PAGE學院學生檔案管理制度[學院名稱]學生檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強學院學生檔案管理，維護學生檔案的真實性、完整性和保密性，充分發(fā)揮學生檔案在學院教育教學、學生管理、就業(yè)指導等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學院全體在校學生的檔案管理工作，包括學生入學檔案、學籍檔案、獎懲檔案、畢業(yè)檔案等各類檔案材料的收集、整理、保管、查閱和轉遞等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實性原則：學生檔案必須如實反映學生在校期間的學習、生活、獎懲等情況，確保檔案信息的真實性。2.完整性原則：全面收集學生在校期間形成的各類檔案材料，保證檔案內容的完整性。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關檔案保密的法律法規(guī)，保護學生個人隱私，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照國家和學院規(guī)定的檔案管理標準和流程，規(guī)范檔案管理工作，確保檔案質量。二、檔案管理機構及職責（一）學院學生工作處1.負責制定和完善學院學生檔案管理制度，并組織實施。2.統(tǒng)籌協(xié)調學院各部門與學生檔案管理相關的工作，指導各系（部）做好學生檔案的收集、整理、保管等工作。3.負責審核學生檔案材料的完整性和準確性，對不符合要求的檔案材料提出整改意見。4.負責學生檔案的集中保管和查閱服務，按照規(guī)定辦理檔案的轉遞手續(xù)。5.定期對學院學生檔案管理工作進行檢查和評估，總結經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）系（部）1.負責本系（部）學生檔案的日常管理工作，指定專人負責學生檔案的收集、整理、審核和保管。2.按照學院學生檔案管理制度的要求，及時收集本系（部）學生的各類檔案材料，并進行初步整理和審核，確保檔案材料的真實性和完整性。3.協(xié)助學院學生工作處做好學生檔案的查閱、轉遞等工作，為學生提供檔案相關的咨詢服務。4.定期對本系（部）學生檔案管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，并向學院學生工作處報告。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，保守檔案機密。2.認真做好學生檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案材料的規(guī)范、整齊。3.妥善保管學生檔案，做好檔案庫房的安全防范工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定的程序和要求，及時為有關部門和人員提供檔案查閱服務，并做好查閱登記工作。5.負責辦理學生檔案的轉遞手續(xù)，確保檔案轉遞的安全、及時、準確。6.定期對學生檔案進行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。三、檔案內容及分類（一）入學檔案1.學生報名登記表：包括學生基本信息、報考信息、家庭情況等。2.高考報名材料：如高考準考證、成績單、體檢表等。3.黨團組織關系材料：入黨申請書、入團志愿書、團組織關系介紹信等。4.其他相關材料：如加分證明、特殊情況說明等。（二）學籍檔案1.學生學籍登記表：記錄學生入學、注冊、休學、復學、退學等學籍變動情況。2.成績單：包括學生每學期的課程成績、學分等。3.考試違紀處理材料：對學生考試違紀情況的記錄及處理決定。4.學籍異動材料：如休學、復學、轉學、轉專業(yè)等申請及審批材料。（三）獎懲檔案1.獎勵材料：包括三好學生、優(yōu)秀學生干部、獎學金獲得者等榮譽證書及相關審批材料。2.處分材料：對學生違反校規(guī)校紀行為的處分決定及相關材料。（四）畢業(yè)檔案1.畢業(yè)生就業(yè)推薦表：由學院統(tǒng)一印制，用于畢業(yè)生求職的推薦材料。2.畢業(yè)生登記表：記錄畢業(yè)生基本信息、在校表現(xiàn)、畢業(yè)鑒定等內容。3.學位授予決定：關于授予學生學位的決定文件。4.畢業(yè)生成績單（最終版）：畢業(yè)時的綜合成績單。5.其他相關材料：如就業(yè)協(xié)議書、實習鑒定等。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各系（部）應明確學生檔案材料的收集范圍和時間要求，及時通知學生和相關部門提交檔案材料。2.學生檔案材料應真實、完整、規(guī)范，簽字蓋章齊全，不得偽造、涂改。3.對于重要的檔案材料，如獲獎證書、處分決定等，應提供原件，并同時收集復印件存檔。（二）整理流程1.分類：按照檔案內容的類別，將學生檔案材料分為入學檔案、學籍檔案、獎懲檔案、畢業(yè)檔案等類別。2.排序：在每個類別內，按照材料形成的時間順序或重要程度進行排序。3.編目：對每份檔案材料進行編號，并編制目錄，注明材料名稱、日期、來源等信息。4.裝訂：將整理好的檔案材料按照順序依次裝訂成冊，確保整齊、牢固。五、檔案保管（一）保管場所學院設立專門的學生檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防盜設施、溫濕度調節(jié)設備等，確保檔案存放安全、環(huán)境適宜。（二）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行清查核對，確保檔案數(shù)量準確、內容完整。