāo)注，檔案管理部門(mén)應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如設(shè)置專門(mén)的查閱場(chǎng)所、限制查閱范圍等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專家、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)仍具有查考利用價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。2.鑒定檔案價(jià)值時(shí)，應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式、時(shí)間等因素，重點(diǎn)審查檔案對(duì)公司醫(yī)療技術(shù)發(fā)展和管理決策的參考作用、對(duì)維護(hù)公司合法權(quán)益的憑證作用等。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，形成檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)，明確檔案的存毀意見(jiàn)。2.對(duì)確定銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等詳細(xì)信息。3.檔案銷毀清單經(jīng)