PAGE水庫檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)水庫檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在水庫運(yùn)行管理、工程建設(shè)、維護(hù)維修、防汛抗旱、水資源管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所管理的各類水庫檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：水庫檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映水庫建設(shè)、運(yùn)行、管理等實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假信息錄入檔案。3.完整性原則：全面收集與水庫相關(guān)的各類文件、資料、圖表等，保證檔案的完整性。4.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字、圖表等應(yīng)符合規(guī)范要求。5.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織的水庫檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)水庫檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全水庫檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.定期對水庫檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。5.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序處理到期或無保存價(jià)值的檔案。6.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備。7.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成的水庫檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料和信息。3.在開展水庫建設(shè)、運(yùn)行、管理等各項(xiàng)工作過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范文件資料的形成和積累，及時(shí)歸檔。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目，建立檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.做好檔案庫房的管理工作，定期檢查檔案保管狀況，及時(shí)處理檔案保管中出現(xiàn)的問題。5.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司/組織的決策、管理、工程建設(shè)等提供檔案資料支持。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、銷毀、涂改檔案，確保檔案安全。三、檔案收集（一）收集范圍1.水庫規(guī)劃設(shè)計(jì)文件：包括可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件等。2.工程建設(shè)文件：工程招投標(biāo)文件、施工合同、工程監(jiān)理文件、施工過程中的各類技術(shù)文件、工程竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收文件等。3.運(yùn)行管理文件：水庫調(diào)度運(yùn)行方案、水位觀測記錄、水量監(jiān)測數(shù)據(jù)、水質(zhì)監(jiān)測報(bào)告、設(shè)備運(yùn)行記錄、維修養(yǎng)護(hù)記錄、安全檢查記錄等。4.防汛抗旱文件：防汛預(yù)案、抗旱預(yù)案、防汛物資管理文件、防汛搶險(xiǎn)記錄、抗旱工作記錄等。5.水資源管理文件：水資源論證報(bào)告、取水許可文件、水資源保護(hù)規(guī)劃、水資源監(jiān)測數(shù)據(jù)等。6.其他相關(guān)文件：與水庫有關(guān)的科研報(bào)告、技術(shù)總結(jié)、會議紀(jì)要及上級主管部門下發(fā)的涉及水庫管理的各類文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)形成和積累。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，符合檔案管理的相關(guān)要求。3.對收集到的檔案資料應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的文件，確保檔案資料的質(zhì)量。4.檔案資料形成后，應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門，不得積壓或擅自留存。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.工程前期文件：按照水庫規(guī)劃設(shè)計(jì)階段進(jìn)行分類，如可行性研究、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。2.工程建設(shè)文件：按照工程建設(shè)程序進(jìn)行分類，包括招投標(biāo)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。3.運(yùn)行管理文件：按照水庫運(yùn)行管理的業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行分類，如調(diào)度運(yùn)行、設(shè)備管理、安全管理、水質(zhì)管理等。4.防汛抗旱文件：按照防汛抗旱工作的類別進(jìn)行分類，如預(yù)案制定、物資管理、搶險(xiǎn)救災(zāi)等。5.水資源管理文件：按照水資源管理的業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行分類，如論證、許可、保護(hù)、監(jiān)測等。6.其他文件：按照文件的性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分類，如科研報(bào)告、技術(shù)總結(jié)、會議紀(jì)要等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，便于檔案的管理和查找。2.檔案編號采用層次編碼法，由全宗號、年度號、分類號、案卷號、件號等組成。3.全宗號：為本公司/組織的檔案全宗編號，由檔案管理部門統(tǒng)一編制。4.年度號：采用公元紀(jì)年全稱，如“20XX”。5.分類號：根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，采用大寫字母或數(shù)字表示各類檔案的類別，如“A”表示工程前期文件，“B”表示工程建設(shè)文件等。6.案卷號：在每一類檔案中，按照形成時(shí)間或重要性等順序編制案卷號，用三位數(shù)字表示，如“001”。7.件號：在每一案卷內(nèi)，按照文件的排列順序編制件號，用兩位數(shù)字表示，如“01”。（三）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.案卷目錄應(yīng)包含案卷號、題名、年度、保管期限、密級、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。3.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包含順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項(xiàng)目。4.編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于檔案的查閱和利用。五、檔案保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等功能，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯標(biāo)識。3.檔案架應(yīng)標(biāo)明架號、層號，便于檔案的定位和管理。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映水庫建設(shè)、運(yùn)行、管理等重要?dú)v史過程和具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：保管期限為30年至50年的檔案，主要包括水庫運(yùn)行管理中的重要文件、資料等。3.短期保管：保管期限為10年至30年的檔案，主要包括一般性的文件、資料等。（四）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次抽查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對檢查情況應(yīng)做好記錄，建立檔案檢查臺賬。六、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度。2.服務(wù)大局原則：檔案利用應(yīng)圍繞公司/組織的中心工作，為水庫建設(shè)、運(yùn)行、管理等提供有力支持。3.方便利用原則：簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，方便公司/組織員工和相關(guān)單位查閱利用檔案。4.安全保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)確保檔案的安全和保密，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱：公司/組織員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱室。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用方式、檔案名稱、數(shù)量、用途等。3.檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，便于統(tǒng)計(jì)和查詢。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期或無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案保管期限表，對檔案的保管期限進(jìn)行審查，確定檔案是否到期。2.審查檔案的內(nèi)容是否已失去利用價(jià)值，如文件已過時(shí)效、工作已結(jié)束且無后續(xù)參考價(jià)值等。3.考慮檔案的歷史意義、科研價(jià)值、文化價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否需要繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見，填寫《檔案銷毀審批表》。2.《檔案銷毀審批表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。