PAGE機關(guān)機構(gòu)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強機關(guān)機構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關(guān)機構(gòu)內(nèi)各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機關(guān)機構(gòu)的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則檔案應如實反映機關(guān)機構(gòu)的各項工作活動和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則全面收集機關(guān)機構(gòu)在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理信息化水平，為機關(guān)機構(gòu)各項工作提供便捷、高效的檔案利用服務。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置機關(guān)機構(gòu)設立獨立的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責檔案管理工作的組織實施。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本機關(guān)機構(gòu)檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用機關(guān)機構(gòu)的各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.指導機關(guān)機構(gòu)各部門的檔案管理工作，對兼職檔案人員進行業(yè)務培訓。4.參與機關(guān)機構(gòu)重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時歸檔。5.推進檔案管理信息化建設，提高檔案管理工作效率和服務水平。6.定期向上級主管部門報送檔案管理工作情況，接受監(jiān)督檢查。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.文書檔案包括機關(guān)機構(gòu)在行政管理、業(yè)務工作等活動中形成的各類文件、通知、報告、請示、批復、會議紀要等。2.科技檔案涵蓋機關(guān)機構(gòu)在科研、工程建設、設備儀器等方面形成的圖紙、技術(shù)文件、實驗報告、項目總結(jié)等。3.人事檔案包含機關(guān)機構(gòu)工作人員的履歷、考核、任免、獎懲、工資、職稱、培訓等方面的材料。4.財務檔案涉及機關(guān)機構(gòu)的財務預算、決算、會計憑證、賬簿、報表等財務資料。5.聲像檔案包括機關(guān)機構(gòu)在工作活動中形成的照片、錄音、錄像等資料。6.電子檔案存儲在電子介質(zhì)上的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等電子信息。（二）檔案收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的檔案材料，并定期移交檔案管理部門。2.檔案收集應做到全面、及時、準確，確保檔案材料的完整性和真實性。對于重要檔案材料，應實行“一事一卷（件）”制度，避免材料散失或重復歸檔。3.檔案收集過程中，應注意對檔案材料的原始性和完整性進行保護，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案材料。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理工作效率。（四）檔案整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）分類法進行整理，將文件材料按年度分開，再按保管期限分為永久、長期、短期三類，然后在每一年度內(nèi)按機構(gòu)（問題）進行排列，編目裝訂。2.科技檔案根據(jù)項目、專業(yè)等進行分類整理，建立項目檔案卷冊，對項目文件材料進行編號、編目，繪制項目文件材料目錄清單。3.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定，對檔案材料進行分類、排序、編目、裝訂，建立人事檔案個人信息表和檔案目錄。4.財務檔案按照會計檔案管理辦法，對會計憑證、賬簿、報表等進行分類整理，按年度裝訂成冊，編制會計檔案目錄。5.聲像檔案按照時間順序或主題內(nèi)容進行分類整理，對照片、錄音、錄像等資料進行編號、標注說明，建立聲像檔案目錄。6.電子檔案按照電子文件管理要求，對電子文件進行分類、命名、存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的可讀性和可利用性。四、檔案的保管（一）檔案保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案密集架、溫濕度控制設備、消防設備、防蟲藥品等。（二）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量準確、完好無損。發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應及時采取修復、復制等措施進行處理。2.按照檔案保管期限和類別，對檔案進行分類存放，建立檔案存放索引，便于查找和利用。3.對電子檔案應進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要建立電子檔案存儲管理系統(tǒng)，對電子檔案的存儲、傳輸、利用等進行嚴格管理。4.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。檔案管理人員離開庫房時，應關(guān)好門窗，切斷電源，確保庫房安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標準和規(guī)定，結(jié)合機關(guān)機構(gòu)的實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，從機關(guān)機構(gòu)的職能活動、歷史沿革、社會需求等方面綜合考慮檔案的價值。（二）檔案鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門代表、檔案專業(yè)人員等組成。鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（三）檔案鑒定方法1.逐卷（件）審查檔案內(nèi)容，分析檔案的形成背景、來源、價值和保管期限。2.參考檔案的利用情況，對利用率低、已失去保存價值的檔案進行重點鑒定。3.結(jié)合機關(guān)機構(gòu)的發(fā)展規(guī)劃和工作需要，對涉及重要業(yè)務、重大事件、歷史沿革等方面的檔案進行重點保護。（四）檔案銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，詳細列出檔案的名稱、文號、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)機關(guān)機構(gòu)負責人審核批準后，方可進行檔案銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在銷毀現(xiàn)場認真核對檔案與《檔案銷毀清冊》是否一致，確保檔案銷毀徹底。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.檔案銷毀過程中產(chǎn)生的銷毀記錄，如照片、錄像等，應與《檔案銷毀清冊》一并歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計與檢索（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應定期報送機關(guān)機構(gòu)負責人和上級主管部門，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。3.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實、準確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。（二）檔案檢索1.建立完善的檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，如案卷目錄、全宗指南、電子檔案檢索系統(tǒng)等，方便檔案的查找和利用。2.檔案檢索工具應定期更新和維護，確保檢索信息的準確性和時效性。3.檔案管理人員應熟練掌握檔案檢索方法和技能，能夠根據(jù)利用者的需求快速準確地提供檔案信息。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和政策規(guī)定，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.服務大局原則圍繞機關(guān)機構(gòu)的中心工作，積極主動地為各項工作提供檔案信息服務。3.方便利用原則簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供便捷、高效的服務。4.安全保密原則在檔案利用過程中，嚴格遵守保密制度，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.機關(guān)機構(gòu)內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級主管部門、有關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察部門等依法查閱檔案。（三）利用手續(xù)1.機關(guān)機構(gòu)內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、文號、日期、利用目的等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.上級主管部門、有關(guān)單位查閱檔案，應出具單位介紹信，注明查閱檔案的內(nèi)容和目的，經(jīng)檔案管理部門負責人審核批準后，方可查閱。3.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察部門等依法查閱檔案，應出具相關(guān)法律文書，經(jīng)檔案管理部門負責人審核批準后，按照規(guī)定程序查閱。4.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。（四）利用方式1.查閱利用者可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助和指導。查閱檔案時，不得在檔案上涂改、標記、抽換、污損檔案材料。2.借閱對于確需借閱的檔案，檔案管理部門應按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并對借閱檔案的數(shù)量、期限等進行嚴格控制。借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完