PAGE住房保障檔案管理制度一、總則（一）目的為加強住房保障檔案管理，確保住房保障工作檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高住房保障工作的規(guī)范化、科學化水平，依據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在住房保障工作中形成的各類檔案資料的管理，包括保障性住房建設、分配、運營、退出等環(huán)節(jié)產生的文件、記錄、報表、憑證等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案資料應如實反映住房保障工作的實際情況，確保內容真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理和保存住房保障工作各環(huán)節(jié)的相關資料，保證檔案的完整性。3.準確性原則：檔案信息應準確無誤，數據記錄清晰，分類標識明確。4.規(guī)范性原則：檔案管理應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保檔案的整理、保管、利用等工作有序進行。5.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善住房保障檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理住房保障工作檔案，對檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、利用等工作進行指導和監(jiān)督。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全。4.負責檔案信息化建設，推進檔案數字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。5.按照規(guī)定向有關部門和單位提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記和記錄。（二）業(yè)務部門職責1.負責本部門住房保障工作檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的編目、裝訂、保管等工作，提供檔案利用所需的相關信息。3.在業(yè)務工作中嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范文件材料的形成、積累和歸檔，確保檔案質量。（三）檔案管理人員職責1.熟悉檔案管理業(yè)務，掌握相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，具備較強的責任心和保密意識。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.做好檔案的信息化錄入和維護工作，及時更新檔案信息，保證檔案數據的準確性和完整性。4.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好登記和記錄，跟蹤檔案利用情況，及時催還檔案。5.定期對檔案進行清查、盤點，發(fā)現問題及時報告并采取相應措施進行處理。6.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.保障性住房建設項目相關檔案，包括項目立項、規(guī)劃設計、施工許可、工程建設、竣工驗收等環(huán)節(jié)的文件資料。2.保障性住房分配檔案，包括申請受理、資格審核、輪候排序、搖號配租、簽訂合同等過程中形成的各類表格、證明材料、協(xié)議等。3.保障性住房運營檔案，包括房屋維修養(yǎng)護記錄、租金收繳記錄、物業(yè)服務合同、租戶動態(tài)管理等資料。4.保障性住房退出檔案，包括退房申請、驗收記錄、結算憑證等相關材料。5.住房保障工作中涉及的政策文件、會議記錄、統(tǒng)計報表、調研報告等其他文件資料。（二）收集要求1.各業(yè)務部門應指定專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應真實、準確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全，符合檔案管理要求。3.對收集到的零散文件資料，應進行初步整理，按照類別和時間順序排列，便于后續(xù)集中整理。（三）整理方法1.分類：根據住房保障檔案的形成領域和內容特點，采用年度類別保管期限分類法進行分類。年度按照檔案形成的自然年度劃分；類別根據保障性住房建設、分配、運營、退出等業(yè)務環(huán)節(jié)及其他相關業(yè)務設置；保管期限分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）。2.編號：對每一類檔案編制唯一的編號，編號應體現分類層次和順序，便于檔案的查找和管理。編號采用數字編碼方式，如“2023BZ001”，其中“2023”表示年度，“BZ”表示保障性住房業(yè)務類別，“001”表示該類別下的順序號。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責任者等項目。題名應準確反映檔案的主要內容，日期填寫檔案形成的具體年月日，保管期限和密級按照規(guī)定標注，責任者填寫文件資料的形成部門或個人。4.裝訂：對紙張規(guī)格統(tǒng)一、內容相對完整的檔案資料進行裝訂。裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字，便于查閱和保管。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。四、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案實體安全。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等，保證庫房環(huán)境符合檔案保管要求。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的侵害。（二）保管方式1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放于檔案架或檔案柜中，排列整齊有序，便于查找和利用。2.對電子檔案應進行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質，分別存放于不同地點，并定期進行數據校驗和維護，確保電子檔案的安全性和完整性。3.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，便于對檔案進行動態(tài)管理。（三）保管期限1.永久保管：涉及住房保障政策法規(guī)、重大決策、重要會議記錄、統(tǒng)計報表等具有長遠歷史價值和查考利用價值的檔案資料。2.長期保管：保障性住房建設項目的重要文件、分配過程中的關鍵資料、運營管理中的重要記錄等，保管期限為1650年。3.短期保管：保障性住房日常管理中的一般性文件、臨時性報表、租戶基本信息等，保管期限為15年以下。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的賬實相符。清查內容包括檔案數量、保管狀況、存放位置等。2.在清查過程中，如發(fā)現檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應及時采取措施進行修復、補充或處理，并詳細記錄清查結果。3.對清查中發(fā)現的問題，應分析原因，總結經驗教訓，提出改進措施，完善檔案管理制度。五、檔案的利用與保密（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、及時、有效的原則，在保證檔案安全和保密的前提下，為住房保障工作提供有力支持。2.嚴格按照規(guī)定的程序和審批權限辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案利用過程的規(guī)范有序。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的，查閱人員應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容、范圍等，經所在部門負責人審核同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應根據申請?zhí)峁┫鄳臋n案，并在查閱現場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案內容，如需復制，應經檔案管理部門負責人批準。2.借閱：確需借閱檔案的，借閱人員應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自將檔案帶出公司/組織指定場所。歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和完好性。（三）保密措施1.加強檔案保密教育，提高檔案管理人員和利用人員的保密意識，簽訂保密承諾書，明確保密責任。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，設置相應的密級標識，采取加密存儲、限制訪問等措施，防止檔案信息泄露。3.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得向無關人員泄露檔案內容，不得在私人通信和公開場合談論檔案機密事項。4.對檔案利用過程中產生的復印件、摘錄件等，應與原件同等對待，按照保密要求進行管理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。2.依據檔案保管期限表和相關法律法規(guī)，對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門負責人及相關專業(yè)人員組成。鑒定工作小組負責制定檔案鑒定方案，組織實施檔案鑒定工作，對鑒定結果進行審核和審批。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內容，分析檔案的現實價值和歷史價值。對涉及住房保障政策法規(guī)、重大決策、重要項目建設等方面的檔案，應重點審查，確保其保存價值。2.參考檔案的利用情況，對長期未被利用且已失去保存價值的檔案進行評估。3.結合公司/組織的發(fā)展規(guī)劃和檔案管理實際，綜合判斷檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。2.《檔案銷毀清冊》經檔案鑒定工作小組審核、公司/組織負責人批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應采用適當的方式進行，如焚燒、粉碎等，并指定專人負責監(jiān)督銷毀