PAGE檔案局管理各項(xiàng)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案局管理，規(guī)范檔案工作流程，提高檔案管理水平，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局全體工作人員以及涉及檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)的各部門和人員。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案管理工作。2.真實(shí)完整原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.科學(xué)規(guī)范原則：運(yùn)用科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.下級(jí)單位報(bào)送的重要文件、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.本單位與外單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。5.其他具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全、完整。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案的安全性。（三）收集流程1.各部門檔案收集責(zé)任人定期對(duì)本部門的文件材料進(jìn)行整理，分類造冊(cè)。2.將整理好的檔案材料移交至本部門檔案管理聯(lián)絡(luò)員。3.檔案管理聯(lián)絡(luò)員對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行初步審核，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.審核通過(guò)后，將檔案材料移交至檔案局檔案收集部門。5.檔案局檔案收集部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行再次審核，并進(jìn)行編號(hào)、登記等工作，正式納入檔案管理系統(tǒng)。三、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.年度分類法：按照文件形成的年度進(jìn)行分類。2.組織機(jī)構(gòu)分類法：根據(jù)本單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。3.問題分類法：按照文件反映的問題進(jìn)行分類。（三）整理步驟1.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不統(tǒng)一、破損的文件材料進(jìn)行修補(bǔ)和裝訂，去除金屬物。2.分類：按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類。3.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查詢。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息。四、檔案保管制度（一）保管場(chǎng)所1.檔案局應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列存放，便于查找和利用。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和鑒定。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，異地存放。（三）保管措施1.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限等信息。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，制定安全管理制度，確保檔案庫(kù)房的安全。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案，須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案，須按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用要求1.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.查閱檔案應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。4.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案局負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）利用流程1.查閱申請(qǐng)人填寫查閱申請(qǐng)表，提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交至檔案局負(fù)責(zé)人審批。3.檔案局負(fù)責(zé)人審批同意后，安排檔案管理人員提供檔案，并進(jìn)行查閱登記。4.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。六、檔案鑒定制度（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案局負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）、短期（15年以下）。2.對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，重點(diǎn)考慮檔案對(duì)本單位工作的查考利用價(jià)值、歷史研究?jī)r(jià)值、憑證價(jià)值等。（三）鑒定流程1.檔案鑒定小組定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.檔案管理人員對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行初步整理和統(tǒng)計(jì)，填寫檔案鑒定登記表。3.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限和存毀意見。4.對(duì)確定銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。5.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案信息徹底銷毀，不得泄露。七、檔案統(tǒng)計(jì)制度（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類檔案的數(shù)量、新增檔案數(shù)量、銷毀檔案數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：包括查閱檔案的人次、卷次、利用目的等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)：包括檔案庫(kù)房的溫濕度、安全檢查情況等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。（三）統(tǒng)計(jì)分析1.對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)和存在的問題。2.根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，提出改進(jìn)檔案管理工作的措施和建議。八、檔案信息化管理制度（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為單位各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，形成電子檔案。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本單位的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密等安全管理制度，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行操作。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，建立電子檔案?jìng)浞葜贫?，定期?duì)電子檔案進(jìn)行備份，異地存放。九、檔案人員崗位職責(zé)（一）檔案局負(fù)責(zé)人崗位職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案局的管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度。2.組織實(shí)施檔案管理各項(xiàng)工作，確保檔案管理工作的順利開展。3.協(xié)調(diào)檔案局與各部門之間的關(guān)系，指導(dǎo)各部門檔案管理工作。4.負(fù)責(zé)檔案管理人員的培訓(xùn)、考核和獎(jiǎng)懲工作。5.審核重要檔案的利用申請(qǐng)，審批檔案鑒定意見和銷毀清冊(cè)。（二）檔案收集人員崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位各類檔案的收集工作，確保檔案收集齊全、完整。2.對(duì)收集的檔案進(jìn)行初步整理和分類，移交檔案整理人員。3.定期與各部門溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解檔案形成情況，督促各部門按時(shí)移交檔案。（三）檔案整理人員崗位職責(zé)1.按照檔案整理制度的要求，對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類、編號(hào)、編目等工作。2.確保檔案整理工作的質(zhì)量，做到分類科學(xué)、編號(hào)準(zhǔn)確、編目規(guī)范。3.對(duì)整理好的檔案進(jìn)行裝盒，填寫盒脊信息。（四）檔案保管人員崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理工作，保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，溫度、濕度適宜。2.按照檔案存放要求，對(duì)檔案進(jìn)行有序排列存放，定期檢查檔案保管情況。3.做好檔案的安全保護(hù)工作，防止檔案丟失、損壞、泄露。4.負(fù)責(zé)檔案的出入庫(kù)登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)。（五）檔案利用人員崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)接待檔案利用者，辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。2.按照檔案利用制度的要求，為利用者提供檔案查閱服務(wù)，確保利用者正確使用檔案。3.對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)反饋利用者意見。（六）檔案鑒定人員崗位職責(zé)1.參與檔案鑒定小組的工作，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的保管期限和存毀意見提出建議。3.協(xié)助編制檔案鑒定登記表和銷毀清冊(cè)。（七）檔案統(tǒng)計(jì)人員崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案數(shù)量、利用情況、保管狀況等統(tǒng)計(jì)工作，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.定期對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。3.確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，按時(shí)上報(bào)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（八）檔案信息