PAGE檔案室資料存儲(chǔ)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案室資料的科學(xué)管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于資料的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有檔案室資料的存儲(chǔ)管理工作，包括但不限于各類文件、合同、報(bào)表、圖紙、技術(shù)資料、人事檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則檔案室資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)，確保資料管理的規(guī)范性和一致性。2.安全保密原則采取有效措施確保資料的安全，防止資料的丟失、損壞、泄露，對(duì)涉及機(jī)密的資料嚴(yán)格保密。3.方便利用原則在確保安全保密的前提下，優(yōu)化資料存儲(chǔ)管理流程，提高資料查閱利用效率，滿足公司/組織內(nèi)部各部門的工作需要。二、檔案室職責(zé)與人員配備（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案室資料存儲(chǔ)管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理各類檔案資料，進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、存儲(chǔ)等工作。3.建立健全檔案資料的檢索系統(tǒng)，方便快速查找和利用。4.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清查、核對(duì)，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。5.負(fù)責(zé)檔案資料的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。6.根據(jù)公司/組織內(nèi)部各部門的需求，提供檔案資料的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。7.對(duì)檔案資料的鑒定、銷毀等工作進(jìn)行審核和監(jiān)督。8.開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高公司/組織整體檔案管理水平。（二）人員配備1.檔案管理人員配備專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。檔案管理人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，如有變動(dòng)應(yīng)及時(shí)做好交接工作。2.崗位職責(zé)檔案主管全面負(fù)責(zé)檔案室的管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。組織檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)水平。根據(jù)公司/組織發(fā)展需求，提出檔案管理工作的改進(jìn)建議和措施。檔案整理員負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、分類、編號(hào)等基礎(chǔ)工作。按照檔案管理規(guī)范，對(duì)各類檔案進(jìn)行科學(xué)整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。協(xié)助檔案管理人員建立和完善檔案檢索系統(tǒng)。檔案保管員負(fù)責(zé)檔案資料的存儲(chǔ)保管工作，確保檔案存放環(huán)境符合要求。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，做好防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施。辦理檔案資料的查閱、借閱登記手續(xù)，跟蹤檔案資料的使用情況，及時(shí)催還。檔案查閱員根據(jù)公司/組織內(nèi)部各部門的需求，提供檔案資料的查閱服務(wù)。指導(dǎo)查閱人員正確查閱檔案資料，解答查閱過程中的疑問。對(duì)查閱檔案的情況進(jìn)行記錄，確保查閱過程規(guī)范有序。三、資料收集與歸檔（一）資料來源1.公司/組織內(nèi)部各部門在工作過程中形成的各類文件、資料、報(bào)表等。2.對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、函件等。3.公司/組織的規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等重要文檔。4.各類技術(shù)資料、圖紙、專利文件等。5.人事檔案資料，包括員工入職、離職、晉升、考核等相關(guān)材料。6.其他具有保存價(jià)值的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子資料，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。4.收集的資料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，便于后續(xù)歸檔。（三）歸檔流程1.資料收集人員將收集到的資料定期移交至檔案室。2.檔案整理員對(duì)移交的資料進(jìn)行審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核通過后，檔案整理員按照檔案分類方案對(duì)資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。4.將整理好的資料裝入檔案盒或檔案袋，并在盒/袋上標(biāo)明檔案編號(hào)、名稱、日期等信息。5.將整理好的檔案資料上架存儲(chǔ)，并更新檔案檢索系統(tǒng)。四、資料分類與編號(hào)（一）分類原則1.按照資料的來源、內(nèi)容、性質(zhì)等進(jìn)行分類，確保分類科學(xué)合理，便于管理和查找。2.分類應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，層次分明，避免交叉重復(fù)。3.結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定適合的分類方案，并保持相對(duì)穩(wěn)定。（二）分類方案1.行政文件類公司文件部門文件會(huì)議文件工作計(jì)劃與總結(jié)規(guī)章制度2.業(yè)務(wù)合同類采購合同銷售合同租賃合同服務(wù)合同其他業(yè)務(wù)合同3.財(cái)務(wù)報(bào)表類財(cái)務(wù)預(yù)算財(cái)務(wù)決算會(huì)計(jì)報(bào)表審計(jì)報(bào)告4.技術(shù)資料類產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙工藝文件技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)研發(fā)項(xiàng)目資料專利文件5.人事檔案類員工入職檔案員工培訓(xùn)檔案員工考核檔案員工晉升檔案員工離職檔案6.其他類榮譽(yù)證書資質(zhì)證明重要活動(dòng)資料（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。2.編號(hào)采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，按照分類方案進(jìn)行編制。3.例如：行政文件類的編號(hào)為XZ年份流水號(hào)，其中XZ表示行政文件類，年份為文件形成的年份，流水號(hào)為該類文件的順序號(hào)。4.業(yè)務(wù)合同類的編號(hào)為HT合同類別年份流水號(hào)，合同類別根據(jù)合同性質(zhì)進(jìn)行細(xì)分編號(hào)。5.其他各類檔案編號(hào)規(guī)則類推，確保編號(hào)清晰、簡潔、易于記憶。五、資料存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的房間作為存儲(chǔ)場所。2.室內(nèi)溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.檔案室應(yīng)配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全。（二）存儲(chǔ)方式1.檔案資料應(yīng)采用密集架、檔案柜等方式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保檔案存放整齊、有序。2.不同類別的檔案應(yīng)分開存放，并在存放位置標(biāo)明檔案類別、編號(hào)等信息。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放。（三）保管措施1.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保賬實(shí)相符。3.對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。4.加強(qiáng)對(duì)檔案室的安全管理，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案室。5.做好檔案室的清潔衛(wèi)生工作，保持室內(nèi)整潔，防止灰塵、雜物等對(duì)檔案造成損害。六、資料查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案室。3.檔案查閱員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，在檔案室為查閱人員提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。4.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱過程中，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案主管簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.檔案保管員根據(jù)申請(qǐng)表辦理檔案借閱登記，將檔案資料交予借閱人員，并告知借閱注意事項(xiàng)。4.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案室提出申請(qǐng)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。6.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)將檔案資料歸還至檔案室，檔案保管員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。七、資料鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)公司/組織的發(fā)展需求和檔案保管期限，定期對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案主管、各部門負(fù)責(zé)人代表、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料進(jìn)行全面審查和鑒定。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已超過保管期限，且確無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案資料。2.內(nèi)容重復(fù)、無利用價(jià)值的檔案資料。3.因保管不善等原因造成嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)且無利用價(jià)值的檔案資料。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案資料進(jìn)行逐一審查，形成鑒定意見。2.經(jīng)檔案主管審核、公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，確定銷毀清單。3.檔案保管員按照銷毀清單對(duì)檔案資料進(jìn)行清點(diǎn)、登記，確保銷毀檔案資料準(zhǔn)確無誤。4.銷毀檔案資料時(shí)，應(yīng)選擇安全、保密的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，并