PAGE國(guó)華滄東電廠檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)國(guó)華滄東電廠檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在電廠生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于國(guó)華滄東電廠各部門、各崗位涉及檔案形成、收集、整理、保管、利用等相關(guān)活動(dòng)。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指國(guó)華滄東電廠在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的、對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。電廠成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)電廠檔案工作；各部門設(shè)兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，接受電廠檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。2.集中管理與分散保管相結(jié)合原則。重要檔案由電廠檔案管理部門集中保管，部分專業(yè)性較強(qiáng)、使用頻繁的檔案可由相關(guān)部門分散保管，但需接受檔案管理部門的統(tǒng)一管理和監(jiān)督。3.維護(hù)檔案的完整與安全原則。采取有效措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密，確保檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性。4.便于利用原則。檔案管理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、檢索便捷，便于電廠各部門和人員查詢利用檔案信息。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組1.組成由電廠廠長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，各副廠長(zhǎng)擔(dān)任副組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員。2.職責(zé)（1）貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定電廠檔案工作的發(fā)展規(guī)劃和規(guī)章制度。（2）研究決定檔案工作中的重大問題，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的困難和矛盾。（3）監(jiān)督檢查電廠檔案工作的開展情況，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。（二）檔案管理部門1.部門設(shè)置設(shè)綜合檔案室，配備專職檔案管理人員。2.職責(zé)（1）貫徹執(zhí)行檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組的決策和部署，制定并組織實(shí)施檔案工作計(jì)劃。（2）負(fù)責(zé)電廠各類檔案的集中收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。（3）指導(dǎo)各部門兼職檔案員開展檔案工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。（4）負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)電廠檔案管理信息系統(tǒng)。（5）參與電廠重大活動(dòng)和項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。（三）各部門兼職檔案員1.職責(zé)（1）負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂和初步保管工作，確保檔案資料的齊全、完整。（2）定期向電廠檔案管理部門移交本部門應(yīng)歸檔的檔案，并辦理交接手續(xù)。（3）協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供本部門相關(guān)檔案信息。（4）接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高自身檔案管理業(yè)務(wù)水平。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.各部門和人員在工作活動(dòng)中應(yīng)按照國(guó)家和電廠有關(guān)規(guī)定，及時(shí)、準(zhǔn)確地形成各種文件材料，確保文件材料的質(zhì)量。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。（二）檔案收集范圍1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳教育、紀(jì)檢監(jiān)察、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：包括電廠行政事務(wù)管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)督、物資管理、后勤保障等方面形成的文件材料。3.生產(chǎn)技術(shù)類：包括電廠規(guī)劃設(shè)計(jì)、工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)、技術(shù)改造、安全管理等方面形成的文件材料。4.經(jīng)營(yíng)管理類：包括電廠市場(chǎng)營(yíng)銷、合同管理、招投標(biāo)管理、成本核算、經(jīng)濟(jì)分析等方面形成的文件材料。5.科學(xué)技術(shù)研究類：包括電廠科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究過程、成果鑒定等方面形成的文件材料。6.基本建設(shè)類：包括電廠新建、擴(kuò)建、改建等工程項(xiàng)目從項(xiàng)目前期到竣工驗(yàn)收全過程形成的文件材料。7.設(shè)備儀器類：包括電廠設(shè)備采購(gòu)、安裝調(diào)試、運(yùn)行維護(hù)、報(bào)廢處置等方面形成的文件材料。8.會(huì)計(jì)檔案類：包括電廠財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等方面形成的文件材料。9.聲像檔案類：包括電廠重要活動(dòng)、工程建設(shè)、設(shè)備運(yùn)行等方面形成的照片（底片）、錄音、錄像等聲像材料。10.電子檔案類：包括電廠各部門形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫、電子報(bào)表等電子信息材料。（三）檔案收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，確保文件材料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。3.收集的文件材料應(yīng)保持其原始性和真實(shí)性，不得擅自涂改、偽造、損毀。4.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)收集的文件材料進(jìn)行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，便于后續(xù)的移交和管理。（四）檔案收集時(shí)間1.日常工作中形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年由各部門兼職檔案員整理后移交電廠檔案管理部門。2.重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后一個(gè)月內(nèi)移交電廠檔案管理部門。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定整理立卷，保管一年期滿后移交電廠檔案管理部門。