PAGE鐵路安全檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鐵路安全檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保鐵路安全信息的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，有效防范安全風(fēng)險(xiǎn)，保障鐵路運(yùn)輸安全暢通，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司（組織名稱）內(nèi)與鐵路安全相關(guān)的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。包括但不限于安全規(guī)章制度、安全檢查記錄、事故調(diào)查處理報(bào)告、設(shè)備維護(hù)檔案、人員培訓(xùn)檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映鐵路安全工作的實(shí)際情況，確保信息來源可靠。2.完整性原則：全面收集與鐵路安全相關(guān)的各類信息，保證檔案資料的齊全完整，不遺漏重要環(huán)節(jié)。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理，包括文件格式、分類編號(hào)、整理裝訂等，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。4.保密性原則：對(duì)涉及鐵路安全的敏感信息和機(jī)密文件，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.實(shí)用性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、利用和統(tǒng)計(jì)分析，為鐵路安全決策、管理和監(jiān)督提供有力支持。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善鐵路安全檔案管理制度，明確檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織開展檔案收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、存儲(chǔ)和維護(hù)，保證檔案的安全和質(zhì)量。4.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和便捷查詢利用。5.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期評(píng)估檔案管理工作的質(zhì)量和效果。6.負(fù)責(zé)向相關(guān)部門和人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門與鐵路安全相關(guān)文件、資料、記錄的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作，提供必要的信息和支持。3.按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的日常管理和使用，確保檔案的安全和完整。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱申請(qǐng)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。（三）人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉鐵路安全業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)檔案管理的具體工作。2.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織和監(jiān)督本部門檔案管理工作的落實(shí)。3.鐵路安全工作涉及的各類人員應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄和保存相關(guān)工作信息，確保檔案資料的真實(shí)可靠。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級(jí)主管部門下發(fā)的與鐵路安全相關(guān)的文件、通知、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)等。2.本公司制定的鐵路安全規(guī)章制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。3.鐵路安全檢查、隱患排查、整改記錄，包括檢查計(jì)劃、檢查報(bào)告、整改措施及落實(shí)情況等。4.鐵路事故（事件）調(diào)查處理文件，包括事故報(bào)告、現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄、原因分析、處理結(jié)果等。5.鐵路設(shè)備設(shè)施的采購(gòu)、安裝、調(diào)試、維護(hù)、維修、報(bào)廢等檔案資料，包括設(shè)備清單、技術(shù)資料、維護(hù)記錄、維修報(bào)告等。6.鐵路從業(yè)人員的安全培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等檔案，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、考核成績(jī)、獎(jiǎng)懲決定等。7.鐵路安全會(huì)議記錄、紀(jì)要，以及與安全相關(guān)的工作匯報(bào)、總結(jié)等文件。8.其他與鐵路安全相關(guān)的文件、資料、記錄，如安全評(píng)估報(bào)告、安全技術(shù)研究成果等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和整理。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原始性和完整性，不得擅自修改、涂抹或丟失。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和可利用性。4.收集的檔案資料應(yīng)注明來源、形成時(shí)間、保管期限等信息，以便于后續(xù)管理。（三）收集流程1.各部門在工作過程中形成的檔案資料，由部門負(fù)責(zé)人指定專人進(jìn)行收集和初步整理。2.收集人員應(yīng)按照檔案分類目錄，對(duì)收集的資料進(jìn)行分類、編號(hào)，并填寫檔案收集登記表。3.收集完成后，收集人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料移交本部門檔案管理人員進(jìn)行進(jìn)一步整理和審核。4.部門檔案管理人員對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行審核，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對(duì)于不符合要求的資料，應(yīng)及時(shí)返回收集人員進(jìn)行補(bǔ)充或修正。5.審核通過后的檔案資料，由部門檔案管理人員定期移交公司檔案管理部門統(tǒng)一歸檔。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.安全規(guī)章制度類：包括國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)內(nèi)部安全管理制度等。2.安全檢查與隱患排查類：涵蓋各類安全檢查記錄、隱患排查報(bào)告、整改情況跟蹤等。3.事故（事件）管理類：包含事故（事件）調(diào)查報(bào)告、處理決定、相關(guān)文件等。4.