PAGE醫(yī)院檔案查借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，規(guī)范檔案查借閱行為，保障檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工在開展工作過程中涉及檔案查借閱的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則確保檔案在查借閱過程中的安全，防止檔案信息泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生，維護(hù)檔案的保密性和完整性。3.服務(wù)利用原則在保證檔案安全和保密的前提下，最大限度地滿足醫(yī)院各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的合理需求，提高檔案的利用效率。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置醫(yī)院設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理醫(yī)院各類檔案。檔案管理部門應(yīng)配備具備專業(yè)知識(shí)和技能的檔案管理人員，確保檔案管理工作的有效開展。（二）職責(zé)分工1.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。建立健全檔案管理制度，制定檔案管理流程和操作規(guī)范，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，定期檢查檔案保管狀況，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案安全。負(fù)責(zé)接待檔案查借閱申請(qǐng)，對(duì)查借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，按照規(guī)定辦理查借閱手續(xù)，并做好相關(guān)記錄。協(xié)助檔案利用者查閱、復(fù)制檔案資料，提供必要的咨詢和指導(dǎo)服務(wù)。負(fù)責(zé)檔案信息的統(tǒng)計(jì)、分析和上報(bào)工作，及時(shí)掌握檔案利用情況，為醫(yī)院決策提供參考依據(jù)。參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)、維護(hù)和利用，提高檔案管理的信息化水平。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)全面負(fù)責(zé)檔案管理部門的工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。組織檔案管理人員學(xué)習(xí)國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。定期檢查檔案管理工作情況，及時(shí)解決檔案管理工作中存在的問題，確保檔案管理工作順利開展。協(xié)調(diào)檔案管理部門與醫(yī)院其他科室、部門之間的關(guān)系，保障檔案管理工作與醫(yī)院各項(xiàng)工作的有效銜接。負(fù)責(zé)向上級(jí)主管部門匯報(bào)檔案管理工作情況，接受上級(jí)部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類醫(yī)院檔案分為以下幾大類：1.醫(yī)療檔案類包括病歷檔案、醫(yī)療統(tǒng)計(jì)報(bào)表、醫(yī)療質(zhì)量控制資料、醫(yī)療糾紛處理檔案等。2.教學(xué)檔案類涵蓋教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、教學(xué)課件、學(xué)生實(shí)習(xí)檔案等。3.科研檔案類有科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究成果報(bào)告、科研論文發(fā)表記錄、科研獎(jiǎng)勵(lì)證書等。4.行政管理檔案類包含醫(yī)院行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、物資檔案等。5.黨團(tuán)工青婦檔案類涉及黨組織建設(shè)、黨員檔案、團(tuán)組織活動(dòng)記錄、工會(huì)工作檔案、婦女工作檔案、青年工作檔案等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式進(jìn)行編制。例如：1.醫(yī)療檔案類：YL001000XX其中，YL表示醫(yī)療檔案類，001為該類檔案的一級(jí)分類代碼，000XX為具體檔案的流水號(hào)。2.教學(xué)檔案類：JX002000XXJX表示教學(xué)檔案類，002為該類檔案的一級(jí)分類代碼，000XX為具體檔案的流水號(hào)。3.科研檔案類：KY003000XXKY表示科研檔案類，003為該類檔案的一級(jí)分類代碼，000XX為具體檔案的流水號(hào)。4.行政管理檔案類：XZ004000XXXZ表示行政管理檔案類，004為該類檔案的一級(jí)分類代碼，000XX為具體檔案的流水號(hào)。5.黨團(tuán)工青婦檔案類：DT005000XXDT表示黨團(tuán)工青婦檔案類，005為該類檔案的一級(jí)分類代碼，000XX為具體檔案的流水號(hào)。每類檔案下可根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)、三級(jí)分類，并相應(yīng)編制編號(hào)。四、檔案查借閱規(guī)定（一）查閱規(guī)定1.醫(yī)院內(nèi)部人員查閱檔案因工作需要查閱檔案的醫(yī)院內(nèi)部人員，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門收到查閱申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。對(duì)于符合查閱條件的申請(qǐng)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱情況，包括查閱人姓名、科室、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱及編號(hào)等。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員只能在檔案查閱室查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，由檔案管理人員核對(duì)無誤后，將檔案歸還原位。2.外單位人員查閱檔案外單位因工作需要查閱醫(yī)院檔案的，應(yīng)提前與醫(yī)院檔案管理部門聯(lián)系，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等情況，并提交單位介紹信及查閱人員有效身份證件。檔案管理部門收到外單位查閱申請(qǐng)后，應(yīng)報(bào)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)同意后，外單位查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，并按照醫(yī)院內(nèi)部人員查閱檔案的程序辦理查閱手續(xù)。外單位查閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守醫(yī)院的相關(guān)規(guī)定，由檔案管理人員陪同查閱，查閱地點(diǎn)僅限檔案查閱室。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)醫(yī)院檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用。