PAGE疫情間員工檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司在疫情期間員工檔案的管理，確保員工檔案的安全、完整和有效利用，維護(hù)員工的合法權(quán)益，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范疫情期間員工檔案的收集、整理、保管、查閱、利用和傳遞等工作流程，為公司人力資源管理提供有力支持，保障公司各項(xiàng)工作的正常開展。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工檔案的管理，包括正式員工、試用期員工、臨時(shí)員工等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：員工檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確反映員工的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等信息。2.完整性原則：全面收集員工各類相關(guān)資料，確保檔案資料的完整性，避免重要信息缺失。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工檔案信息的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)員工隱私。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動(dòng)、業(yè)績變化等情況，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。二、員工檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.個(gè)人簡歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.身份證復(fù)印件：清晰完整的身份證正反面復(fù)印件。3.學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件：最高學(xué)歷和學(xué)位證書復(fù)印件，如有多個(gè)學(xué)歷，需提供全部學(xué)歷證書復(fù)印件。4.專業(yè)技術(shù)資格證書復(fù)印件：如職稱證書、職業(yè)資格證書等，反映員工專業(yè)技能水平。（二）入職相關(guān)材料1.入職申請表：記錄員工入職時(shí)填寫的各項(xiàng)信息，包括求職意向、工作經(jīng)歷、教育背景等。2.勞動(dòng)合同：明確員工與公司的勞動(dòng)關(guān)系、工作崗位、工作地點(diǎn)、薪資待遇、合同期限等重要條款。3.入職體檢報(bào)告：包含員工入職時(shí)的身體健康狀況檢查結(jié)果，確保員工符合崗位工作要求。（三）工作經(jīng)歷與業(yè)績1.工作履歷：按時(shí)間順序詳細(xì)記錄員工在公司及其他單位的工作經(jīng)歷，包括入職時(shí)間、離職時(shí)間、工作崗位、工作職責(zé)、工作成果等。2.績效考核記錄：每月/季度/年度的績效考核結(jié)果，反映員工工作表現(xiàn)和業(yè)績水平。3.培訓(xùn)記錄：參加公司內(nèi)部或外部培訓(xùn)的相關(guān)資料，如培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)考核成績等，體現(xiàn)員工的學(xué)習(xí)與成長情況。4.獎(jiǎng)勵(lì)與處罰記錄：公司給予員工的各類獎(jiǎng)勵(lì)，如優(yōu)秀員工獎(jiǎng)、創(chuàng)新獎(jiǎng)等，以及因違反公司規(guī)定受到的處罰記錄，如警告、罰款、辭退等。（四）薪酬福利信息1.薪資調(diào)整記錄：記錄員工薪資調(diào)整的時(shí)間、原因、調(diào)整幅度等信息。2.福利享受情況：如社保繳納記錄、公積金繳納記錄、帶薪年假天數(shù)、病假天數(shù)、節(jié)日福利發(fā)放記錄等。（五）職業(yè)發(fā)展與晉升1.崗位變動(dòng)記錄：員工崗位晉升、調(diào)動(dòng)、降職等變動(dòng)情況的詳細(xì)記錄，包括變動(dòng)時(shí)間、變動(dòng)原因、新崗位信息等。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃資料：員工個(gè)人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，以及公司為員工提供的職業(yè)發(fā)展指導(dǎo)記錄。（六）其他重要資料1.員工培訓(xùn)計(jì)劃：員工個(gè)人培訓(xùn)需求分析及公司為其制定的培訓(xùn)計(jì)劃。2.員工職業(yè)技能鑒定申請表及結(jié)果：參加職業(yè)技能鑒定的相關(guān)資料及鑒定結(jié)果。3.員工參與項(xiàng)目情況記錄：員工參與公司項(xiàng)目的詳細(xì)信息，包括項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目起止時(shí)間、在項(xiàng)目中的角色與貢獻(xiàn)等。4.員工離職交接清單：員工離職時(shí)完成的工作交接記錄，確保工作的順利過渡。三、員工檔案收集與整理（一）收集職責(zé)1.