設(shè)備設(shè)施管理類：涉及鐵路設(shè)備設(shè)施的全生命周期檔案，如采購(gòu)合同、技術(shù)資料、維護(hù)記錄、報(bào)廢審批等。5.人員管理類：包括從業(yè)人員的安全培訓(xùn)檔案、考核記錄、獎(jiǎng)懲檔案等。6.安全會(huì)議與活動(dòng)類：記錄鐵路安全相關(guān)會(huì)議、活動(dòng)的文件、紀(jì)要等。7.其他類：如安全評(píng)估報(bào)告、安全技術(shù)研究成果、與鐵路安全相關(guān)的特殊文件等。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的方式。年份為公元紀(jì)年，取四位數(shù)字；類別代碼按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)，用兩位字母表示；流水號(hào)為該類別檔案的順序號(hào)，用四位數(shù)字表示。例如，2023年形成的安全規(guī)章制度類檔案，編號(hào)為“2023AZ0001”。（三）整理方法1.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，應(yīng)去除金屬物，采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。2.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查找和利用。3.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面和脊背填寫檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息，確保檔案存放有序。4.數(shù)字化處理：對(duì)重要的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和遠(yuǎn)程查詢利用。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照電子檔案管理要求進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防高溫等條件，確保檔案的安全存儲(chǔ)。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證設(shè)備設(shè)施的正常運(yùn)行。3.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類別、不同保管期限和不同密級(jí)的檔案，便于管理和查找。（二）保管期限1.永久保管：涉及鐵路安全重大決策、重要法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、長(zhǎng)期保存的事故（事件）檔案等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要程度和利用價(jià)值，確定定期保管期限，一般分為30年和10年。定期保管的檔案到期后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。2.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，借閱檔案時(shí)應(yīng)辦理借閱手續(xù)，注明借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、借閱用途等信息。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失檔案。4.對(duì)超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同進(jìn)行，形成鑒定報(bào)告。經(jīng)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。六、檔案利用（一）利用范圍1.為鐵路安全決策提供依據(jù)，通過查閱檔案資料，了解歷史安全情況、分析安全形勢(shì)，為制定安全政策和措施提供參考。2.用于安全檢查和隱患排查工作，對(duì)照檔案中的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和記錄，檢查安全工作的落實(shí)情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。3.作為事故（事件）調(diào)查處理的重要參考，通過查閱檔案了解相關(guān)背景信息、歷史數(shù)據(jù)和類似案例，為準(zhǔn)確分析事故原因、認(rèn)定責(zé)任提供支持。4.服務(wù)于鐵路設(shè)備設(shè)施的管理和維護(hù)，根據(jù)設(shè)備檔案資料，掌握設(shè)備運(yùn)行狀況、維修歷史等信息，合理安排設(shè)備維護(hù)和更新計(jì)劃。5.為鐵路從業(yè)人員的安全培訓(xùn)和教育提供素材，利用檔案中的事故案例、安全規(guī)章制度等資料，開展針對(duì)性的培訓(xùn)，提高員工的安全意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。6.滿足外部單位或人員依法依規(guī)查閱鐵路安全檔案的需求，如政府監(jiān)管部門、司法機(jī)關(guān)等。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案查閱服務(wù)。利用者應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：對(duì)于不宜借閱的檔案，利用者可根據(jù)需要申請(qǐng)復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門印章，注明復(fù)制日期和用途。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間（查閱時(shí)間、借閱起止時(shí)間、復(fù)制日期等）、利用檔案名稱及數(shù)量、利用用途、審批情況等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)分析。定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，分析檔案利用的規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括相關(guān)業(yè)務(wù)部門的專家和檔案管理人員。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案內(nèi)容是否涉及鐵路安全的重要信息，對(duì)鐵路安全工作是否具有參考價(jià)值。2.檔案是否反映特定歷史時(shí)期的鐵路安全工作情況，是否具有歷史研究?jī)r(jià)值。3.檔案是否與現(xiàn)行法律法規(guī)、政策標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)，是否仍需作為工作依據(jù)保留。4.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，是否能夠清晰地反映相關(guān)工作內(nèi)容。（三）銷毀程序1.鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行全面審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出檔案存毀意見，形成鑒定報(bào)告。2.鑒定報(bào)告經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，確定需要銷毀的檔案清單。3.檔案管理部門按照審批后的銷毀清單，組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