PAGE民兵檔案管理制度一、總則（一）目的為加強民兵檔案管理，確保民兵檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有民兵檔案的管理工作。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：民兵檔案由專門的檔案管理部門或指定專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映民兵的實際情況，嚴禁弄虛作假。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及民兵個人隱私、軍事機密等信息予以保密。4.規(guī)范有序原則：按照規(guī)定的程序和方法進行檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度。2.負責制定和完善民兵檔案管理的各項規(guī)章制度，并組織實施。3.負責民兵檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。4.負責為公司/組織各部門及相關人員提供檔案查閱、借閱等服務。5.負責對民兵檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導，定期對檔案管理工作進行總結(jié)和評估。（二）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責民兵檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.負責檔案的查閱、借閱登記工作，嚴格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全。 4.負責檔案的統(tǒng)計工作，定期對檔案的數(shù)量、種類、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.負責檔案庫房的安全管理工作，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全保管。6.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）民兵個人職責1.積極配合檔案管理部門和檔案管理人員做好個人檔案的收集、整理工作，如實提供相關材料。2.妥善保管個人檔案材料，不得擅自涂改、銷毀、轉(zhuǎn)借他人。3.按照規(guī)定及時辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)，歸還檔案時確保檔案的完整無損。三、檔案收集（一）收集范圍1.民兵個人基本信息材料，包括入伍登記表、退伍證、身份證、學歷證書、培訓證書等。2.民兵軍事訓練材料，包括訓練計劃、訓練記錄、考核成績等。3.民兵政治教育材料，包括政治學習記錄、思想?yún)R報、表彰獎勵等。4.民兵執(zhí)行任務材料，包括任務通知、執(zhí)行情況報告、總結(jié)等。5.民兵組織建設材料，包括民兵組織調(diào)整、人員變動等相關文件。6.其他與民兵工作相關的材料。（二）收集要求1.各部門應及時將涉及民兵的相關材料收集整理，并移交檔案管理部門。2.檔案管理人員應定期對各部門移交的材料進行檢查，確保材料齊全、完整、真實。3.對于重要的檔案材料，應及時進行收集，確保檔案的時效性。（三）收集渠道1.內(nèi)部收集：通過公司/組織內(nèi)部各部門之間的工作聯(lián)系，收集相關材料。2.外部收集：與武裝部、民政部門等相關單位進行溝通協(xié)調(diào)，收集涉及民兵的外部文件和材料。3.個人提交：民兵個人按照要求主動向檔案管理部門提交相關材料。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（二）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將民兵檔案分為個人基本信息類、軍事訓練類、政治教育類、執(zhí)行任務類、組織建設類等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況進行細分。2.編號：為每一份檔案材料編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查找。3.裝訂：對零散的檔案材料進行裝訂，確保材料的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，便于查閱和檢索。（三）整理流程1.接收檔案材料后，對材料進行初步審核，檢查材料的完整性和準確性。2.根據(jù)分類原則對材料進行分類，確定每份材料所屬的類別。3.按照編號規(guī)則為每份材料編制編號，并在材料上標注編號。4.將分類后的材料進行裝訂，確保裝訂牢固、整齊。5.編制檔案目錄，將每份材料的編號、名稱、日期、來源等信息錄入目錄系統(tǒng)。6.將整理好的檔案材料按照類別和編號順序上架保管。五、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設施。2.庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。3.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序。（二）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，確保檔案的安全保管。2.對破損、褪色的檔案材料應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。3.對電子檔案應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。（三）檔案保護措施1.防火措施：庫房內(nèi)配備消防器材，如滅火器、消防栓等，并定期進行檢查和維護。制定防火制度，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火。2.防盜措施：庫房安裝防盜門窗、監(jiān)控設備等，加強安全防范。檔案管理人員應嚴格遵守庫房管理制度，下班前檢查庫房門窗是否關閉。3.防潮措施：庫房內(nèi)設置除濕設備，控制庫房濕度。對易受潮的檔案材料應采取防潮包裝。4.防蟲措施：庫房內(nèi)放置防蟲藥品，定期進行檢查和更換。對檔案材料進行防蟲處理，如噴灑防蟲劑等。5.防鼠措施：庫房內(nèi)設置防鼠設施，如鼠夾、鼠藥等。對檔案裝具進行防鼠處理，如使用鐵皮柜等。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱民兵檔案。2.民兵個人因自身權(quán)益維護等原因查閱本人檔案。 3.上級主管部門、相關單位因工作需要查閱民兵檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.查閱申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批情況，確定是否提供查閱服務，并安排專人負責查閱。4.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。查閱過程中應愛護檔案，不得涂改、損壞檔案。5.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記本上簽字確認。（三）借閱手續(xù)1.因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限、借閱內(nèi)容等信息。2.借閱申請表經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門根據(jù)審批情況，向借閱人員發(fā)放檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人員應出具本人有效身份證件。4.借閱人員應按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復印、摘錄檔案內(nèi)容。歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和準確性。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)定，結(jié)合本公司/組織的實際情況進行鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，從檔案整體出發(fā)，綜合分析檔案的價值。3.確保鑒定工作的科學性、準確性和公正性。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源等因素，對檔案進行逐份審查，確定檔案的保管期限。3.對于保管期限已滿或失去保存價值的檔案，鑒定小組應提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊，詳細記錄擬銷毀檔案的編號、名稱、日期、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責人審核、公司/組織主管領導批準后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀后的檔案應及時在檔案目錄中注銷，并做好相關記錄。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的民兵檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織的決策提供及時、準確的檔案信息支持。3.加強檔案信息的安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設備和檔案管理軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，錄入檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲。3.利用檔案管理軟件對檔案信息進行分類、編號、編目等管理，提高檔案檢索的效率和準確性。4.建立檔案信息安全管理制度，設置用戶權(quán)限，防止檔案信息的泄露和非法訪問。5.定期對檔案數(shù)據(jù)庫進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化掃描：按照檔案整理的要求，對紙質(zhì)檔案進行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.數(shù)據(jù)錄入：將掃描后的檔案圖像信息錄入檔案數(shù)據(jù)庫，錄入過程中應認真核對信息的準確性。3.信息審核：對錄入的檔案信息進行審核，確保信息的完整性和準確性。4.系統(tǒng)維護：定期對檔案管理軟件和數(shù)據(jù)庫進行維護，確保系統(tǒng)的正常運行。5.信息利用：通過檔案管理軟件提供的檢索功能，為用戶提供檔案信息查閱、借閱等服務。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立檔案管理監(jiān)督機制，定期對民兵檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門應定期向公司/組織主管領導匯報檔案管理工作情況，接受領導的監(jiān)督和指導。3.設立檔案管理投訴舉報渠道，接受公司/組織內(nèi)部員工和外部相關單位的監(jiān)督和投訴。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定。2.檔案管理工作的質(zhì)量，包括檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性等方面。3.檔案管理人員的工作情況，包括工作態(tài)度、業(yè)務能力、遵守規(guī)章制度等方面。4.檔案庫房的安全管理情況，包括防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等措施的落實情況。（三）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整