PAGE檔案局加強(qiáng)制度控制檔案局制度控制管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案局的規(guī)范化管理，確保檔案工作的高效、有序運(yùn)行，保障檔案的完整、安全和有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度控制辦法。（二）適用范圍本辦法適用于檔案局全體工作人員及本局所涉及的各類檔案管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映歷史事實(shí)。3.完整性原則：全面涵蓋各類檔案，保證檔案收集、整理、保管等環(huán)節(jié)的完整性。4.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便利性原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，方便用戶查詢和使用檔案。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.本局在履行職能過程中形成的各類文件、資料、記錄等，包括但不限于行政管理文件、業(yè)務(wù)工作文件、會議紀(jì)要、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議等。2.反映本局歷史沿革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員變動等方面的檔案材料。3.本局參與或組織的重大活動、重要項(xiàng)目形成的相關(guān)檔案。4.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示等。5.其他具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集，并確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。4.檔案收集過程中，應(yīng)做好交接記錄，明確檔案的來源、數(shù)量、交接時間等信息。（三）收集流程1.各部門在工作中形成檔案后，應(yīng)定期將檔案整理分類，移交至本局檔案管理部門。2.檔案管理部門收到移交的檔案后，應(yīng)進(jìn)行初步審核，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。對于不符合要求的檔案，應(yīng)及時通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。審核通過的檔案，應(yīng)進(jìn)行登記造冊，并按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存放。三、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于檔案的保管和利用，提高檔案管理效率。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行分類。2.本局檔案主要分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等類別。文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類。業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如檔案管理業(yè)務(wù)、檔案利用業(yè)務(wù)等。科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，如檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目檔案、檔案保護(hù)技術(shù)研究項(xiàng)目檔案等。聲像檔案：按照載體形式、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類，如照片檔案、錄音檔案、錄像檔案等。實(shí)物檔案：按照實(shí)物類型、來源等進(jìn)行分類，如獎牌、證書、印章等。（三）整理方法1.文書檔案整理：對收集到的文書檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物等。按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編號、編目，編制檔號、目錄等檢索工具。對檔案進(jìn)行編頁，確保頁碼連續(xù)、準(zhǔn)確。2.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)業(yè)務(wù)流程和特點(diǎn)，對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類整理，建立相應(yīng)的檔案目錄。對業(yè)務(wù)檔案中的文件材料進(jìn)行排序，確保邏輯清晰。3.科技檔案整理：按照科技項(xiàng)目的研究進(jìn)程和文件形成順序，對科技檔案進(jìn)行整理。編制科技檔案目錄，注明項(xiàng)目名稱、階段、文件名稱等信息。4.聲像檔案整理：對聲像檔案進(jìn)行分類編號，標(biāo)注拍攝時間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。將聲像檔案存儲到合適的介質(zhì)上，并做好備份。5.實(shí)物檔案整理：對實(shí)物檔案進(jìn)行登記，記錄實(shí)物名稱、來源、日期等信息。將實(shí)物檔案妥善保管，確保實(shí)物的安全和完整。（四）整理流程1.檔案管理部門接收移交的檔案后，按照整理原則和方法進(jìn)行分類整理。2.在整理過程中，對檔案進(jìn)行詳細(xì)核對，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關(guān)部門溝通解決。3.整理完成后，將整理好的檔案上架存放，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。四、檔案保管制度（一）保管場所1.本局應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案存放安全、環(huán)境適宜。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、檔案裝具等。（二）檔案裝具1.應(yīng)根據(jù)檔案的類型、規(guī)格等選擇合適的檔案裝具，如檔案盒、檔案柜、光盤存儲盒等。2.檔案裝具應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，具備良好的密封性和耐久性。3.對檔案裝具進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，及時更換損壞的裝具。（三）檔案存儲1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將檔案有序存放在檔案庫房的相應(yīng)位置。2.對不同保管期限的檔案進(jìn)行分區(qū)存放，便于管理和查找。3.建立檔案存放索引，標(biāo)明檔案的存放位置、檔號等信息，方便快速定位檔案。（四）保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本局實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。2.定期對檔案保管期限進(jìn)行鑒定，對已到保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（五）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案庫房進(jìn)行24小時監(jiān)控，確保檔案安全。