PAGE河南省檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)河南省檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供有力支持，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我省實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于河南省行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各級(jí)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)；各單位負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.維護(hù)檔案的完整與安全原則。采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.便于社會(huì)各方面利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。二、檔案機(jī)構(gòu)與人員（一）檔案行政管理部門1.省檔案行政管理部門主管全省檔案工作，履行下列職責(zé)：貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定全省檔案工作規(guī)章制度并組織實(shí)施。統(tǒng)籌規(guī)劃全省檔案事業(yè)發(fā)展，組織編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃。組織、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查全省檔案工作，依法查處檔案違法行為。組織開展檔案宣傳、教育、培訓(xùn)工作，提高檔案人員素質(zhì)。負(fù)責(zé)全省檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃、指導(dǎo)和監(jiān)督工作。組織開展檔案理論研究和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)。2.市、縣（區(qū)）檔案行政管理部門在上級(jí)檔案行政管理部門和同級(jí)人民政府的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作，履行相應(yīng)職責(zé)。（二）單位檔案機(jī)構(gòu)1.機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)或者配備檔案工作人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的管理工作。檔案工作機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員在單位負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，具體承擔(dān)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.單位檔案機(jī)構(gòu)的職責(zé)：貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，以及本單位制定的檔案工作規(guī)章制度。負(fù)責(zé)制定本單位檔案工作年度計(jì)劃，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位各種門類和載體的檔案，確保檔案的完整與安全。開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。積極開發(fā)利用檔案信息資源，為單位各項(xiàng)工作提供服務(wù)。對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（三）檔案人員1.檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)知識(shí)和技能，經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，取得相應(yīng)的崗位資格證書。2.檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備良好的職業(yè)道德，保守檔案機(jī)密。3.檔案工作人員的崗位職責(zé)：檔案收集人員：負(fù)責(zé)收集本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，確保檔案的齊全完整。檔案整理人員：按照國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，使其達(dá)到規(guī)范化要求。檔案保管人員：負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好檔案的存儲(chǔ)、保護(hù)工作，確保檔案的實(shí)體安全。檔案利用人員：熱情接待檔案利用者，按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。檔案信息化人員：負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，提高檔案管理效率。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.機(jī)關(guān)單位應(yīng)收集反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料，包括：上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料，如上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件，上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議文件，上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本機(jī)關(guān)工作形成的文件材料等。本機(jī)關(guān)文件材料，如本機(jī)關(guān)形成的各種公文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。下級(jí)機(jī)關(guān)文件材料，如下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要工作匯報(bào)、請(qǐng)示、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。其他相關(guān)文件材料，如與本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、調(diào)研材料、聲像檔案等。2.企業(yè)單位應(yīng)收集反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)創(chuàng)新、管理決策等活動(dòng)的文件材料，包括：產(chǎn)品生產(chǎn)方面的文件材料，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料，如市場(chǎng)營(yíng)銷方案、財(cái)務(wù)報(bào)表、合同協(xié)議、人事管理文件等。技術(shù)研發(fā)方面的文件材料，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果報(bào)告、專利文件等?；窘ㄔO(shè)方面的文件材料，如工程項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。其他相關(guān)文件材料，如企業(yè)榮譽(yù)證書、宣傳資料、聲像檔案等。3.事業(yè)單位應(yīng)收集反映本單位業(yè)務(wù)活動(dòng)、科研教學(xué)、行政管理等方面的文件材料，具體參照機(jī)關(guān)單位和企業(yè)單位的收集范圍，結(jié)合自身特點(diǎn)確定。（二）收集要求1.各單位應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確收集責(zé)任，確保文件材料及時(shí)、完整地收集歸檔。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體和記錄方式符合要求。3.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定，確保電子文件的原始性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保整理質(zhì)量。（四）整理方法1.文書檔案的整理：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊(cè)。2.科技檔案的整理：按照項(xiàng)目、專業(yè)、時(shí)間等進(jìn)行分類，建立檔案案卷，編制案卷目錄。3.會(huì)計(jì)檔案的整理：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.電子檔案的整理：按照電子文件的分類方案進(jìn)行整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的有序存儲(chǔ)和有效利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于存放和查找檔案，能夠有效保護(hù)檔案實(shí)體安全。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。2.確定檔案保管期限的原則：對(duì)反映本單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的重要文件材料，應(yīng)列為永久保管。對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件材料，可列為定期保管。對(duì)已失去保存價(jià)值的文件材料，經(jīng)鑒定后予以銷毀。（四）檔案鑒定1.各單位應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由單位負(fù)責(zé)人、檔案人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見，編制檔案鑒定報(bào)告。3.對(duì)已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后予以銷毀。檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進(jìn)行，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（五）檔案統(tǒng)計(jì)1.各單位應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，如實(shí)反映檔案工作的基本情況。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行分析，為檔案工作決策提供依據(jù)。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位制定的檔案利用制度。2.方便利用原則。簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。3.確保安全原則。在檔案利用過程中，要采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（二）利用方式1.查閱。檔案利用者可到檔案部門查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱時(shí)，檔案利用者應(yīng)填寫查閱登記表，說明查閱目的、范圍等，經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。2.借閱。因工作需要確需借閱檔案的，檔案利用者應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。3.復(fù)制。檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案部門印章，并注明出處。（三）利用登記1.檔案部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.檔案利用登記內(nèi)容應(yīng)包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、利用檔案名稱及數(shù)量、歸還時(shí)間等。3.檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查考。（四）利用反饋1.檔案部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求和利用效果。2.根據(jù)檔案利用反饋信息，及時(shí)調(diào)整檔案管理工作，優(yōu)化檔案資源配置，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。六、檔案的信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立覆蓋全省各級(jí)各類檔案機(jī)構(gòu)的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和有效利用。2.推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將傳統(tǒng)載體檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)：包括檔案收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理，以及檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案信息安全管理等。2.檔案數(shù)字化建設(shè)：對(duì)館藏重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用。3.檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)：搭建全省檔案信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各級(jí)各類檔案機(jī)構(gòu)之間的檔案信息共享和交換。（三）建設(shè)要求1.檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循國家有關(guān)信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保系統(tǒng)的兼容性、穩(wěn)定性和安全性。2.加強(qiáng)檔案信息化人才培養(yǎng)，提高檔案人員的信息化技能和水平。3.建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案信息化建設(shè)和管理工作。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.各級(jí)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)各單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查，確保檔案工作規(guī)范有序開展。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案工作制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案機(jī)構(gòu)和人員配備情況。3.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。5.檔案安全管理情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。各級(jí)檔案行政管理部門定期對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行全面檢查，每年不少于一次。2.專項(xiàng)檢查。根據(jù)檔案工作重點(diǎn)和實(shí)際需要，對(duì)特定領(lǐng)域或特定單位的檔案工作進(jìn)行專項(xiàng)檢查。3.日常監(jiān)督。檔案行政管理部門和各單位通過日常工作中的指導(dǎo)、調(diào)研等方式，對(duì)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督。