PAGE平?jīng)鍪袡n案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)平?jīng)鍪袡n案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于平?jīng)鍪懈骷夵h政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體以及其他組織的檔案管理活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。各級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)；各單位負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.集中管理原則各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專職檔案管理人員，對本單位的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.依法管理原則檔案管理工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，依法進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、利用等活動，確保檔案管理工作的合法性和規(guī)范性。4.服務(wù)利用原則檔案管理工作應(yīng)堅(jiān)持以服務(wù)為宗旨，充分發(fā)揮檔案的作用，為各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案行政管理部門1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本市檔案工作的規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃。2.對本市各級檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，依法查處檔案違法行為。3.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究活動，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。4.負(fù)責(zé)本市檔案信息資源的開發(fā)利用，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。（二）各單位檔案管理機(jī)構(gòu)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，以及本單位制定的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)本單位各部門的文件材料收集、整理和歸檔工作，確保歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。4.定期對本單位檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全。5.積極開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理工作的法律法規(guī)和方針政策，遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.積極開展檔案的利用工作，為單位各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。6.參與檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。7.做好檔案管理工作的統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)向上級主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。8.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、文件材料的收集與歸檔（一）收集范圍1.反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。2.本單位工作中形成的各種門類和載體的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像等。3.本單位在業(yè)務(wù)活動中形成的重要文件材料，如會議文件、合同協(xié)議、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.本單位機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更、撤銷等過程中形成的文件材料，如機(jī)構(gòu)批復(fù)、人員任免文件、公章啟用和廢止文件等。5.本單位與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目等文件材料。6.本單位獲得的榮譽(yù)證書、獎勵文件、科研成果等文件材料。7.其他對本單位具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.電子文件應(yīng)符合國家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.照片、錄音、錄像等特殊載體文件材料應(yīng)同時(shí)收集相關(guān)的文字說明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.對于一些特殊情況或重要文件材料，應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案的時(shí)效性。（四）歸檔程序1.整理各部門收集的文件材料應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類整理，包括分類、編號、編目、裝訂等工作。2.移交整理好的文件材料應(yīng)及時(shí)移交本單位檔案管理機(jī)構(gòu)，辦理移交手續(xù)。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對移交的文件材料進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的質(zhì)量。3.驗(yàn)收檔案管理機(jī)構(gòu)對接收的檔案進(jìn)行驗(yàn)收，檢查檔案的整理質(zhì)量、數(shù)量、完整性等，對不符合要求的檔案應(yīng)及時(shí)退回原部門進(jìn)行整改。4.上架驗(yàn)收合格的檔案應(yīng)及時(shí)上架保管，按照檔案分類方案進(jìn)行排列存放，便于查找和利用。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.文書檔案按照年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限的方法進(jìn)行分類。即先將檔案按年度分開，再在每個(gè)年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，最后根據(jù)保管期限將檔案分為永久、長期、短期三類。2.科技檔案按照項(xiàng)目專業(yè)階段的方法進(jìn)行分類。即先將檔案按項(xiàng)目分開，再在每個(gè)項(xiàng)目內(nèi)按專業(yè)進(jìn)行分類，最后根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展階段將檔案分為前期文件、施工文件、竣工文件等。3.會計(jì)檔案按照會計(jì)年度類別保管期限的方法進(jìn)行分類。即先將檔案按會計(jì)年度分開，再在每個(gè)年度內(nèi)按會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行分類，并根據(jù)保管期限分為永久、定期兩類。4.聲像檔案按照載體形式時(shí)間內(nèi)容的方法進(jìn)行分類。即先將檔案按載體形式分為照片、錄音、錄像等，再在每種載體形式內(nèi)按時(shí)間順序排列，最后根據(jù)內(nèi)容進(jìn)行編號和編目。5.實(shí)物檔案按照實(shí)物類別時(shí)間來源的方法進(jìn)行分類。即先將檔案按實(shí)物類別分為獎杯、獎牌、證書、印章等，再在每種實(shí)物類別內(nèi)按時(shí)間順序排列，最后注明實(shí)物的來源。（三）編號與編目1.編號對整理好的檔案應(yīng)進(jìn)行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，采用阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行編號。2.編目編制檔案目錄，包括全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、題名、日期、文號、責(zé)任者、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，方便查詢和利用。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具進(jìn)行存放，檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。2.