PAGE勞務派遣檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本公司勞務派遣檔案管理，確保檔案資料的完整、準確、安全和有效利用，維護公司及勞務派遣員工的合法權益，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有勞務派遣業(yè)務涉及的檔案管理工作，包括勞務派遣員工的個人檔案、派遣協(xié)議檔案、業(yè)務往來檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映勞務派遣業(yè)務的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集、整理與勞務派遣業(yè)務相關的各類資料，確保檔案資料的齊全。3.保密性原則：嚴格保護檔案信息的安全，防止泄露，確保涉及公司商業(yè)秘密及員工個人隱私的信息不被非法獲取。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，保證檔案的質(zhì)量和管理效率。（四）管理職責1.人力資源部門負責制定和完善勞務派遣檔案管理制度，并組織實施。指導、監(jiān)督各部門做好勞務派遣檔案的收集、整理、歸檔等工作。負責勞務派遣員工個人檔案的審核、保管和定期檢查。負責與勞務派遣機構進行檔案交接，并對檔案管理情況進行溝通協(xié)調(diào)。2.各業(yè)務部門負責本部門涉及勞務派遣業(yè)務相關檔案資料的收集、整理，并及時移交人力資源部門歸檔。配合人力資源部門做好檔案的查閱、借閱等工作，確保檔案的合理使用。3.檔案管理部門（或?qū)Ｈ耍┴撠煓n案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的分類、編號、裝訂、存儲等工作。建立檔案管理臺賬，對檔案的出入庫情況進行詳細記錄。負責檔案管理設施設備的維護和管理，確保檔案存放環(huán)境安全、適宜。二、檔案分類及內(nèi)容（一）勞務派遣員工個人檔案1.員工基本信息身份證、學歷證書、學位證書、職業(yè)資格證書等復印件。員工入職登記表，包括個人基本情況、工作經(jīng)歷、家庭成員等信息。2.勞動合同及相關協(xié)議與勞務派遣機構簽訂的勞動合同副本。員工崗位協(xié)議、保密協(xié)議、培訓協(xié)議等相關協(xié)議。3.考勤及工資福利記錄考勤記錄，包括出勤、請假、加班等情況。工資發(fā)放明細，獎金、補貼等福利發(fā)放記錄。4.績效考核資料績效考核方案、指標體系。員工績效考核結果記錄，包括考核評分、評語等。5.培訓與發(fā)展記錄參加公司內(nèi)部培訓、外部培訓的記錄，包括培訓課程名稱、時間、考核成績等。員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及相關記錄。6.獎懲記錄公司對員工的獎勵決定、榮譽證書等。員工違紀違規(guī)處理記錄，包括違紀事實、處理決定等。7.社會保險及住房公積金記錄社會保險參保繳費記錄，包括養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、工傷保險、生育保險。住房公積金繳存記錄。8.其他資料員工離職手續(xù)辦理記錄，包括離職申請、工作交接清單等。員工健康體檢報告、職業(yè)健康監(jiān)護檔案等。（二）派遣協(xié)議檔案1.勞務派遣協(xié)議與勞務派遣機構簽訂的正式勞務派遣協(xié)議文本，明確雙方權利義務、派遣期限、費用標準、人員數(shù)量及崗位要求等內(nèi)容。2.協(xié)議變更記錄對勞務派遣協(xié)議進行變更的相關文件，包括變更申請、協(xié)商記錄、變更后的協(xié)議文本等。3.協(xié)議終止與續(xù)簽記錄協(xié)議到期前的終止或續(xù)簽通知、協(xié)商記錄、新簽訂的協(xié)議文本等。（三）業(yè)務往來檔案1.勞務派遣機構相關資料勞務派遣機構的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、信用等級證明等復印件。對勞務派遣機構的評估報告、合作記錄等。2.招聘與派遣業(yè)務資料招聘計劃、招聘簡章、面試記錄、錄用通知等。派遣員工調(diào)配記錄，包括崗位調(diào)整、人員增減等情況。3.溝通協(xié)調(diào)記錄與勞務派遣機構的日常溝通函件、會議紀要等，涉及工作安排、問題反饋與解決等內(nèi)容。4.費用結算資料勞務派遣費用結算清單、發(fā)票、付款憑證等，記錄費用的計算依據(jù)、支付情況等。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應按照檔案管理職責，及時收集本部門產(chǎn)生的與勞務派遣業(yè)務相關的各類資料。2.資料收集應確保真實、完整，不得遺漏重要信息。對于電子文檔，應同時保存原始數(shù)據(jù)和備份文件。3.涉及多個部門的檔案資料，由主辦部門負責牽頭收集，相關部門配合提供。（二）整理方法1.分類整理：按照檔案分類標準，對收集到的資料進行分類，同一類別的資料集中存放。2.編號標識：為每一份檔案或檔案盒編制唯一的編號，并在檔案封面或存儲設備上進行清晰標識。編號應遵循一定的編碼規(guī)則，便于查詢和管理。3.編目裝訂：對每份檔案資料進行編目，編制目錄清單，注明資料名稱、日期、來源等信息。對于紙質(zhì)檔案，應進行整齊裝訂，確保牢固、美觀。4.數(shù)字化處理：對于重要的檔案資料，應進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案庫，實現(xiàn)檔案的電子化管理，方便查閱和備份。四、檔案歸檔與存儲（一）歸檔流程1.各部門整理好的檔案資料，應定期移交至人力資源部門。移交時，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.人力資源部門對接收的檔案進行審核，檢查檔案資料的完整性、準確性和規(guī)范性。對于不符合要求的檔案，退回原部門補充完善。3.審核通過的檔案，由檔案管理部門（或?qū)Ｈ耍┌凑辗诸悩藴蔬M行歸檔存儲。（二）存儲方式1.