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.黨群工作類：按照黨群工作的職能和類別進(jìn)行分類，如黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳教育等。2.行政管理類：按照行政管理的職能和類別進(jìn)行分類，如行政事務(wù)管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理等。3.生產(chǎn)技術(shù)類：按照生產(chǎn)技術(shù)的專業(yè)和類別進(jìn)行分類，如電廠規(guī)劃設(shè)計(jì)、工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)行等。4.經(jīng)營(yíng)管理類：按照經(jīng)營(yíng)管理的業(yè)務(wù)和類別進(jìn)行分類，如市場(chǎng)營(yíng)銷、合同管理、招投標(biāo)管理等。5.科學(xué)技術(shù)研究類：按照科研項(xiàng)目的類別和階段進(jìn)行分類，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究過程、成果鑒定等。6.基本建設(shè)類：按照工程項(xiàng)目的階段和類別進(jìn)行分類，如項(xiàng)目前期、工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收等。7.設(shè)備儀器類：按照設(shè)備儀器的類別和型號(hào)進(jìn)行分類，如設(shè)備采購(gòu)、安裝調(diào)試、運(yùn)行維護(hù)等。8.會(huì)計(jì)檔案類：按照會(huì)計(jì)檔案的種類和保管期限進(jìn)行分類，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。9.聲像檔案類：按照聲像材料的內(nèi)容和形式進(jìn)行分類，如照片、錄音、錄像等。10.電子檔案類：按照電子文件的類別和格式進(jìn)行分類，如文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖像文件等。（三）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段進(jìn)行分類，編制項(xiàng)目檔案目錄。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類別進(jìn)行分類，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.聲像檔案：按照內(nèi)容、時(shí)間、形式進(jìn)行分類，編制聲像檔案目錄。5.電子檔案：按照類別和格式進(jìn)行分類，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，編制電子檔案目錄。（四）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性原則。2.文書檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的形式，如2023永久001。3.科技檔案編號(hào)：采用項(xiàng)目編號(hào)專業(yè)分類號(hào)流水號(hào)的形式，如GD202301SJ001。4.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)：采用年度類別保管期限流水號(hào)的形式，如2023憑證永久001。5.聲像檔案編號(hào)：采用年度內(nèi)容分類號(hào)流水號(hào)的形式，如2023ZP001。6.電子檔案編號(hào)：采用類別代碼年度流水號(hào)的形式，如DZ2023001。（五）裝訂要求1.文書檔案應(yīng)采用A4紙規(guī)格進(jìn)行左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等應(yīng)根據(jù)檔案的特點(diǎn)和實(shí)際情況進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、美觀。3.聲像檔案應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行整理和裝訂，避免聲像材料的損壞和丟失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)電廠生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等工作的查考利用價(jià)值和對(duì)國(guó)家、社會(huì)的歷史文化價(jià)值。3.檔案的保管期限，根據(jù)檔案的保存價(jià)值確定保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析其價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合電廠的歷史發(fā)展、業(yè)務(wù)活動(dòng)、檔案形成規(guī)律等因素，綜合分析檔案的價(jià)值和保管期限。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、電廠主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全、徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.已銷毀的檔案應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行注銷登記，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.電廠檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放，排列整齊，便于查找。2.檔案裝具應(yīng)符合檔案保管要求，材質(zhì)堅(jiān)固、耐用，能夠有效保護(hù)檔案。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，確保電子檔案的長(zhǎng)期保存。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.制定電子檔案的訪問權(quán)限和管理制度，嚴(yán)格控制電子檔案的訪問和使用，防止電子檔案的泄密和篡改。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、保守機(jī)密的原則，確保檔案信息的合理利用。（二）利用范圍1.電廠內(nèi)部各部門和人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱電廠檔案，須經(jīng)電廠主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：檔案利用者可在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱：檔案利用者因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、用途、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者因工作需要可申請(qǐng)復(fù)制檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門印章。復(fù)制檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門、利用日期、檔案名稱、編號(hào)、利用方式、歸還日期等。（五）保密規(guī)定1.檔案利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和電廠保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用，防止泄密事件的發(fā)生。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時(shí)報(bào)送