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。4.對檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，增強(qiáng)安全意識，確保檔案保管過程中的安全。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因履行法定職責(zé)或合作需要查閱、借閱本局相關(guān)檔案。3.公民、法人或其他組織因涉及自身合法權(quán)益等需要查閱、借閱本局公開的檔案信息。（二）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、檔號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱本局檔案，應(yīng)出具單位介紹信、查閱或借閱申請函等相關(guān)證明材料，經(jīng)本局檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理查閱或借閱手續(xù)。3.公民、法人或其他組織查閱本局公開的檔案信息，應(yīng)按照本局規(guī)定的程序進(jìn)行申請，經(jīng)審核通過后，在指定地點(diǎn)查閱。（三）利用方式1.查閱檔案：檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請人的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱過程中，申請人應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.借閱檔案：借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需要延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失或擅自銷毀檔案。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用時間、利用人、檔案名稱、檔號、查閱或借閱期限等信息。2.定期對檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。（五）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案利用過程的監(jiān)督，確保檔案利用符合規(guī)定要求。2.對違反檔案利用制度的行為，應(yīng)及時制止并按照規(guī)定進(jìn)行處理。六、檔案鑒定與銷毀制度（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對本局檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本局檔案保管期限表，對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定檔案是否具有保存價值，主要考慮檔案的內(nèi)容、來源、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審核，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀。3.對確定銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、檔號、保管期限、銷毀原因等信息。4.將《檔案銷毀清冊》報局領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀實(shí)施1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息徹底銷毀。如對紙質(zhì)檔案進(jìn)行焚燒或粉碎處理，對電子檔案進(jìn)行徹底刪除等。3.銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.將銷毀情況記錄在案，并存檔備查。七、檔案信息化管理制度（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.制定本局檔案信息化建設(shè)規(guī)劃方案，明確信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)與本局整體發(fā)展戰(zhàn)略相適應(yīng)，充分考慮檔案管理工作的實(shí)際需求。（二）系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，保障系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)功能的完善和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（三）數(shù)據(jù)管理1.規(guī)范檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲和傳輸，確保數(shù)據(jù)的質(zhì)量和安全。2.建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，異地存放。3.加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)的訪問控制，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（四）信息化培訓(xùn)1.定期組織檔案管理人員參加信息化培訓(xùn)，提高其信息化操作技能和業(yè)務(wù)水平。2.根據(jù)檔案管理工作的發(fā)展和信息化建設(shè)的需要，及時更新培訓(xùn)內(nèi)容，確保檔案管理人員掌握最新的信息技術(shù)和檔案管理知識。八、檔案人員崗位職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本局檔案管理工作的全面領(lǐng)導(dǎo)和組織協(xié)調(diào)。2.制定檔案管理工作計劃和制度，確保檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化。3.審核檔案管理工作中的重要事項(xiàng)，如檔案收集、整理、鑒定、銷毀等工作方案。4.加強(qiáng)與本局各部門的溝通協(xié)調(diào)，保障檔案管理工作順利開展。5.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊伍素質(zhì)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.收集整理崗：負(fù)責(zé)檔案的收集工作，及時、準(zhǔn)確地收集各類檔案資料。按照檔案整理制度，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理、編目編號等工作。建立檔案整理工作臺賬，記錄整理過程中的相關(guān)信息。2.保管利用崗：負(fù)責(zé)檔案的保管工作，確保檔案庫房安全，做好檔案的存儲、裝具維護(hù)等工作。按照檔案利用制度，辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，提供檔案利用服務(wù)。對檔案利用情況進(jìn)行登記統(tǒng)計，及時反饋檔案利用效果。3.鑒定銷毀崗：定期對檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。參與檔案鑒定工作，協(xié)助檔案鑒定工作小組確定檔案的存毀。負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。4.信息化管理崗：負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理。