2.對破損、褪色的檔案材料應及時進行修復或復制，保證檔案的可讀性。3.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，保持相對濕度在40%60%之間，溫度在14℃24℃之間。4.做好檔案庫房的安全防范工作，防止火災、水災、蟲災等事故發(fā)生，確保檔案安全。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.學院內部有關部門因工作需要查閱學生檔案的，須填寫《學生檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人簽字同意后，報學院學生工作處審批。2.學生本人因特殊情況需要查閱本人檔案的，須提交書面申請，經(jīng)學院學生工作處批準后，方可查閱。3.外單位因工作需要查閱學生檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)學院學生工作處審核同意，并報學院分管領導批準后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫《學生檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱內容等信息。2.申請表經(jīng)相關負責人簽字同意后，提交給學院學生工作處。3.學院學生工作處對申請表進行審核，符合查閱條件的，安排檔案管理人員提供查閱服務，并做好查閱登記工作。4.查閱人員只能在檔案管理人員指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或轉借他人。查閱過程中應愛護檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。5.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記本上簽字確認。（三）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱學生檔案，如有特殊情況確需借閱的，須經(jīng)學院學生工作處負責人批準，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人員應按時歸還檔案。如需延期，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應對所借閱的檔案妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案內容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應承擔相應的責任。七、檔案轉遞（一）轉遞范圍1.學生畢業(yè)時，根據(jù)就業(yè)情況將檔案轉遞至就業(yè)單位或人才交流中心等接收單位。2.學生轉學、退學等學籍變動時，按照相關規(guī)定將檔案轉遞至新的就讀學?；蛟瓕W校。（二）轉遞程序1.學院學生工作處根據(jù)學生的轉遞申請，審核接收單位的資質和轉遞要求，確認無誤后開具《學生檔案轉遞通知單》。2.檔案管理人員按照《學生檔案轉遞通知單》的要求，整理學生檔案，并密封包裝。3.通過機要交通、專人送取或郵政特快專遞（EMS）等方式將檔案轉遞至接收單位，并保留轉遞憑證。4.接收單位收到檔案后，應在《學生檔案轉遞回執(zhí)》上簽字蓋章，并及時反饋給學院學生工作處。（三）特殊情況處理1.如因特殊原因無法通過正常渠道轉遞檔案的，應由接收單位出具相關證明，經(jīng)學院學生工作處審核同意后，采取其他安全可靠的方式轉遞檔案。2.對于畢業(yè)生檔案轉遞過程中出現(xiàn)的問題，如檔案丟失、錯發(fā)等，學院學生工作處應及時與接收單位和相關部門溝通協(xié)調，查明原因，采取措施妥善解決，并將處理結果記錄在案。八、檔案信息化管理（一）建設目標建立學院學生檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學生檔案的電子化存儲、檢索、查詢、統(tǒng)計等功能，提高檔案管理工作的效率和質量。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應及時將學生檔案材料的紙質信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準確、完整。2.定期對系統(tǒng)中的學生檔案數(shù)據(jù)進行更新和維護，及時錄入新產(chǎn)生的檔案材料信息，刪除已失效或不再使用的信息。（三）信息安全與保密1.加強學生檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.對系統(tǒng)中的學生檔案數(shù)據(jù)進行定期備份，確保數(shù)據(jù)安全可靠。3.在使用信息化管理系統(tǒng)過程中，嚴格遵守國家有關信息安全和保密的法律法規(guī)，保護學生個人隱私。九、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.學院學生工作處定期對各系（部）學生檔案管理工作進行檢查，檢查內容包括檔案收集、整理、保管、查閱、轉遞等環(huán)節(jié)的工作情況。2.各系（部）應定期對本系（部）學生檔案管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向學院學生工作處報告。（二）外部監(jiān)督1.接受上級教育主管部門對學院學生檔案管理工作的檢查和指導，積極配合做好相