紙質(zhì)檔案存儲設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案存儲設備，如檔案柜、貨架等。檔案應按照類別、年度、保管期限等進行有序排列存放，便于查找和管理。庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。定期對紙質(zhì)檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀等問題及時處理。2.電子檔案存儲建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲、索引編目和權限管理。電子檔案應進行定期備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。嚴格控制電子檔案的訪問權限，防止未經(jīng)授權的訪問和修改。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱勞務派遣檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容范圍等，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應根據(jù)審批后的查閱申請表，提供相應的檔案資料，并做好查閱記錄，包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等。3.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.涉及公司商業(yè)秘密及員工個人隱私的檔案資料，查閱人員應嚴格保密，不得泄露給無關人員。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱勞務派遣檔案的，應填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人、人力資源部門負責人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)生檔案損壞或丟失情況，借閱人應承擔相應責任。4.借閱期滿后，借閱人應及時歸還檔案。檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與借閱人溝通處理。六、檔案保管期限與銷毀（一）保管期限1.勞務派遣員工個人檔案保管期限為員工離職后[X]年。2.派遣協(xié)議檔案、業(yè)務往來檔案等保管期限為自業(yè)務結束后[X]年。3.國家法律法規(guī)及行業(yè)標準對檔案保管期限有明確規(guī)定的，從其規(guī)定。（二）銷毀程序1.檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門提出檔案銷毀申請，填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.人力資源部門對銷毀申請進行審核，確認檔案已無保存價值后，報公司分管領導審批。3.經(jīng)批準后，由檔案管理部門會同相關部門指定專人負責檔案銷毀工作。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.檔案銷毀后，應在檔案管理臺賬中進行注銷登記。七、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設1.建立完善的勞務派遣檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化錄入、存儲、檢索、借閱審批等功能。2.系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)備份、恢復功能，確保數(shù)據(jù)安全可靠。同時，應設置不同的用戶權限級別，嚴格控制檔案信息的訪問范圍。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理部門應及時將紙質(zhì)檔案資料進行數(shù)字化錄入，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。錄入過程中應認真核對數(shù)據(jù)準確性，避免錄入錯誤。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行維護，包括數(shù)據(jù)更新、清理、備份等工作。同時，應根據(jù)檔案管理的實際情況，對系統(tǒng)功能進行優(yōu)化完善，提高檔案管理效率。八、檔案安全與保密（一）安全管理1.加強檔案管理場所的安全防范措施，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設施設備。2.定期對檔案管理設施設備進行檢查和維護，確保其正常運行。同時，制定應急預案，應對可能發(fā)生的自然災害、事故等突發(fā)事件，保障檔案安全。（二）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密及員工個人隱私的檔案信息，嚴格實行保密制度。檔案管理人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。2.限制檔案查閱和借閱范圍，對知悉檔案機密信息的人員進行嚴格登記和管理。嚴禁無關人員接觸檔案機密信息。3.在檔案管理工作中，采用加密存儲、傳輸?shù)燃夹g手段，防止檔案信息在存儲和傳輸過程中被泄露。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對勞務派遣檔案管理工作進行審計監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案資料的完整性和準確性、檔案管理設施設備的運行狀況等。2.人力資源部門應加強對各部門檔案管理工作的日常指導和監(jiān)督，定期檢查檔案收集、整理、歸檔等工作進展情況，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）外部檢查1.積極配合政府相關部門、行業(yè)協(xié)會等對公司勞務派遣檔案管理工作的