PAGE嚴(yán)格館藏檔案準(zhǔn)入制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織館藏檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，特制定本嚴(yán)格館藏檔案準(zhǔn)入制度（以下簡稱“本制度”）。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所有館藏檔案的收集、整理、保管、利用等工作環(huán)節(jié)，涵蓋公司/組織在運(yùn)營過程中形成的各類文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的實(shí)際業(yè)務(wù)活動，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，嚴(yán)禁虛假信息進(jìn)入館藏檔案。3.全面完整原則：涵蓋公司/組織各個(gè)方面的業(yè)務(wù)活動記錄，保證檔案的全面性和完整性，避免重要信息缺失。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露、不丟失，維護(hù)公司/組織的商業(yè)秘密和敏感信息安全。二、檔案準(zhǔn)入范圍（一）文件類1.公司/組織正式發(fā)文：包括各類通知、決定、報(bào)告、請示、批復(fù)等，需有明確的文號、發(fā)文日期、發(fā)文部門及主送/抄送單位。2.會議文件：會議紀(jì)要、決議、議程安排、參會人員名單等，確保全面記錄會議主要內(nèi)容和決策過程。3.合同協(xié)議：各類業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、租賃合同等，涵蓋公司/組織與外部單位或個(gè)人簽訂的具有法律效力的文件。4.規(guī)章制度：公司/組織制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、操作規(guī)程、管理辦法等，應(yīng)具有正式的發(fā)布流程和生效日期。（二）業(yè)務(wù)資料類1.項(xiàng)目文檔：項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告等，針對公司/組織開展的各類項(xiàng)目，全面記錄項(xiàng)目從啟動到結(jié)束的全過程。2.財(cái)務(wù)資料：會計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等，真實(shí)反映公司/組織的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果。3.人事檔案：員工入職登記表、勞動合同、薪酬福利記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核資料、員工獎(jiǎng)懲記錄等，涉及員工個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷及業(yè)績評價(jià)等內(nèi)容。4.市場營銷資料：市場調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶信息檔案等，有助于公司/組織了解市場動態(tài)，制定營銷策略。（三）其他資料類1.證照資質(zhì)：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（或統(tǒng)一社會信用代碼證）、行業(yè)資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等，是公司/組織合法經(jīng)營及具備相應(yīng)能力的證明文件。2.知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)資料：專利證書、商標(biāo)注冊文件、著作權(quán)登記證書等，保護(hù)公司/組織的知識產(chǎn)權(quán)。3.重要活動記錄：公司/組織舉辦的重大活動照片、視頻、新聞報(bào)道、活動總結(jié)等，留存珍貴的歷史資料。三、檔案準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)（一）內(nèi)容要求1.真實(shí)性：檔案內(nèi)容必須是實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)活動記錄，不得虛構(gòu)、篡改。提供的文件、資料等應(yīng)附有相應(yīng)的證明材料，如合同簽訂時(shí)的雙方簽字蓋章頁、會議召開的相關(guān)通知及簽到表等，以證實(shí)其真實(shí)性。2.完整性：檔案應(yīng)包含業(yè)務(wù)活動的各個(gè)環(huán)節(jié)和要素，確保信息完整無缺。例如，項(xiàng)目文檔應(yīng)涵蓋項(xiàng)目背景、目標(biāo)、實(shí)施過程、成果等方面；財(cái)務(wù)資料應(yīng)包括憑證、報(bào)表及相關(guān)說明等。對于重要文件，如有附件，應(yīng)一并歸檔，不得遺漏。3.準(zhǔn)確性：檔案中的數(shù)據(jù)、文字表述等必須準(zhǔn)確無誤。涉及數(shù)字的記錄應(yīng)清晰明確，計(jì)算準(zhǔn)確；文字表述應(yīng)邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免歧義。對于關(guān)鍵信息，應(yīng)進(jìn)行多次核對，確保準(zhǔn)確性。（二）格式要求1.紙張規(guī)格：一般采用A4紙打印或書寫。對于原始憑證、特殊規(guī)格的文件等，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行粘貼或折疊，并確保整齊、牢固，便于長期保存。2.字體字號：標(biāo)題一般使用二號宋體，正文使用三號仿宋體。特殊情況下，如文件中有特定的格式要求，應(yīng)按照要求執(zhí)行，但整體應(yīng)保持統(tǒng)一、規(guī)范的字體風(fēng)格。3.排版格式：頁面布局應(yīng)合理，段落間距適中，一般采用1.5倍行距。文件內(nèi)容應(yīng)層次分明，標(biāo)題序號使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等規(guī)范格式，便于查閱和整理。（三）簽署與蓋章要求1.文件簽署：涉及公司/組織內(nèi)部審批的文件，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程，由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。簽字應(yīng)清晰、完整，注明簽字日期。