PAGE檔案管理制度種類(lèi)一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的歷史過(guò)程和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：建立健全檔案利用制度，提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立公司檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理?yè)?dān)任組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議檔案管理工作的重大事項(xiàng)，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作。（二）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的職能部門(mén)，負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作，具體職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理工作，確保檔案的安全存放。3.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。4.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類(lèi)、利用情況等。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，按照規(guī)定為公司內(nèi)部人員和外部單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。（三）各部門(mén)各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，并接受綜合管理部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。具體職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)檔案，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類(lèi)、編目。2.負(fù)責(zé)保管本部門(mén)的檔案，確保檔案的安全和完整。3.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門(mén)的檔案移交綜合管理部集中保管。4.配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等利用工作。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)公司檔案分為以下十大類(lèi)：1.行政管理類(lèi)：包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，公司章程、管理制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。2.黨群工作類(lèi)：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件。3.經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)：包括市場(chǎng)調(diào)研、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、物資管理、質(zhì)量管理等方面的文件。4.生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)：包括產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、技術(shù)改造、設(shè)備管理等方面的文件。5.基本建設(shè)類(lèi)：包括基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收等方面的文件。6.科研項(xiàng)目類(lèi)：包括科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、研究報(bào)告、成果鑒定、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的文件。7.外事工作類(lèi)：包括外事活動(dòng)、對(duì)外合作、涉外文件等方面的文件。8.會(huì)計(jì)檔案類(lèi)：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等方面的文件。9.聲像檔案類(lèi)：包括照片、錄音、錄像等聲像資料。10.電子檔案類(lèi)：包括公司內(nèi)部生成的電子文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫(kù)等電子資料。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”的四級(jí)編號(hào)方法，具體如下：1.全宗號(hào)：公司全宗號(hào)為[具體全宗號(hào)]。2.目錄號(hào)：根據(jù)檔案分類(lèi)，每大類(lèi)檔案編一個(gè)目錄號(hào)，目錄號(hào)采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如行政管理類(lèi)為“1”，黨群工作類(lèi)為“2”，以此類(lèi)推。3.案卷號(hào)：在每個(gè)目錄內(nèi)，按照檔案形成的時(shí)間順序或重要程度等因素，將檔案材料組成若干案卷，并編一個(gè)案卷號(hào)，案卷號(hào)采用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不足三位的前面補(bǔ)“0”。4.件號(hào)：在每個(gè)案卷內(nèi)，按照檔案材料的排列順序編一個(gè)件號(hào)，件號(hào)采用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不足三位的前面補(bǔ)“0”。例如，一份行政管理類(lèi)的檔案，其編號(hào)為：[全宗號(hào)]1001001，表示該檔案屬于公司全宗號(hào)下行政管理類(lèi)的第1個(gè)目錄，第1個(gè)案卷，第1件檔案。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)檔案，并定期移交綜合管理部。2.綜合管理部應(yīng)主動(dòng)收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括會(huì)議文件、合同協(xié)議、技術(shù)資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)實(shí)行提前介入收集，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.檔案整理工作應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.檔案整理的基本步驟包括分類(lèi)、組卷、編目、裝訂等。3.分類(lèi)：按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)。4.組卷：將同一類(lèi)別的檔案材料，按照一定的原則和方法組成若干案卷。組卷時(shí)應(yīng)注意保持案卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)性和完整性，卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照時(shí)間順序、重要程度等因素排列。5.編目：對(duì)每個(gè)案卷進(jìn)行編目，編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)包括案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括順序號(hào)（件號(hào)）、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等內(nèi)容。6.裝訂：對(duì)卷內(nèi)文件材料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。五、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、滅火器、防盜門(mén)窗、窗簾等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)裝盒上架存放，每個(gè)檔案盒應(yīng)標(biāo)明案卷號(hào)、題名、保管期限等內(nèi)容。3.對(duì)于珍貴的檔案材料，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、復(fù)制備份等。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如公司章程、管理制度、重要會(huì)議紀(jì)要、重大合同協(xié)議、財(cái)務(wù)決算等。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限為16年至50年。如一般的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、一般性合同協(xié)議等。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年以下。如臨時(shí)性的通知、便函、一般的業(yè)務(wù)文件等。（四）檔案定期檢查1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.檔案檢查應(yīng)每年進(jìn)行一次，檢查結(jié)果應(yīng)記錄在案，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。3.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充，并查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見(jiàn)。（二）檔案銷(xiāo)毀1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。3.檔案銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》歸檔保存。七、檔案的利用（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請(qǐng)表》，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱目的等。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)印手續(xù)。（二）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。2.綜合管理部檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案借閱申請(qǐng)表》，為借閱人員提供檔案借閱服務(wù)，并做好借閱記錄。借閱記錄應(yīng)包括借閱時(shí)間、借閱人員、借閱內(nèi)容、借閱期限等。3.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)出具借條，并按照規(guī)定的期限歸還檔案。如需續(xù)借檔案，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合管理部，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）檔案外借1.公司外部單位查閱或借閱公司檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱（借閱）申請(qǐng)表》，注明查閱（借閱）目的、查閱（借閱）內(nèi)容、查閱（借閱）時(shí)間等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合管理部辦理查閱（借閱）手續(xù)。2.綜合管理部檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案查閱（借閱）申請(qǐng)表》，為外部單位提供檔案查閱（借閱）服務(wù)，并做好查閱（借閱）記錄。查閱（借閱）記錄應(yīng)包括查閱（借閱）時(shí)間、查閱（借閱）單位、查閱（借閱）人員、查閱（借閱）內(nèi)容、查閱（借閱）目的等。3.外部單位查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)印手續(xù)。4.外部單位借閱檔案時(shí)，應(yīng)出具借條，并按照規(guī)定的期限歸還檔案。如需續(xù)借檔案，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.外部單位借閱檔案期間，綜合管理部應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。八、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理工作的效率和水平，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案數(shù)字化工作應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保電子檔案的質(zhì)量和安全性。3.檔案數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份工作