PAGE通城縣檔案管理制度一、總則（一）目的為加強通城縣檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于通城縣行政區(qū)域內各級黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織的檔案管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則通城縣檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學化和標準化。2.真實性原則檔案應如實反映各項工作的歷史過程和實際情況，保證檔案內容的真實性。3.完整性原則全面收集和整理與各項工作相關的檔案資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理機構設置通城縣設立專門的檔案管理機構，如檔案局或檔案館，負責全縣檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導。各機關、企事業(yè)單位應根據(jù)自身實際情況，設立相應的檔案管理部門或配備專職檔案管理人員。（二）檔案局職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定通城縣檔案工作的規(guī)章制度和業(yè)務標準。2.負責全縣檔案工作的宏觀管理，對各單位檔案工作進行監(jiān)督檢查和業(yè)務指導。3.組織開展檔案宣傳、教育和培訓工作，提高全縣檔案人員的業(yè)務素質。4.負責接收、征集、整理、保管和利用全縣重要檔案資料，推進檔案信息化建設。5.組織開展檔案學術研究和經驗交流活動，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。（三）機關、企事業(yè)單位檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家和地方有關檔案工作的法律法規(guī)和規(guī)章制度，制定本單位檔案管理辦法和工作流程。2.負責本單位各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保檔案的完整和安全。3.對本單位各部門的檔案工作進行指導和監(jiān)督，定期開展檔案工作檢查和考核。4.負責本單位檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。5.參與本單位重大活動和重要項目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務。6.按照規(guī)定向檔案局或檔案館移交應歸檔的檔案資料。（四）檔案管理人員職責1.熱愛檔案事業(yè)，遵守檔案工作紀律，保守檔案機密。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.對檔案進行定期檢查和清點，確保檔案的安全和完整，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.熟悉檔案內容，為檔案利用者提供準確、快捷的服務，做好檔案查閱、借閱登記工作。5.積極參與檔案信息化建設，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲和維護。6.配合檔案局或檔案館開展檔案業(yè)務培訓和交流活動，不斷提高自身業(yè)務水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映通城縣政治、經濟、文化、社會等方面發(fā)展歷程的各類文件、資料、圖表、照片、音像等。2.通城縣各級黨政機關在履行職能過程中形成的各類文件、會議記錄、決策材料、工作計劃與總結等。3.企事業(yè)單位的生產經營、技術研發(fā)、財務管理、人力資源管理等方面的檔案資料。4.重大活動、重要事件、重點項目的相關檔案，包括籌備方案、實施過程記錄、成果總結等。5.各類合同、協(xié)議、證書、執(zhí)照等具有保存價值的文件。6.其他對通城縣發(fā)展具有重要意義的檔案資料。（二）收集要求1.各單位應建立健全檔案收集制度，明確檔案收集的責任部門和責任人，確保檔案收集工作的及時、準確。2.檔案形成部門應在文件材料辦理完畢后，及時整理歸檔，不得積壓或拖延。3.對具有保存價值的電子文件，應按照相關標準進行收集和整理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。4.加強對零散文件和歷史檔案的收集，通過多種途徑廣泛征集各類檔案資料。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，確定保管期限，便于保管和利用。3.便于檔案的查閱和檢索，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度保管期限機構（問題）的分類方法進行整理，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊。2.科技檔案整理按照項目專業(yè)分類，建立科技檔案卷內目錄、備考表等，對科技文件材料進行系統(tǒng)整理。3.會計檔案整理按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行整理，分別裝訂成冊，編制會計檔案目錄。4.電子檔案整理按照電子文件的類別和保管期限進行分類存儲，建立電子檔案索引和數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的有序管理。四、檔案的分類與編號（一）分類標準1.文書檔案分類根據(jù)文件的來源、時間、內容和形式等因素，分為黨群工作、行政管理、業(yè)務工作等類別，再在各類別下進一步細分。2.科技檔案分類按照科研項目、產品型號、工程建設等類別進行分類，每個類別下再根據(jù)專業(yè)特點和管理需要進行細分。3.會計檔案分類按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行分類。4.聲像檔案分類按照照片、錄音、錄像等類別進行分類，再根據(jù)形成時間、內容等因素進行細分。（二）編號方法1.文書檔案編號采用年度保管期限流水號的編號方式，如“2023永久001”，其中“2023”表示年度，“永久”表示保管期限，“001”表示流水號。2.科技檔案編號根據(jù)項目編號或產品型號等進行編號，如“項目XYZ01”，其中“項目XYZ”為項目名稱，“01”為該項目下的文件編號。3.會計檔案編號按照會計年度和檔案類別進行編號，如“2023年會計憑證001”，其中“2023年”為會計年度，“會計憑證”為檔案類別，“001”為流水號。4.聲像檔案編號按照形成時間和內容進行編號，如“20230501重要會議錄像”，其中“20230501”表示錄像形成時間，“重要會議錄像”表示內容描述。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案局或檔案館應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設備、防火防盜設備等。