人力資源部門：負(fù)責(zé)統(tǒng)一收集員工檔案相關(guān)資料，包括新員工入職時(shí)提交的各類材料、員工工作過程中產(chǎn)生的業(yè)績考核記錄、獎(jiǎng)勵(lì)處罰記錄等。人力資源部門應(yīng)定期向各部門溝通協(xié)調(diào)，確保檔案資料的及時(shí)收集。2.各部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)督促本部門員工及時(shí)提交應(yīng)歸檔的資料，并對資料的真實(shí)性和完整性進(jìn)行初步審核。在員工崗位變動(dòng)、離職等情況下，及時(shí)將相關(guān)信息反饋給人力資源部門。（二）收集時(shí)間1.新員工入職：新員工應(yīng)在入職一個(gè)月內(nèi)提交完整的個(gè)人檔案資料，包括個(gè)人基本信息、學(xué)歷學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、入職申請表、勞動(dòng)合同等。2.定期收集：人力資源部門應(yīng)每月定期收集各部門員工的績效考核記錄、培訓(xùn)記錄、崗位變動(dòng)記錄等資料，確保檔案信息的及時(shí)更新。3.即時(shí)收集：對于員工獲得獎(jiǎng)勵(lì)、處罰、晉升等重要信息，相關(guān)部門應(yīng)在事件發(fā)生后的一周內(nèi)將詳細(xì)資料提交至人力資源部門歸檔。（三）整理要求1.分類整理：按照檔案內(nèi)容的類別，將個(gè)人基本信息、入職相關(guān)材料、工作經(jīng)歷與業(yè)績、薪酬福利信息、職業(yè)發(fā)展與晉升、其他重要資料等進(jìn)行分類。每一類資料再按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序。2.編號(hào)標(biāo)識(shí)：為每份檔案資料編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)包含年份、部門代碼、員工編號(hào)等信息，例如：2023HR001，表示2023年人力資源部門的001號(hào)員工檔案。3.資料裝訂：對于紙張較多的資料，應(yīng)進(jìn)行整齊裝訂，確保資料不散頁、不缺頁。裝訂時(shí)應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝訂工具，如訂書機(jī)、線裝機(jī)等，避免使用金屬釘或膠水粘貼，以免影響檔案的長期保存。4.電子檔案整理：除紙質(zhì)檔案外，還應(yīng)建立電子檔案。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，按照相同的分類方式進(jìn)行整理存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)采用規(guī)范的文件命名方式，便于識(shí)別和查找。例如：員工姓名+檔案類別+年份，如“張三個(gè)人基本信息2023”。四、員工檔案保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、除濕機(jī)、防蟲藥等，確保檔案存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、防蟲、防火、防盜。檔案應(yīng)按照類別和編號(hào)順序存放，便于查找和管理。2.電子檔案保管：采用安全可靠的服務(wù)器存儲(chǔ)電子檔案，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，如外部硬盤、磁帶等。同時(shí)，安裝專業(yè)的殺毒軟件和防火墻，防止電子檔案數(shù)據(jù)受到病毒攻擊或非法入侵。（二）保管期限1.長期保管：員工的個(gè)人基本信息、學(xué)歷學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、勞動(dòng)合同等重要資料應(yīng)長期保管，直至員工離職后滿一定期限（如五年），經(jīng)公司審批同意后，方可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.定期保管：績效考核記錄、培訓(xùn)記錄、崗位變動(dòng)記錄等資料的保管期限為員工離職后三年。薪酬福利信息、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰記錄等資料的保管期限為員工離職后兩年。（三）檔案安全管理1.專人負(fù)責(zé)：指定專人負(fù)責(zé)檔案保管工作，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)。保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，不得擅自離崗，確保檔案安全。2.庫房管理：檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火或存放易燃、易爆物品。檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)控庫房內(nèi)的情況，確保檔案安全。3.借閱登記：建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格記錄檔案借閱的時(shí)間、借閱人姓名、借閱檔案名稱、歸還時(shí)間等信息。借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。