PAGE產(chǎn)權(quán)制度改革檔案資料總則目的為加強(qiáng)公司產(chǎn)權(quán)制度改革檔案資料的管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案資料在產(chǎn)權(quán)制度改革中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司產(chǎn)權(quán)制度改革過程中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于產(chǎn)權(quán)界定、資產(chǎn)評估、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、股份制改造等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、合同、報(bào)表、記錄等。基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司產(chǎn)權(quán)制度改革檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和利用。2.真實(shí)完整原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映產(chǎn)權(quán)制度改革的全過程，確保內(nèi)容真實(shí)、完整，不得篡改、偽造。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案資料的安全保密措施，防止檔案資料的泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則：建立健全檔案資料的檢索和利用體系，方便公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和使用。檔案資料的收集與整理收集范圍1.產(chǎn)權(quán)界定資料：包括產(chǎn)權(quán)歸屬證明、資產(chǎn)清查報(bào)告、產(chǎn)權(quán)界定意見書等。2.資產(chǎn)評估資料：資產(chǎn)評估報(bào)告、評估機(jī)構(gòu)資質(zhì)證明、評估人員資格證書等。3.產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓資料：產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓合同、轉(zhuǎn)讓方案、受讓方資格證明、交易憑證等。4.股份制改造資料：公司章程、股東名冊、股權(quán)結(jié)構(gòu)變更文件、驗(yàn)資報(bào)告等。5.其他相關(guān)資料：與產(chǎn)權(quán)制度改革有關(guān)的會議記錄、決議、請示報(bào)告、批復(fù)等。收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集到公司檔案管理部門。2.收集的檔案資料應(yīng)原件齊全，如有復(fù)印件，應(yīng)注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。3.對收集到的檔案資料應(yīng)進(jìn)行初步審核，確保資料的真實(shí)性、完整性和有效性。整理方法1.分類：按照產(chǎn)權(quán)制度改革的不同階段和檔案資料的性質(zhì)，將檔案資料分為產(chǎn)權(quán)界定、資產(chǎn)評估、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、股份制改造等類別。2.編號：對每一類檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案資料目錄，目錄應(yīng)包括檔案資料的編號、名稱、日期、來源等信息，以便快速查找和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于長期保存。檔案資料的保管保管期限1.永久保管：對產(chǎn)權(quán)制度改革過程中形成的具有重要?dú)v史價(jià)值和法律意義的檔案資料，如產(chǎn)權(quán)歸屬證明、資產(chǎn)評估報(bào)告、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓合同等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：對其他檔案資料，根據(jù)其重要程度和保存價(jià)值，確定保管期限，一般為10年至30年。保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。2.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類存儲、備份和加密處理，確保電子檔案的安全保管。同時(shí)，定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案資料的數(shù)量和質(zhì)量。2.對破損、褪色的檔案資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案資料的完整性。3.嚴(yán)格遵守檔案資料的借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、復(fù)制或銷毀檔案資料。4.做好檔案庫房的安全防范工作，防止火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等事故的發(fā)生。檔案資料的利用利用范圍公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因工作需要，可查閱、復(fù)制產(chǎn)權(quán)制度改革檔案資料。外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱、復(fù)制檔案資料的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。利用程序1.申請：利用者需填寫檔案資料查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.審批：檔案管理部門對查閱申請表進(jìn)行審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱：利用者憑批準(zhǔn)后的查閱申請表到檔案管理部門查閱檔案資料，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場監(jiān)督，確保查閱過程的規(guī)范和安全。4.復(fù)制：如需復(fù)制檔案資料，利用者應(yīng)填寫檔案資料復(fù)制申請表，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制數(shù)量等信息，經(jīng)檔案管理部門審核后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門公章，并注明與原件一致。利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案資料。2.查閱、復(fù)制檔案資料應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫房。3.利用結(jié)束后及時(shí)歸還檔案資料，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案資料進(jìn)行檢查，確保檔案資料的完整和安全。檔案資料的鑒定與銷毀鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案資料進(jìn)行鑒定，確定其是否仍具有保存價(jià)值。2.全面審查原則：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案資料的內(nèi)容、來源、形式等，綜合考慮其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和法律意義。3.集體決策原則：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和公司主管領(lǐng)導(dǎo)組成，對檔案資料的鑒定意見進(jìn)行集體討論和決策。鑒定程序1.初審：檔案管理人員對保管期滿的檔案資料進(jìn)行初步審查，并提出初步鑒定意見。2.會審：檔案鑒定小組對檔案管理人員提出的初步鑒定意見進(jìn)行會審，綜合考慮各種因素，形成最終鑒定意見。3.審批：將最終鑒定意見報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。刪除程序1.編制銷毀清冊：對經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的檔案資料，編制銷毀清冊，注明檔案資料的編號、名稱、日期、來源等信息。2.審批銷毀：銷毀清冊經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保銷毀徹底。3.記錄備案：對檔案資料銷毀情況進(jìn)行記錄備案，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。檔案資料的信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)建立產(chǎn)權(quán)制度改革檔案資料信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和水平。信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化加工，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)產(chǎn)權(quán)制度改革檔案資料信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.安全保障：建立健全信息化管理系統(tǒng)的安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、用戶認(rèn)證等，確保檔案資料的安全和保密。信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的安全防范工作，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等事故的發(fā)生。監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查職責(zé)公司設(shè)立專門的監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對產(chǎn)權(quán)制度改革檔案資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對檔案管理部門的工作進(jìn)行檢查，確保檔案資料管理工作符合本辦法的要求。監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案資料的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。3.檔案資料的安全保密措施是否落實(shí)。4.檔案資料信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況。