2.各機關、企事業(yè)單位應根據(jù)實際情況，設立符合安全保管要求的檔案庫房或檔案專柜，確保檔案的安全存放。（二）保管條件1.檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等防護設施，確保檔案的安全。3.定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保設備的正常運行。（三）檔案保管期限1.文書檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是反映通城縣重大歷史事件和重要工作成果的文件材料；長期保管的檔案是在較長時間內對通城縣工作有查考利用價值的文件材料，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是在較短時間內對通城縣工作有查考利用價值的文件材料，保管期限為15年以下。2.科技檔案、會計檔案、聲像檔案等根據(jù)其性質和實際需要確定保管期限。（四）檔案的清點與統(tǒng)計1.定期對檔案進行清點，每年至少進行一次全面清點，確保檔案的數(shù)量準確、存放位置正確。2.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管數(shù)量、利用情況等進行統(tǒng)計，及時掌握檔案動態(tài)。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與通城縣相關的檔案資料，須經檔案局或相關單位批準。3.司法機關因辦案需要查閱檔案，應按照法定程序辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可直接到檔案管理部門查閱紙質檔案或電子檔案，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助和指導。2.借閱檔案因特殊情況需要借閱檔案的，須經檔案管理部門負責人批準，辦理借閱手續(xù)，并按時歸還。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.利用者應填寫檔案查閱或借閱申請表，注明查閱或借閱的檔案名稱、內容、目的等。2.檔案管理部門對申請表進行審核，批準后提供檔案查閱或借閱服務，并做好登記工作。3.查閱或借閱檔案時，利用者應遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。（四）檔案的保密與安全1.嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行嚴格保密。2.檔案管理部門應加強對檔案利用過程的監(jiān)管，確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞或泄露。3.利用者歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，及時查明原因并處理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)定，對已到保管期限的檔案進行鑒定。2.堅持全面審查、準確判定檔案價值的原則，確保鑒定結果的科學性和公正性。（二）鑒定組織1.檔案局或檔案館應成立檔案鑒定小組，負責對檔案進行鑒定工作。鑒定小組由檔案管理人員、業(yè)務專家等組成。2.各機關、企事業(yè)單位應根據(jù)實際情況，成立相應的檔案鑒定小組，對本單位的檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內容、來源、時間等因素，判斷其價值和保管期限。2.綜合分析鑒定法綜合考慮檔案的形成背景、利用價值、社會需求等因素，對檔案進行全面分析鑒定。（四）銷毀程序1.經過鑒定確無保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.檔案銷毀清冊經檔案管理部門負責人審核，報本單位領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，注明銷毀日期和方式。八、檔案信息化建設（一）建設目標1.建立通城縣檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。2.推進檔案信息資源共享，為通城縣經濟社會發(fā)展提供有力的檔案信息支持。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對紙質檔案進行掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化存儲要求。2.圖像處理對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質量。3.數(shù)據(jù)錄入將檔案目錄和全文信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立準確的檔案數(shù)據(jù)庫。4.存儲管理將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲設備上，定期進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案檢索功能提供多種檢索方式，如按關鍵詞、時間、類別等檢索，方便快速查找所需檔案。2.檔案利用功能實現(xiàn)檔案在線查閱、借閱申請、審批等功能，提高檔案利用效率。3.系統(tǒng)管理功能對檔案信息管理系統(tǒng)進行用戶管理、權限管理、數(shù)據(jù)維護等操作，確保系統(tǒng)的正常運行。（四）安全保障1.建立檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護，防止網(wǎng)絡攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件發(fā)生。2.采用先進的安全技術手段，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術等，保障檔案信息的安全。3.定期對檔案信息系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.檔案局負責對通城縣各單位檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.各單位內部應建立檔案管理工作監(jiān)督檢查機制，定期對本單位檔案管理部門和各部門檔案工作進行檢查。（二）監(jiān)督檢查內容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、分類、編號、保管、利用等工作的規(guī)范性。3.檔案信息化建設情況。4.檔案安全保障措施的落實情況。（三）檢查方式1.定期檢查檔案局每年組織一次對各單位檔案管理工作的全面檢查，各單位每季度對本單位檔案工作進行一次自查。2.不定期抽