PAGE技術(shù)檔案等管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司技術(shù)檔案等管理工作，確保技術(shù)資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等活動中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各項(xiàng)目組以及與公司技術(shù)檔案管理相關(guān)的所有人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則按照公司整體規(guī)劃，對技術(shù)檔案實(shí)行歸口管理，確保資料的集中統(tǒng)一保存和利用。2.完整準(zhǔn)確原則技術(shù)檔案應(yīng)全面、準(zhǔn)確地反映公司技術(shù)活動的全過程，保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.安全保密原則采取有效措施確保技術(shù)檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)公司的技術(shù)權(quán)益。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，滿足公司各項(xiàng)工作對技術(shù)檔案的需求。二、技術(shù)檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司技術(shù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類技術(shù)檔案，包括但不限于產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)研發(fā)報(bào)告、測試數(shù)據(jù)等。3.建立技術(shù)檔案的分類、編號、編目等管理體系，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.負(fù)責(zé)技術(shù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。5.開展技術(shù)檔案的數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。6.為公司各部門提供技術(shù)檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用記錄。7.定期對技術(shù)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，提出改進(jìn)措施。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門技術(shù)文件和資料的形成、積累、整理，并定期移交檔案管理部門歸檔。2.明確專人負(fù)責(zé)與檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)，確保本部門技術(shù)檔案管理工作的順利開展。3.在項(xiàng)目實(shí)施過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范技術(shù)文件的產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)，保證檔案資料的質(zhì)量。4.配合檔案管理部門做好技術(shù)檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.對項(xiàng)目技術(shù)檔案的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，督促項(xiàng)目組成員及時(shí)整理和提交相關(guān)技術(shù)資料。2.在項(xiàng)目結(jié)束后，組織項(xiàng)目組對技術(shù)檔案進(jìn)行全面清理和歸檔，并向檔案管理部門辦理移交手續(xù)。3.確保項(xiàng)目技術(shù)檔案符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。三、技術(shù)檔案的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.產(chǎn)品設(shè)計(jì)類包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更記錄、技術(shù)協(xié)議等。2.工藝技術(shù)類涵蓋工藝流程圖、工藝卡片、操作規(guī)程、工裝模具圖紙等。3.技術(shù)研發(fā)類有研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專利文件等。4.質(zhì)量控制類包含質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報(bào)告、測試記錄、不合格品處理記錄等。5.設(shè)備管理類涉及設(shè)備臺賬、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備故障維修記錄等。6.其他類如技術(shù)引進(jìn)資料、技術(shù)交流文件、技術(shù)培訓(xùn)資料等。（二）編號規(guī)則1.采用層次編碼法，由一級分類代碼、二級分類代碼、流水號組成。2.一級分類代碼用大寫字母表示，如“P”代表產(chǎn)品設(shè)計(jì)類，“G”代表工藝技術(shù)類等。3.二級分類代碼用兩位數(shù)字表示，根據(jù)具體分類進(jìn)一步細(xì)分。4.流水號為四位數(shù)字，按檔案形成時(shí)間順序依次編號。例如：“P010001”表示產(chǎn)品設(shè)計(jì)類中第01小類的第一份檔案。四、技術(shù)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、技術(shù)調(diào)研資料等。2.項(xiàng)目實(shí)施過程文件如設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、實(shí)驗(yàn)記錄、會議紀(jì)要、來往函件等。3.項(xiàng)目驗(yàn)收文件驗(yàn)收報(bào)告、測試報(bào)告、用戶反饋等。4.與項(xiàng)目相關(guān)的其他文件技術(shù)改進(jìn)方案、技術(shù)總結(jié)、知識產(chǎn)權(quán)文件等。（二）收集要求1.各部門和項(xiàng)目組應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的收集工作，確保文件及時(shí)、完整地收集。2.收集的技術(shù)文件應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，符合檔案管理要求。3.對于外來文件，如技術(shù)協(xié)議、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等，應(yīng)進(jìn)行審核登記后收集歸檔。（三）整理方法1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的技術(shù)文件進(jìn)行分類。2.對每份文件進(jìn)行編號、編目，填寫文件題名（名稱）、日期、來源、責(zé)任者等信息。3.去除文件中的金屬物，對破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)，對紙張規(guī)格不一致的文件進(jìn)行折疊或裱糊。4.按照一定順序排列文件，如按時(shí)間順序、重要程度等，確保文件排列有序。五、技術(shù)檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.項(xiàng)目組或部門在技術(shù)文件整理完畢后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存，一份隨檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后辦理簽收手續(xù)，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。3.對歸檔的技術(shù)檔案進(jìn)行上架存放，建立檔案存放位置索引。（二）保管期限1.永久保管涉及公司核心技術(shù)、重大項(xiàng)目、知識產(chǎn)權(quán)等重要檔案，如公司自主研發(fā)的關(guān)鍵技術(shù)資料、重大項(xiàng)目的全套技術(shù)文件等。2.長期保管一般為1050年，包括重要產(chǎn)品的設(shè)計(jì)資料、主要工藝文件、重要設(shè)備的技術(shù)檔案等。3.短期保管一般為110年，如一般性的技術(shù)文件、項(xiàng)目階段性資料等。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。2.配備必要的防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。3.對紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，標(biāo)識清晰，便于查找。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。5.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，采用安全可靠的存儲介質(zhì)和存儲方式，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和恢復(fù)測試。六、技術(shù)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱技術(shù)檔案，應(yīng)填寫《技術(shù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員不得擅自涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記備案。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱技術(shù)檔案，應(yīng)填寫《技術(shù)檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損、丟失。4.借閱到期后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如檔案丟失或損壞，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）特殊情況處理1.涉及公司機(jī)密的技術(shù)檔案，查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行，經(jīng)公司保密委員會批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。2.外單位人員因工作需要查閱或借閱公司技術(shù)檔案，應(yīng)提前與公司相關(guān)部門聯(lián)系，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，方可在檔案管理部門指定人員陪同下查閱或借閱。七、技術(shù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立技術(shù)檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)技術(shù)專家、業(yè)務(wù)部門代表等組成。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性和準(zhǔn)確性檢查檔案是否齊全、完整，內(nèi)容是否準(zhǔn)確反映公司技術(shù)活動實(shí)際情況。2.檔案的保管價(jià)值根據(jù)檔案的重要性、時(shí)效性、利用頻率等因素，評估檔案的保管價(jià)值。3.檔案的密級確定檔案的密級是否符合公司保密規(guī)定，是否需要調(diào)整。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的技術(shù)檔案進(jìn)行清理，提出擬鑒定銷毀的檔案清單。2.鑒定小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀意見。3.對鑒定通過的擬銷毀檔案，編制《技術(shù)檔案銷毀清單》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。（四）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并在存儲介質(zhì)上進(jìn)行消磁處理。（五）銷毀記錄銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等，記錄由檔案管理部門保存。八、技術(shù)檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的技術(shù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案的電子化管理、在線查閱、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能模塊1.檔案錄入模塊用于錄入技術(shù)檔案的基本信息、文件內(nèi)容等，支持批量導(dǎo)入和在線編輯。2.檔案檢索模塊提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行快速檢索。3.借閱管理模塊實(shí)現(xiàn)借閱申請、審批、登記、提醒等功能，跟蹤借閱流程。4.統(tǒng)計(jì)分析模塊對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表。5.安全管理模塊設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計(jì)