檔案裝具應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行排列，標(biāo)識清晰，便于識別和管理。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期、短期三類。永久保管的檔案是指對本單位和國家具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案，如本單位的重要文件、歷史資料、法規(guī)性文件等。長期保管的檔案是指對本單位工作有重要查考價(jià)值，保管期限為15年至50年的檔案，如本單位的一般性文件、業(yè)務(wù)檔案等。短期保管的檔案是指對本單位工作有一定查考價(jià)值，保管期限為5年以下的檔案，如本單位的臨時(shí)性文件、事務(wù)性檔案等。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本單位的實(shí)際情況進(jìn)行確定，并在檔案整理過程中明確標(biāo)注。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查和盤點(diǎn)應(yīng)包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、存放位置等內(nèi)容，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。3.清查和盤點(diǎn)結(jié)束后應(yīng)形成清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括清查的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等，并將清查報(bào)告存檔。（五）檔案的修復(fù)與搶救1.對破損、褪色、霉變等有損壞的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和搶救，確保檔案的完整性和可讀性。2.檔案修復(fù)應(yīng)遵循保持檔案原貌、使用適宜的修復(fù)材料和方法的原則，修復(fù)過程中應(yīng)做好記錄。3.對于重要檔案或珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如復(fù)制備份、數(shù)字化存儲等，以防止檔案的損壞和丟失。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以維護(hù)黨和國家利益為出發(fā)點(diǎn)的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定方法1.直接鑒定法檔案鑒定人員應(yīng)逐件逐頁地審查檔案，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，判斷檔案的價(jià)值和保管期限。2.分析比較法通過對同類檔案的分析比較，了解檔案的形成規(guī)律和利用價(jià)值，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)過鑒定，確需銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，清冊內(nèi)容包括檔案的題名、文號、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等。2.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組審核，單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案銷毀清冊與銷毀檔案的一致性，確保銷毀檔案的徹底性和安全性。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊存檔。七、檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法合規(guī)、方便快捷、保守機(jī)密的原則，確保檔案利用工作的有序進(jìn)行。（二）利用范圍1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本單位檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱、借閱本單位檔案，應(yīng)按照法律程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱本單位內(nèi)部人員查閱檔案，可直接到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱；外單位人員查閱檔案，應(yīng)提前提交查閱申請，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案管理機(jī)構(gòu)指定的場所進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（四）利用登記檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、單位、查閱（借閱）目的、檔案題名、文號、保管期限等。檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查詢。（五）檔案信息開發(fā)與利用1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極開展檔案信息開發(fā)工作，通過編寫檔案參考資料、舉辦檔案展覽、提供檔案咨詢服務(wù)等方式，為單位各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。2.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享，提高檔案利用效率和服務(wù)水平。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立覆蓋全市各級檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲、管理和利用。2.推進(jìn)檔案信息資源共享，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量和效率，為社會公眾提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等工作，建立檔案數(shù)字化副本，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理，包括檔案著錄、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)建立檔案數(shù)據(jù)庫，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲和共享。檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、安全防護(hù)等功能，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。4.檔案信息資源共享平臺建設(shè)搭建檔案信息資源共享平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息在不同部門、不同地區(qū)之間的共享和交換，為社會公眾提供檔案信息查詢、利用等服務(wù)。（三）安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止檔案信息的泄露和丟失。2.采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制、防火墻、入侵檢測等安全技術(shù)措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.加強(qiáng)對檔案信息化管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識和操作技能，防止因人員失誤導(dǎo)致安全事故的發(fā)生。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本市各級檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各單位內(nèi)部應(yīng)建立檔案工作監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對本單位的檔案工作進(jìn)行自查自糾。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定。2.檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員配備情況，檔案管理人員是否具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識和技能。3.檔案庫房的建設(shè)和管理情況，檔案保管條件是否符合要求。4.檔案信息化建設(shè)情況，檔案信息系統(tǒng)是否安全穩(wěn)定運(yùn)行，檔案信息資源是否得到有效利用。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檔案行政管理部門每年定期對本市各級檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢查，各單位內(nèi)部應(yīng)定期對本單位的檔案工作進(jìn)行自查。2.專項(xiàng)檢查針對檔案管理中的重點(diǎn)