PAGE檔案局館聯(lián)席工作制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)檔案局與館之間的協(xié)作與溝通，整合資源，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，更好地服務(wù)于公司/組織的發(fā)展，特制定本聯(lián)席工作制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局和館在檔案管理工作中的各項(xiàng)活動(dòng)，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則：檔案局和館在公司/組織的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，開(kāi)展檔案管理工作，確保工作方向的一致性。2.分工協(xié)作原則：明確檔案局和館的職責(zé)分工，相互協(xié)作，形成工作合力，共同推進(jìn)檔案管理工作。3.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。4.服務(wù)至上原則：以服務(wù)公司/組織發(fā)展為宗旨，充分發(fā)揮檔案的作用，為各項(xiàng)工作提供有力支持。二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）檔案局職責(zé)1.制定檔案工作規(guī)劃與政策：根據(jù)公司/組織的發(fā)展戰(zhàn)略和實(shí)際需求，制定檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和年度計(jì)劃，明確工作目標(biāo)和任務(wù)，并制定相應(yīng)的政策措施，保障檔案工作的順利開(kāi)展。2.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督：對(duì)館及各部門(mén)的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，定期檢查檔案工作情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，確保檔案管理工作符合規(guī)范要求。3.檔案收集與征集：負(fù)責(zé)組織開(kāi)展檔案收集工作，制定檔案收集范圍和標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)各部門(mén)做好檔案的整理和移交工作。同時(shí)，積極開(kāi)展檔案征集工作，豐富檔案資源。4.檔案鑒定與銷(xiāo)毀：組織對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，提出檔案存毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。5.檔案信息化建設(shè)：統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案信息化工作，制定檔案信息化建設(shè)方案，推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，建立檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理的信息化水平。6.檔案宣傳與培訓(xùn)：開(kāi)展檔案宣傳工作，提高公司/組織員工的檔案意識(shí)和檔案知識(shí)水平。組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。（二）館職責(zé)1.檔案保管與保護(hù)：負(fù)責(zé)接收、保管檔案局移交及各部門(mén)移交的檔案，建立健全檔案保管制度，確保檔案的安全存放。采取有效的保護(hù)措施，防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。2.檔案整理與編目：按照檔案整理規(guī)范，對(duì)接收的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作，建立檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。3.檔案利用服務(wù)：制定檔案利用制度，為公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)。積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，編寫(xiě)檔案參考資料，為公司/組織決策提供依據(jù)。4.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。定期向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理工作決策提供數(shù)據(jù)支持。5.檔案安全管理：加強(qiáng)檔案安全管理，落實(shí)安全責(zé)任，制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織安全檢查和應(yīng)急演練，確保檔案實(shí)體和信息安全。6.與檔案局協(xié)作配合：積極配合檔案局開(kāi)展各項(xiàng)工作，及時(shí)反饋檔案管理工作中的問(wèn)題和建議，共同推進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。（三）雙方共同職責(zé)1.溝通協(xié)調(diào)：建立定期溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，及時(shí)交流檔案管理工作中的情況和問(wèn)題，共同研究解決辦法，確保工作銜接順暢。2.資源共享：實(shí)現(xiàn)檔案局和館之間檔案資源的共享，充分發(fā)揮檔案資源的整體效益。在確保檔案安全和保密的前提下，相互開(kāi)放檔案信息，為對(duì)方提供必要的支持和幫助。3.聯(lián)合開(kāi)展工作：根據(jù)工作需要，共同組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案宣傳活動(dòng)、檔案專(zhuān)項(xiàng)檢查等工作，形成工作合力，提升檔案管理工作水平。三、工作流程（一）檔案收集流程1.制定收集計(jì)劃：檔案局每年年初根據(jù)公司/組織的工作重點(diǎn)和檔案形成規(guī)律，制定檔案收集計(jì)劃，明確收集范圍、內(nèi)容要求、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。2.部門(mén)整理與移交：各部門(mén)按照檔案收集計(jì)劃，負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)形成的檔案進(jìn)行整理，確保檔案齊全、完整、準(zhǔn)確。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交至館。3.館接收與核對(duì)：館對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、整理情況等是否符合要求。對(duì)不符合要求的檔案，及時(shí)通知移交部門(mén)進(jìn)行整改。4.檔案局審核：檔案局對(duì)館接收的檔案進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。