對于對外簽訂的合同、協(xié)議等文件，雙方當(dāng)事人應(yīng)簽字并加蓋公章，確保法律效力。2.印章使用：檔案中涉及蓋章的文件，印章應(yīng)清晰、端正，與文件內(nèi)容相符。印章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的印章管理制度執(zhí)行，確保印章使用的合法性和安全性。四、檔案準(zhǔn)入流程（一）收集1.部門負(fù)責(zé)：各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，按照檔案準(zhǔn)入范圍和標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)收集本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件、資料。2.定期整理：收集人員應(yīng)定期對本部門的檔案進(jìn)行整理，將零散的文件、資料進(jìn)行分類、裝訂，確保檔案的初步規(guī)范性。對于重要文件，應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識和登記，記錄文件名稱、來源、形成日期等關(guān)鍵信息。3.移交申請：各部門在完成檔案整理后，填寫《檔案移交申請表》，詳細(xì)說明檔案的類別、數(shù)量、形成時(shí)間等情況，并提交至檔案管理部門。（二）初審1.檔案管理部門接收：檔案管理部門收到各部門提交的《檔案移交申請表》及檔案后，對移交檔案進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括檔案的完整性、格式規(guī)范性、簽署蓋章情況等。2.補(bǔ)充完善：對于初審中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門及時(shí)與移交部門溝通，要求移交部門補(bǔ)充缺失的文件、完善不符合格式要求的內(nèi)容或重新核實(shí)簽署蓋章情況。移交部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成整改，并再次提交檔案進(jìn)行審核。3.初審意見反饋：檔案管理部門在完成初審后，向移交部門反饋初審意見。如檔案符合初審要求，予以通過；如存在問題，明確指出問題所在及整改要求。（三）終審1.專業(yè)審核：對于重要檔案或涉及復(fù)雜業(yè)務(wù)的檔案，檔案管理部門組織相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行終審。專業(yè)人員包括但不限于法律專家、財(cái)務(wù)專家、業(yè)務(wù)骨干等，根據(jù)各自專業(yè)領(lǐng)域?qū)n案內(nèi)容進(jìn)行深入審核，確保檔案的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。2.終審會議：召開終審會議，由檔案管理部門匯報(bào)檔案初審情況及專業(yè)審核意見，各專業(yè)人員發(fā)表意見，共同討論檔案是否符合準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)。對于存在爭議的問題，進(jìn)行充分溝通和協(xié)商，形成一致的終審意見。3.終審決定：根據(jù)終審會議結(jié)果，檔案管理部門做出終審決定。對于通過終審的檔案，辦理正式的接收手續(xù)；對于未通過終審的檔案，通知移交部門進(jìn)一步整改或說明情況，直至檔案符合準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)。（四）歸檔1.分類編號：檔案管理部門對通過終審的檔案進(jìn)行分類編號，按照檔案準(zhǔn)入范圍中的類別，結(jié)合公司/組織的檔案分類體系，為每一份檔案賦予唯一的編號。編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。例如，財(cái)務(wù)檔案可按照年份憑證類別憑證編號的方式進(jìn)行編號。2.裝訂上架：對檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案內(nèi)容，避免損壞。裝訂完成后，將檔案上架存放，按照編號順序排列，便于快速查找和調(diào)閱。同時(shí)，建立檔案目錄索引，記錄檔案編號、名稱、存放位置等信息，方便檔案管理人員和利用人員查閱。五、檔案保管與維護(hù)（一）保管環(huán)境1.庫房建設(shè)：檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫房應(yīng)選址在干燥、通風(fēng)、安全的區(qū)域，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。庫房內(nèi)部應(yīng)進(jìn)行合理規(guī)劃，設(shè)置檔案架、存儲柜等存儲設(shè)備，確保檔案存放有序。2.溫濕度控制：庫房內(nèi)溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，定期監(jiān)測庫房溫濕度情況，及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，確保檔案保存環(huán)境穩(wěn)定。3.安全防護(hù)設(shè)施：配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、防盜門窗等。消防器材應(yīng)定期檢查和維護(hù)，確保其性能良好；監(jiān)控設(shè)備應(yīng)24小時(shí)運(yùn)行，實(shí)時(shí)監(jiān)控庫房情況；防盜門窗應(yīng)堅(jiān)固可靠，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入庫房。（二）檔案整理與清查1.定期整理：檔案管理人員應(yīng)定期對館藏檔案進(jìn)行整理，檢查檔案的存放情況，確保檔案排列有序，編號清晰。對于破損、褪色的檔案，及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性和可讀性。2.清查核對：每年組織一次檔案清查核對工作，對館藏檔案進(jìn)行全面盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、編號、內(nèi)容等信息，確保賬實(shí)相符。對于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)進(jìn)行記錄和處理，如檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（三）數(shù)字化管理1.數(shù)字化掃描：對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。