PAGE前期手續(xù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司前期手續(xù)檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用及維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在開展各類業(yè)務(wù)過程中涉及的前期手續(xù)檔案管理工作，包括但不限于項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃許可、土地出讓、施工許可等相關(guān)手續(xù)所形成的文件、資料、圖表、電子數(shù)據(jù)等檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：前期手續(xù)檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則：檔案管理人員應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映業(yè)務(wù)辦理過程和實(shí)際情況。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善前期手續(xù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司前期手續(xù)檔案，接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和銷毀各類檔案資料。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和評(píng)估，提出檔案保管期限調(diào)整和處置意見。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定提供檔案利用，并做好登記和跟蹤管理。6.指導(dǎo)和監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門的檔案收集、整理和歸檔工作，對(duì)歸檔質(zhì)量進(jìn)行檢查。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門前期手續(xù)文件資料的收集、整理和初步分類，確保文件資料的齊全、完整和真實(shí)。2.在業(yè)務(wù)辦理過程中，及時(shí)將形成的各類文件資料移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，按照規(guī)定提供相關(guān)信息和協(xié)助。4.接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，按照檔案管理要求規(guī)范本部門的檔案管理工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、編目、上架存放等工作，確保檔案排列有序、存放安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，對(duì)利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)分析。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序辦理檔案銷毀手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目立項(xiàng)階段：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等文件。2.規(guī)劃許可階段：規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、規(guī)劃選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等文件及附圖。3.土地出讓階段：土地出讓合同、土地成交確認(rèn)書、土地出讓金繳納憑證、土地權(quán)屬證書等文件。4.施工許可階段：施工圖紙審查合格書、施工合同、監(jiān)理合同、質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)、安全監(jiān)督手續(xù)、施工許可證等文件。5.其他與前期手續(xù)相關(guān)的文件資料，如環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、消防設(shè)計(jì)審核意見、人防工程建設(shè)審批文件等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)前期手續(xù)文件資料的收集工作，確保文件資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集。2.收集的文件資料應(yīng)原件齊全，如無法提供原件，應(yīng)提供經(jīng)核對(duì)無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.對(duì)重要文件資料應(yīng)進(jìn)行備份，備份方式可采用紙質(zhì)備份、電子備份等多種形式，確保檔案的安全性和可靠性。（三）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照項(xiàng)目類別、時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.同一項(xiàng)目的文件資料應(yīng)集中整理，形成獨(dú)立的檔案卷冊(cè)。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將前期手續(xù)檔案分為項(xiàng)目立項(xiàng)檔案、規(guī)劃許可檔案、土地出讓檔案、施工許可檔案等類別，每類檔案再根據(jù)具體情況進(jìn)一步細(xì)分。2.編號(hào)：為每卷檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份、順序號(hào)等信息，便于識(shí)別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查閱。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案架上，排列整齊，便于查找和取用。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.對(duì)重要的紙質(zhì)檔案和電子檔案，應(yīng)采取加密、封存等特殊保管措施，防止檔案信息泄露。（三）保管期限1.前期手續(xù)檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、土地權(quán)屬證書、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等重要文件資料。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、土地出讓合同、施工圖紙審查合格書等文件資料。4.短期保管的檔案保管期限為少于10年，主要包括一般性的文件資料和過程性文件。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好、保管安全。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以及檔案的存放位置、保管狀況等。3.清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如檔案丟失、損壞應(yīng)及時(shí)查找原因并進(jìn)行補(bǔ)充或修復(fù)；檔案保管期限調(diào)整應(yīng)按照規(guī)定程序辦理。4.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括清查基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等，并將報(bào)告存檔。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱前期手續(xù)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司重要機(jī)密或敏感信息的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)提供公司領(lǐng)導(dǎo)審批意見，方可查閱。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司前期手續(xù)檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表或?qū)徟庖?，查找并提供相?yīng)的檔案資料。2.查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（三）借閱管理1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱前期手續(xù)檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)情況進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。借閱結(jié)束后應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如檔案有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.外部單位或個(gè)人原則上不得借閱公司前期手續(xù)檔案，如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議，確保檔案信息安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)到期檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。2.對(duì)仍具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期清理到期檔案，編制《檔案鑒定清冊(cè)》，列出檔案名稱、編號(hào)、保管期限、形成時(shí)間等信息。2.檔案鑒定工作小組對(duì)《檔案鑒定清冊(cè)》進(jìn)行審核，逐卷逐件地分析檔案的價(jià)值，提出存毀意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)填寫《檔案銷毀審批表》，詳細(xì)說明檔案的基本情況、鑒定依據(jù)和銷毀理由，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照審批意見進(jìn)行操作。銷毀過程中應(yīng)確保檔案信息徹底銷毀，防止檔案信息泄露。2.檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，銷毀后應(yīng)在《檔案銷毀審批表》上注明銷毀方式、時(shí)間、地點(diǎn)等信息，并由銷毀人員簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保銷毀工作的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。銷毀記錄應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料進(jìn)行存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的前期手續(xù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過信息化手段，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等全過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.對(duì)新形成的前期手續(xù)文件資料，應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理過程中同步進(jìn)行電子數(shù)據(jù)的收集和錄入，保證電子檔案的時(shí)效性和完整性。3.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，包括數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)清理、數(shù)據(jù)修復(fù)等工作，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全可靠。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.建立用戶權(quán)限管理制度，對(duì)不同用戶設(shè)置不同的操作權(quán)限，嚴(yán)格控制檔案信息的訪問范圍。3.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。（四）信息化應(yīng)用1.利用檔案管理信息系統(tǒng)提供的檢索功能，方便快捷地查找所需檔案資料，提高檔案利用效率。2