五、員工檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門：人力資源部門工作人員因工作需要，可查閱員工檔案的全部內(nèi)容。2.其他部門負(fù)責(zé)人：其他部門負(fù)責(zé)人在涉及員工績效考核、崗位調(diào)整、薪酬福利等與工作相關(guān)的情況下，可查閱員工檔案中相應(yīng)部分的內(nèi)容，但不得查閱員工個(gè)人隱私信息。3.公司高層管理人員：公司高層管理人員因決策需要，可查閱員工檔案的相關(guān)內(nèi)容，但需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)查閱。4.員工本人：員工本人可查閱自己的檔案內(nèi)容，但不得查閱他人檔案。如員工需要復(fù)印檔案資料，應(yīng)向人力資源部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后，由人力資源部門代為復(fù)印。（二）查閱流程1.查閱申請：查閱人應(yīng)填寫《員工檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。申請表應(yīng)由查閱人所在部門負(fù)責(zé)人簽字審批，如涉及公司高層管理人員查閱，還需經(jīng)公司總經(jīng)理簽字審批。2.審批通過：人力資源部門收到查閱申請表后，對申請進(jìn)行審核。審核通過后，通知查閱人到指定地點(diǎn)查閱檔案。3.查閱登記：查閱人在查閱檔案時(shí)，保管人員應(yīng)按照檔案借閱登記制度進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人姓名、查閱檔案名稱等信息。查閱人應(yīng)在查閱完畢后，及時(shí)歸還檔案，并在登記冊上簽字確認(rèn)。4.查閱限制：查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。如因工作需要摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還摘錄材料。查閱人應(yīng)對查閱過程中知悉的檔案信息嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。六、員工檔案利用（一）人力資源規(guī)劃人力資源部門通過分析員工檔案中的學(xué)歷結(jié)構(gòu)、專業(yè)技能分布、工作經(jīng)驗(yàn)等信息，為公司制定人力資源規(guī)劃提供數(shù)據(jù)支持。根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略，預(yù)測未來人才需求，合理安排招聘、培訓(xùn)、晉升等人力資源管理活動(dòng)。（二）員工培訓(xùn)與發(fā)展根據(jù)員工檔案中的培訓(xùn)記錄和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃資料，為員工制定個(gè)性化的培訓(xùn)計(jì)劃。針對員工的技能短板和職業(yè)發(fā)展需求，提供有針對性的培訓(xùn)課程和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，幫助員工提升自身能力，實(shí)現(xiàn)職業(yè)發(fā)展目標(biāo)。（三）績效考核與激勵(lì)依據(jù)員工檔案中的績效考核記錄，對員工的工作表現(xiàn)進(jìn)行全面評估。通過分析績效考核數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)員工的優(yōu)勢和不足，為績效考核結(jié)果的應(yīng)用提供依據(jù)，如獎(jiǎng)金分配、晉升、調(diào)崗等。同時(shí)，根據(jù)員工的業(yè)績表現(xiàn)，及時(shí)給予獎(jiǎng)勵(lì)和激勵(lì)，激發(fā)員工的工作積極性和創(chuàng)造力。（四）人才選拔與晉升在進(jìn)行人才選拔和晉升時(shí)，人力資源部門參考員工檔案中的工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)、培訓(xùn)記錄等信息，全面了解員工的綜合素質(zhì)和能力水平。選拔出符合崗位要求、具備發(fā)展?jié)摿Φ膬?yōu)秀員工，為公司的發(fā)展提供有力的人才支持。七、員工檔案傳遞（一）內(nèi)部調(diào)動(dòng)員工在公司內(nèi)部進(jìn)行崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，原部門應(yīng)在調(diào)動(dòng)手續(xù)辦理完畢后的一周內(nèi)，將員工檔案中的相關(guān)資料整理齊全，并移交至新部門。新部門收到檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核對和歸檔，確保員工檔案信息的連續(xù)性和完整性。（二）離職交接員工離職時(shí)，原部門應(yīng)負(fù)責(zé)督促員工完成工作交接，并在離職手續(xù)辦理完畢后的三個(gè)工作日內(nèi)，將員工檔案移交至人力資源部門。人力資源部門對離職員工檔案進(jìn)行審核后，按照檔案保管期限的規(guī)定進(jìn)行妥善保管。（三）檔案轉(zhuǎn)移員工因個(gè)人原因需要將檔案轉(zhuǎn)移至其他單位或機(jī)構(gòu)時(shí)，人力