掃描過程中應(yīng)確保圖像清晰、完整，符合檔案管理的相關(guān)要求。掃描后的電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)安全可靠，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.電子檔案管理：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類、存儲、檢索和利用。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)，確保信息的一致性。同時(shí)，加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止電子檔案被非法篡改或泄露。六、檔案利用與借閱（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，確保檔案利用過程合法合規(guī)。2.目的明確原則：檔案利用必須有明確的目的，僅限于公司/組織內(nèi)部的業(yè)務(wù)工作需要、法律事務(wù)處理、歷史研究等合理用途。不得將檔案用于商業(yè)交易、個(gè)人私利等非法目的。3.審批登記原則：檔案利用需經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并進(jìn)行詳細(xì)的登記。審批人員應(yīng)認(rèn)真審核利用申請，確保利用目的合理、合法；登記人員應(yīng)記錄利用時(shí)間、利用人、利用檔案名稱及數(shù)量等信息，便于跟蹤和管理。（二）利用流程1.申請：公司/組織內(nèi)部人員如需利用檔案，應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，詳細(xì)說明利用目的、利用檔案名稱及數(shù)量、利用時(shí)間等信息，并提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門審批：部門負(fù)責(zé)人對利用申請進(jìn)行審核，如認(rèn)為申請合理、合法，簽字批準(zhǔn)后提交至檔案管理部門。對于涉及重要檔案或敏感信息的利用申請，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確保利用行為符合公司/組織利益。3.檔案管理部門審核：檔案管理部門收到利用申請后，對申請進(jìn)行再次審核。審核內(nèi)容包括利用目的的合理性、利用流程的合規(guī)性等。如審核通過，安排檔案查閱地點(diǎn)和查閱時(shí)間，并通知利用人；如審核不通過，向利用人說明原因，不予批準(zhǔn)利用申請。4.查閱利用：利用人按照檔案管理部門的安排，在指定地點(diǎn)和時(shí)間查閱利用檔案。查閱過程中，應(yīng)遵守檔案庫房的管理制度，愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行操作。5.歸還：利用完畢后，利用人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員對歸還檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損、無缺頁、無涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與利用人溝通，查明原因，追究責(zé)任。（三）借閱管理1.借閱范圍限制：嚴(yán)格控制檔案借閱范圍，僅限于因工作需要必須借閱檔案原件的情況。一般情況下，優(yōu)先提供檔案復(fù)印件供利用人使用。對于涉及公司/組織核心機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，原則上不允許借閱原件，如有特殊情況需要借閱，應(yīng)經(jīng)過更高層級的審批。2.借閱審批：借閱檔案原件需填寫《檔案借閱申請表》，按照利用流程進(jìn)行審批。審批通過后，檔案管理部門與借閱人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱期限、歸還時(shí)間、保密責(zé)任等內(nèi)容。3.借閱期限與歸還：明確檔案借閱期限，一般不得超過[X]個(gè)工作日。借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。逾期未歸還的，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還，并按照規(guī)定追究借閱人的責(zé)任。4.借閱跟蹤：檔案管理部門對檔案借閱情況進(jìn)行跟蹤管理，定期檢查借閱檔案的歸還情況。如發(fā)現(xiàn)借閱人違反《檔案借閱協(xié)議》的規(guī)定，應(yīng)及時(shí)采取措施予以糾正，如要求借閱人限期歸還檔案、追究違約責(zé)任等。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門自查：檔案管理部門定期對館藏檔案的收集、整理、保管、利用等工作進(jìn)行自查，檢查檔案管理工作是否符合本制度的要求，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，審查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案質(zhì)量、檔案利用效果等方面，提出審計(jì)意見和建議，促進(jìn)檔案管理工作不斷完善。（二）外部檢查1.接受上級主管部門檢查：積極配合上級主管部門對公司/組織檔案管理工作的檢查，如實(shí)提供檔案管理相關(guān)資料和情況，對檢查中提出的問題及時(shí)整改落實(shí)。2.接受檔案行政管理部門監(jiān)督：按照檔案行政管理部門的要求，定期報(bào)送檔案管理工作情況，接受其監(jiān)督檢查。對于檔案行政管理部門提出的整改意見，認(rèn)真研究，制定切實(shí)可行的整改措施，確保檔案管理工作合法合規(guī)。（三）違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定：明確檔案管理工作中的違規(guī)行為，包括但不限于檔案收集不完整、檔案內(nèi)容虛假、檔案保管不善導(dǎo)致?lián)p壞或丟失、未經(jīng)審批擅自利用檔案、違反檔案保密規(guī)定等情況。2.責(zé)任追究：對于違反本制度的單位或個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的責(zé)任追究。責(zé)任追究方式包括批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。對于因違規(guī)行為給公司/組織造成損失的，應(yīng)依法追究其賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)處理