PAGE法學(xué)會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強法學(xué)會檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在法學(xué)會各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于法學(xué)會機(jī)關(guān)各部門、所屬各分支機(jī)構(gòu)及全體工作人員。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指法學(xué)會在各項工作活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。法學(xué)會檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實性原則。檔案應(yīng)如實反映法學(xué)會的工作活動和歷史面貌，不得篡改、偽造。3.安全保密原則。加強檔案的安全防護(hù)，確保檔案的安全與保密，防止檔案的丟失、損壞、泄密。4.方便利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門法學(xué)會設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備相應(yīng)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善法學(xué)會檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和安全防護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失、泄密。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，建立檔案統(tǒng)計臺賬，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.負(fù)責(zé)檔案的查閱和利用工作，為法學(xué)會工作人員和社會各界提供檔案查閱服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱審批制度。7.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。8.負(fù)責(zé)組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高法學(xué)會工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.法學(xué)會召開的重要會議、舉辦的重要活動形成的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要、簡報等。2.法學(xué)會制定的各項規(guī)章制度、規(guī)范性文件、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。3.法學(xué)會開展的學(xué)術(shù)研究、課題調(diào)研、法律咨詢、法律援助等業(yè)務(wù)活動形成的文件材料，包括研究報告、調(diào)研成果、咨詢意見、援助案例等。4.法學(xué)會與上級機(jī)關(guān)、其他單位及社會組織的往來文件，包括請示、報告、函件、批復(fù)等。5.法學(xué)會工作人員的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。6.法學(xué)會的財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。7.法學(xué)會的資產(chǎn)檔案，包括固定資產(chǎn)登記、清查報告等。8.法學(xué)會的聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等。9.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整、真實，符合檔案整理的要求。3.對收集的文件材料應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照檔案管理的規(guī)定進(jìn)行編號、編目。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.檔案整理應(yīng)按照年度、機(jī)構(gòu)、問題等分類方法進(jìn)行，確保檔案的分類科學(xué)、合理。3.檔案整理應(yīng)編制檔案目錄，包括全宗號、年度、保管期限、目錄號、案卷號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目，便于檔案的查閱和管理。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映法學(xué)會主要職能活動和基本歷史面貌的，對法學(xué)會工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映法學(xué)會一般工作活動，在較長時間內(nèi)對法學(xué)會工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映法學(xué)會短期工作活動，在較短時間內(nèi)對法學(xué)會工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（三）檔案的存放1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，同一類別的檔案應(yīng)集中存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)按照保管期限、年度、機(jī)構(gòu)等順序排列，依次上架存放。3.檔案應(yīng)建立存放索引，注明檔案的存放位置，便于快速查找檔案。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點，從法學(xué)會的實際出發(fā)，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合分析檔案的保存價值，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織法學(xué)會成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由法學(xué)會領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法。檔案管理人員應(yīng)逐件審查檔案，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合分析檔案的保存價值，確定檔案的保管期限。2.定期鑒定法。檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，一般每5年進(jìn)行一次全面鑒定，對保管期限已滿的檔案進(jìn)行重新鑒定。（四）銷毀程序1.對已失去保存價值的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、年度、保管期限、卷號、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)，并報法學(xué)會領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀工作應(yīng)在檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組的監(jiān)督下進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息的徹底銷毀。4.檔案銷毀工作完成后，檔案管理部門應(yīng)在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員簽字確認(rèn)。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等信息進(jìn)行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計工作應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、完整，定期向上級主管部門和法學(xué)會領(lǐng)導(dǎo)報送檔案統(tǒng)計報表。（二）移交工作1.檔案管理部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，定期將檔案移交同級國家綜合檔案館。2.檔案移交前，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行全面的整理和編目，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.檔案移交時，檔案管理部門應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并與國家綜合檔案館辦理交接手續(xù)。七、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.法學(xué)會工作人員因工作需要查閱檔案的，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外單位因工作需要查閱法學(xué)會檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.社會公眾因特殊原因需要查閱法學(xué)會檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.法學(xué)會工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、年度、保管期限、卷號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向法學(xué)會檔案管理部門提交查閱申請函，注明查閱檔案的目的、范圍、內(nèi)容等信息，經(jīng)法學(xué)會領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，應(yīng)在檔案管理部門工作人員的陪同下進(jìn)行，并遵守檔案查閱的相關(guān)規(guī)定。3.社會公眾查閱檔案，應(yīng)向法學(xué)會檔案管理部門提交查閱申請，注明查閱檔案的目的、范圍、內(nèi)容等信息，經(jīng)法學(xué)會領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，應(yīng)在檔案管理部門工作人員的陪同下進(jìn)行，并遵守檔案查閱的相關(guān)規(guī)定。（三）查閱要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。2.查閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。3.查閱檔案時，如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱檔案后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)法學(xué)會檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理的效率和水平，為法學(xué)會各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化。對法學(xué)會現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。開發(fā)建設(shè)法學(xué)會檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息資源共享平臺建設(shè)。建立法學(xué)會檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)檔案信息的在線查詢、借閱、下載等功能，為法學(xué)會工作人員和社會公眾提供便捷的檔案信息服務(wù)。（三）建設(shè)要求1.檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循國家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案信息的安全、可靠。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的功能模塊，滿足檔案管理的各項業(yè)務(wù)需求，同時應(yīng)具備良好的兼容性和擴(kuò)展性。3.檔案信息資源共享平臺應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，確保檔案信息的安全保密，同時應(yīng)具備良好的用戶體驗和服務(wù)質(zhì)量。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.加強檔案信息化建設(shè)的數(shù)據(jù)安全管理，建立健全數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等措施，確保