外單位查閱人員查閱結(jié)束后，應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。檔案管理部門應(yīng)將外單位查閱檔案的情況記錄在案，以備查考。（二）借閱規(guī)定1.醫(yī)院內(nèi)部人員借閱檔案因工作需要借閱檔案的醫(yī)院內(nèi)部人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門收到借閱申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。對(duì)于確需借閱檔案的申請(qǐng)，檔案管理人員應(yīng)報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，檔案管理人員應(yīng)與借閱人員簽訂《檔案借閱承諾書》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在《檔案借閱登記表》上記錄借閱情況，包括借閱人姓名、科室、借閱時(shí)間、借閱檔案名稱及編號(hào)、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等。借閱檔案一般不得超過規(guī)定的期限，如需延期歸還，借閱人員應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如遇特殊情況不能按時(shí)歸還，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門說明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)對(duì)所借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案是否有損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人員做出說明或承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。核對(duì)無誤后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案借閱登記表》上注明檔案已歸還，并將檔案歸還原位。2.外單位人員借閱檔案外單位因工作需要借閱醫(yī)院檔案的，應(yīng)提前與醫(yī)院檔案管理部門聯(lián)系，說明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等情況，并提交單位介紹信及查閱人員有效身份證件。檔案管理部門收到外單位借閱申請(qǐng)后，應(yīng)報(bào)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)同意后，外單位借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，并按照醫(yī)院內(nèi)部人員借閱檔案的程序辦理借閱手續(xù)。同時(shí)，外單位借閱人員應(yīng)與醫(yī)院簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱期限、保密責(zé)任、違約責(zé)任等。外單位借閱人員借閱檔案的期限一般不得超過[具體期限]，如需延期歸還，應(yīng)提前向醫(yī)院檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。借閱期限屆滿，外單位借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如遇特殊情況不能按時(shí)歸還，應(yīng)及時(shí)向醫(yī)院檔案管理部門說明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。外單位借閱人員應(yīng)對(duì)所借閱的檔案嚴(yán)格保密，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容，不得將檔案用于與借閱目的無關(guān)的其他用途。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向醫(yī)院檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。外單位借閱人員歸還檔案時(shí)，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案是否有損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求外單位借閱人員做出說明或承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。核對(duì)無誤后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案借閱登記表》上注明檔案已歸還，并將檔案歸還原位。五、檔案利用的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案利用監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案查借閱情況進(jìn)行檢查，確保檔案查借閱工作符合規(guī)定要求。2.檢查內(nèi)容包括查閱申請(qǐng)表、借閱申請(qǐng)表的填寫是否完整準(zhǔn)確，查閱、借閱手續(xù)是否齊全，查閱、借閱人員是否遵守相關(guān)規(guī)定，檔案是否按時(shí)歸還等。3.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育或按照醫(yī)院有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）考核辦法1.將檔案利用工作納入醫(yī)院對(duì)各科室、部門及員工的績效考核體系，對(duì)檔案利用工作成績突出的科室、部門及個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.考核指標(biāo)包括檔案查借閱申請(qǐng)的及時(shí)處理率、檔案按時(shí)歸還率、檔案利用效果評(píng)估等。3.對(duì)于檔案利用工作不力，存在違反檔案查借閱制度行為的科室、部門及個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的扣分處理，并在醫(yī)院內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露檔案信息。2.在檔案查借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱、借閱人員進(jìn)行保密提醒，要求其不得擅自傳播檔案內(nèi)容。3.對(duì)于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如單獨(dú)存放、限制查閱范圍等。4.檔案管理人員在工作中形成的各種記錄、文件等，應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火設(shè)備、防盜設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防鼠設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。2.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.檔案管理人員應(yīng)掌握基本的安全知識(shí)和技能，如火災(zāi)報(bào)警、滅火操作、防盜報(bào)警等，確保在突發(fā)情況下能夠及時(shí)采取有