審核通過(guò)后，辦理檔案接收手續(xù)。（二）檔案整理流程1.分類(lèi)方案制定：館根據(jù)檔案的形成特點(diǎn)和管理需要，制定科學(xué)合理的檔案分類(lèi)方案。分類(lèi)方案應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，確需調(diào)整時(shí)，應(yīng)履行相應(yīng)的審批程序。2.整理實(shí)施：按照分類(lèi)方案，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。整理過(guò)程中，應(yīng)遵循檔案整理的基本原則和方法，確保檔案整理質(zhì)量。3.質(zhì)量檢查：整理工作完成后，館組織對(duì)檔案整理質(zhì)量進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括檔案分類(lèi)是否準(zhǔn)確、編號(hào)是否規(guī)范、編目是否完整、裝訂是否牢固等。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行整改。4.檔案局驗(yàn)收：檔案局對(duì)館整理好的檔案進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，檔案整理工作方可結(jié)束。（三）檔案保管流程1.庫(kù)房規(guī)劃與建設(shè)：館根據(jù)檔案保管要求，合理規(guī)劃?rùn)n案庫(kù)房，確保庫(kù)房設(shè)施設(shè)備符合安全、防火、防潮、防蟲(chóng)等要求。庫(kù)房應(yīng)配備必要的溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.檔案上架存放：按照檔案分類(lèi)順序，將整理好的檔案上架存放。上架時(shí)應(yīng)注意排列整齊，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，方便快速定位檔案。3.庫(kù)房管理與維護(hù)：加強(qiáng)庫(kù)房日常管理，定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行巡查，檢查檔案存放情況、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等。做好庫(kù)房溫濕度記錄，根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整溫濕度。對(duì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的設(shè)施設(shè)備，及時(shí)進(jìn)行維修或更換。4.檔案安全檢查：檔案局和館定期組織檔案安全檢查，檢查內(nèi)容包括檔案實(shí)體安全、信息安全、庫(kù)房設(shè)施設(shè)備安全等。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，確保檔案安全。（四）檔案利用流程1.利用申請(qǐng)：公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及外部相關(guān)單位因工作需要利用檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，并注明利用目的、利用范圍、利用時(shí)間等。申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，提交至館。2.利用審批：館對(duì)利用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，根據(jù)檔案利用制度和相關(guān)規(guī)定，確定是否批準(zhǔn)利用申請(qǐng)。對(duì)涉及重要檔案或敏感信息的利用申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)檔案局審批。3.利用實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)后，利用者按照館的安排，在指定地點(diǎn)查閱、借閱檔案。利用過(guò)程中，利用者應(yīng)遵守檔案利用規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、損毀、轉(zhuǎn)借檔案。4.利用登記與歸還：館對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容等信息。利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，館對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。（五）檔案鑒定與銷(xiāo)毀流程1.鑒定準(zhǔn)備：檔案局組織成立檔案鑒定小組，明確鑒定小組人員組成和職責(zé)分工。鑒定小組根據(jù)檔案保管期限表和相關(guān)規(guī)定，制定檔案鑒定工作計(jì)劃。2.鑒定實(shí)施：鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷鑒定，綜合考慮檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管狀況等因素，確定檔案的存毀意見(jiàn)。鑒定過(guò)程中，應(yīng)充分聽(tīng)取各方面意見(jiàn)，確保鑒定結(jié)果客觀公正。3.銷(xiāo)毀審批：鑒定小組將鑒定結(jié)果報(bào)檔案局審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，明確銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息。檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)檔案局負(fù)責(zé)人簽字后生效。4.銷(xiāo)毀實(shí)施：館按照檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)匿N(xiāo)毀方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀工作應(yīng)在檔案局的監(jiān)督下進(jìn)行，銷(xiāo)毀完畢后，銷(xiāo)毀人員和監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。四、溝通協(xié)調(diào)機(jī)制（一）定期聯(lián)席會(huì)議1.會(huì)議組織：檔案局和館每季度召開(kāi)一次聯(lián)席會(huì)議，由檔案局負(fù)責(zé)人或館負(fù)責(zé)人主持。會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)提前通知雙方參會(huì)人員。2.會(huì)議內(nèi)容：總結(jié)上季度檔案管理工作情況，分析存在的問(wèn)題，研究解決措施。部署下季度檔案管理工作任務(wù)，明確工作重點(diǎn)和要求。交流檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和做法，探討創(chuàng)新工作思路和方法。3.會(huì)議記錄與紀(jì)要：安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)等。