PAGE管網(wǎng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司管網(wǎng)檔案的管理，確保管網(wǎng)檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮管網(wǎng)檔案在公司生產(chǎn)運營、維護管理、工程建設(shè)等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有與管網(wǎng)相關(guān)的檔案管理工作，包括但不限于城市供水、排水、燃氣、熱力等各類管網(wǎng)設(shè)施的規(guī)劃、設(shè)計、施工、運行、維護、改造等過程中形成的文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司管網(wǎng)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負責歸口管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則管網(wǎng)檔案應(yīng)如實反映管網(wǎng)建設(shè)、運行和維護的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則全面收集和整理管網(wǎng)建設(shè)、運行和維護過程中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性。4.準確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)準確無誤，數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠，圖紙應(yīng)清晰規(guī)范。5.及時性原則及時收集、整理和歸檔管網(wǎng)檔案，確保檔案的時效性。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定和完善管網(wǎng)檔案管理的具體辦法和流程。2.負責管網(wǎng)檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管和提供利用公司管網(wǎng)檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好管網(wǎng)檔案的收集、整理、歸檔工作，對各部門檔案管理工作進行檢查和考核。4.參與管網(wǎng)建設(shè)、改造等項目的竣工驗收，負責審查項目檔案的完整性和準確性。5.負責管網(wǎng)檔案的信息化建設(shè)，建立和維護管網(wǎng)檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)上查詢利用。6.組織開展管網(wǎng)檔案的編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司生產(chǎn)運營和決策提供支持。（二）各部門職責1.負責本部門在管網(wǎng)建設(shè)、運行、維護等工作中形成的文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.配合檔案管理部門做好管網(wǎng)檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作，提供必要的檔案資料和信息。3.在項目建設(shè)、改造等工作中，按照檔案管理要求，及時整理和歸檔項目文件材料，確保項目檔案的完整性和準確性。4.負責本部門檔案的安全保管，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負責管網(wǎng)檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.負責檔案的數(shù)字化錄入、存儲和維護，保證檔案信息系統(tǒng)的正常運行。4.負責檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時催還檔案。5.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的安全和完整，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施處理。6.積極參與檔案編研工作，為公司提供檔案信息服務(wù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.管網(wǎng)規(guī)劃文件，包括總體規(guī)劃、專項規(guī)劃、詳細規(guī)劃等。2.管網(wǎng)設(shè)計文件，包括初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更等。3.管網(wǎng)施工文件，包括施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。4.管網(wǎng)運行維護文件，包括運行記錄、維護計劃、維修報告、水質(zhì)檢測報告、安全檢查記錄等。5.管網(wǎng)改造文件，包括改造方案、施工圖紙、竣工驗收報告等。6.管網(wǎng)相關(guān)的合同協(xié)議、技術(shù)標準、規(guī)范規(guī)程等文件。7.其他與管網(wǎng)有關(guān)的文件材料，如會議紀要、調(diào)研報告、照片、錄像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保文件材料的及時收集和完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準確反映管網(wǎng)建設(shè)、運行和維護的實際情況，字跡清晰、圖表規(guī)范。3.對重要文件材料應(yīng)進行備份，防止原件丟失或損壞。4.收集的文件材料應(yīng)按照規(guī)定的分類標準進行整理，便于后續(xù)的歸檔和管理。（三）整理方法1.分類管網(wǎng)檔案按照專業(yè)類別分為供水、排水、燃氣、熱力等類別，再根據(jù)檔案形成的階段和性質(zhì)進一步細分。2.編號建立統(tǒng)一的檔案編號體系，對每一份檔案進行唯一編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期來源、保管期限等內(nèi)容，以便于查找和管理。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。5.裝盒將裝訂好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標明檔案類別、編號、年度等信息。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門在完成文件材料的收集整理后，按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理部門移交。2.檔案管理部門對接收的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案退回原部門進行補充完善。3.審核合格的檔案進行歸檔，按照檔案編號順序排列上架，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（二）保管期限管網(wǎng)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管涉及管網(wǎng)規(guī)劃、設(shè)計、建設(shè)等重要決策和歷史記錄的檔案，如管網(wǎng)總體規(guī)劃、重大改造項目的相關(guān)檔案等。2.長期保管對管網(wǎng)運行維護和管理有重要參考價值的檔案，如運行記錄、維護計劃、重要設(shè)備的技術(shù)資料等，保管期限為[X]年。3.短期保管一般性的文件材料，如日常維修報告、一般性會議紀要等，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，定期進行數(shù)據(jù)維護和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.建立檔案清查盤點制度，定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱管網(wǎng)檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記備案。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的完整性和準確性。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱管網(wǎng)檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出公司，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記備案。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人員的責任。（三）保密規(guī)定1.查閱和借閱管網(wǎng)檔案的人員應(yīng)嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取嚴格的保密措施，限制查閱和借閱范圍。3.檔案管理人員應(yīng)對檔案查閱和借閱情況進行記錄，并定期進行統(tǒng)計分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時報告。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對保管期滿的管網(wǎng)檔案進行鑒定，確保檔案的保存價值與保管期限相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、嚴格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對保管期滿的檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對保管期滿的檔案進行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、價值和歷史意義。2.參考檔案的保管期限、利用情況等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存價值。3.對于涉及公司重要權(quán)益、歷史記錄等具有長遠保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限或永久保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準。2.檔案管理部門按照批準的銷毀清單進行銷毀，并在檔案管理系統(tǒng)中進行注銷登記。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的管網(wǎng)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化錄入1.對紙質(zhì)管網(wǎng)檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.按照檔案整理的分類和編號體系，對數(shù)字化檔案進行命名和標注，便于檢索和管理。3.將數(shù)字化檔案錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的共享和利用。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入實現(xiàn)檔案信息的批量錄入和單個錄入，支持多種格式的文件上傳。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，快速準確地查找所需檔案。3.借閱管理記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等，實現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.統(tǒng)計分析對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理