PAGE艾藝梅檔案化管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)艾藝梅檔案的規(guī)范化管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于艾藝梅公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集公司在經(jīng)營管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立專門的檔案管理室，隸屬于行政部，負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)一管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定檔案管理工作規(guī)劃和年度計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.對(duì)檔案的保管、利用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案的安全和完整。5.開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司決策提供參考依據(jù)。6.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。7.負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通。三、檔案分類及編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、管理制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政公文、人事檔案、印章管理、證照管理等檔案。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：涵蓋市場調(diào)研、市場營銷策劃、銷售合同、客戶資料、項(xiàng)目開發(fā)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、采購管理、物流管理等檔案。3.財(cái)務(wù)管理類：包含財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等檔案。4.技術(shù)研發(fā)類：涉及研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)、研發(fā)過程記錄、技術(shù)文檔、專利申請與維護(hù)、技術(shù)成果轉(zhuǎn)化等檔案。5.企業(yè)文化類：如公司文化建設(shè)規(guī)劃、企業(yè)文化活動(dòng)記錄、企業(yè)宣傳資料、員工文化作品等檔案。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“分類號(hào)+年度+流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。具體編號(hào)規(guī)則如下：1.分類號(hào)：按照上述檔案分類，分別用不同的字母或數(shù)字表示，如行政管理類用“XZ”表示，業(yè)務(wù)經(jīng)營類用“JY”表示等。2.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號(hào)。例如，一份2023年形成的行政管理類文件，編號(hào)為“XZ2023001”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將工作中形成的各類檔案移交至檔案管理部門。2.檔案形成部門在移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、形成日期、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集整理，并移交檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的及時(shí)、完整。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。首先對(duì)檔案進(jìn)行分類，然后按照一定的順序進(jìn)行排列、編號(hào)、編目等工作。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。對(duì)于同一事由的文件材料，應(yīng)集中整理在一起。3.每份檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目。目錄應(yīng)打印或抄寫清楚，一式兩份，一份裝訂在檔案首頁，一份單獨(dú)成冊。4.檔案整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的文件材料，對(duì)破損、褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)安裝必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。（二）檔案上架排列1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架排列，便于查找和管理。同一類檔案應(yīng)集中存放在同一排或同一組貨架上。2.上架檔案應(yīng)保持整齊有序，不得隨意堆放。檔案盒應(yīng)直立放置，標(biāo)簽朝外，便于識(shí)別。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專門的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并按照一定的目錄結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類存儲(chǔ)。同時(shí)，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司和國家具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長期保管的檔案：保管期限為[X]年至[X]年，主要是公司在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案。短期保管的檔案：保管期限為[X]年以下，主要是公司在較短時(shí)間內(nèi)需要查考利用的檔案。2.各部門應(yīng)在檔案形成時(shí)，根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，提出初步的保管期限建議，經(jīng)檔案管理部門審核后確定。（四）檔案清查與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。六、檔案利用（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案供查閱。查閱人員應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.對(duì)于重要檔案的查閱，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，查閱過程中不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、抽取、撤換等操作。4.查閱人員如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。復(fù)印或摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，以保證其真實(shí)性和有效性。（二）檔案借閱1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提出書面申請，說明借閱目的、借閱范圍、借閱時(shí)間等，并提供有效的身份證明和單位介紹信。2.申請經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)與借閱單位或個(gè)人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、泄露檔案內(nèi)容。歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。（三）檔案利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、查閱（借閱）期限等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.在鑒定過程中，應(yīng)充分聽取各方面的意見，確保鑒定結(jié)果的客觀、公正。對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)予以保管；對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚毀、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，防止檔案丟失或泄露。3.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀申請表》上注明銷毀方式、銷毀日期等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。同時(shí)，應(yīng)將銷毀情況進(jìn)行登記，存入檔案銷毀清冊，永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。2.通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各部門提供便捷的檔案服務(wù)。3.利用信息化技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全保護(hù)，防止檔案信息泄露和丟失。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，形成電子檔案。2.數(shù)字化檔案應(yīng)保證圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，圖像格式應(yīng)為常見的圖像格式，如JPEG、TIFF等。3.在數(shù)字化過程中，應(yīng)建立數(shù)字化檔案目錄數(shù)據(jù)庫，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行編目和索引，便于查詢和利用。（三）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合公司檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全性。同時(shí)，應(yīng)做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，遵循相同的分類編號(hào)和整