會(huì)后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)雙方負(fù)責(zé)人審核后印發(fā)給參會(huì)人員，并作為檔案管理工作的重要文件存檔。（二）日常溝通交流1.建立工作聯(lián)系群：檔案局和館建立工作聯(lián)系群，方便雙方工作人員及時(shí)溝通工作信息、交流工作經(jīng)驗(yàn)、解決工作中遇到的問(wèn)題。工作聯(lián)系群應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，確保信息傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。2.定期工作匯報(bào)：館每月向檔案局匯報(bào)檔案管理工作進(jìn)展情況，包括檔案收集、整理、保管、利用等方面的工作情況，以及存在的問(wèn)題和下一步工作計(jì)劃。檔案局定期對(duì)館的工作匯報(bào)進(jìn)行分析研究，給予指導(dǎo)和支持。3.臨時(shí)溝通協(xié)調(diào)：在檔案管理工作中遇到緊急情況或重要問(wèn)題時(shí)，雙方工作人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，共同研究解決方案。必要時(shí)，可召開(kāi)臨時(shí)會(huì)議或?qū)ｎ}會(huì)議進(jìn)行討論。五、監(jiān)督考核機(jī)制（一）監(jiān)督檢查1.內(nèi)部監(jiān)督：檔案局和館建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)本部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)工作人員的日常監(jiān)督管理，確保工作規(guī)范、有序開(kāi)展。2.聯(lián)合監(jiān)督：檔案局和館聯(lián)合開(kāi)展檔案管理工作監(jiān)督檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查。檢查內(nèi)容包括檔案工作制度執(zhí)行情況、檔案業(yè)務(wù)工作質(zhì)量、檔案安全管理等方面。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。3.整改落實(shí)：被檢查部門(mén)應(yīng)按照整改通知書(shū)的要求，認(rèn)真制定整改措施，明確整改責(zé)任人，按時(shí)完成整改任務(wù)。整改完成后，將整改情況書(shū)面報(bào)告檔案局和館。檔案局和館對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）考核評(píng)價(jià)1.考核指標(biāo)設(shè)定：制定檔案管理工作考核評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，明確考核內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)?？己酥笜?biāo)應(yīng)涵蓋檔案工作的各個(gè)方面，包括檔案收集、整理、保管、利用、安全管理等工作質(zhì)量，以及工作制度執(zhí)行情況、工作創(chuàng)新能力等。2.考核方式：考核采取自評(píng)與互評(píng)相結(jié)合的方式進(jìn)行。每年年底，檔案局和館分別對(duì)本部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行自評(píng)，填寫(xiě)考核自評(píng)表。同時(shí)，雙方相互進(jìn)行互評(píng)，對(duì)對(duì)方的檔案管理工作進(jìn)行評(píng)價(jià)打分。3.考核結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)考核不達(dá)標(biāo)的部門(mén)，責(zé)令限期整改，并取消當(dāng)年評(píng)先評(píng)優(yōu)資格?？己私Y(jié)果作為檔案管理工作績(jī)效評(píng)估的重要依據(jù)，與工作人員的薪酬、晉升等掛鉤。六、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃制定1.需求分析：每年年初，檔案局和館聯(lián)合開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)需求調(diào)研，了解公司/組織各部門(mén)及檔案工作人員對(duì)檔案管理知識(shí)和技能的需求情況。2.計(jì)劃編制：根據(jù)培訓(xùn)需求調(diào)研結(jié)果，制定年度檔案管理培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)對(duì)象等。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案法律法規(guī)、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、檔案信息化技術(shù)等方面。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.內(nèi)部培訓(xùn)：根據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃，組織開(kāi)展內(nèi)部培訓(xùn)。內(nèi)部培訓(xùn)可邀請(qǐng)檔案局和館的業(yè)務(wù)骨干擔(dān)任講師，也可邀請(qǐng)外部專(zhuān)家進(jìn)行授課。培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)演示、案例分析、小組討論等多種形式，提高培訓(xùn)效果。2.外部培訓(xùn)：根據(jù)工作需要，選派檔案工作人員參加外部舉辦的檔案管理培訓(xùn)班、研討會(huì)等。通過(guò)參加外部培訓(xùn)，及時(shí)了解檔案管理領(lǐng)域的最新動(dòng)態(tài)和先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，拓寬視野，提升業(yè)務(wù)水平。3.培訓(xùn)效果評(píng)估：培訓(xùn)結(jié)束后，對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估方式可采用考試、撰寫(xiě)心得體會(huì)、實(shí)際操作等多種形式。通過(guò)評(píng)估，了解培訓(xùn)對(duì)象對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度和實(shí)際應(yīng)用能力，發(fā)現(xiàn)培訓(xùn)中存在的問(wèn)題，為改進(jìn)培訓(xùn)工作提供依據(jù)。（三）宣傳工作1.宣傳內(nèi)容：開(kāi)展檔案宣傳工作，普及檔案知識(shí)，提高公司/組織員工的檔案意識(shí)。宣傳內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、檔案工作的重要性、檔案利用案例等。2.宣傳方式：通過(guò)公司/組織內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、宣傳手冊(cè)、微信公眾號(hào)等多種渠道，廣泛開(kāi)展檔案宣傳活動(dòng)。