PAGE保健院檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)保健院檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高檔案利用效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合保健院實(shí)際情況，制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于保健院各科室、部門在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則保健院檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合檔案室集中管理，各科室、部門負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和初步保管，接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。2.完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)規(guī)范原則確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確反映保健院各項(xiàng)工作活動，遵循檔案管理的科學(xué)方法和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化。3.便于利用原則優(yōu)化檔案整理和分類，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱、借閱和使用，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定保健院檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全院檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定各類檔案，確保檔案的安全與完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案目錄、索引和參考資料，為檔案利用提供便利。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)各科室、部門的檔案工作，監(jiān)督檢查檔案管理情況。6.參與保健院重大活動和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。（二）各科室、部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室檔案材料的收集、整理、分類和初步保管，確保檔案材料的齊全、完整和真實(shí)。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本科室檔案工作的日常管理，按照綜合檔案室要求及時移交檔案。3.配合綜合檔案室開展檔案整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，積極提供檔案利用線索。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本科室檔案的安全與保密。三、檔案分類與編號（一）檔案分類保健院檔案分為黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)類、教學(xué)科研類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、設(shè)備物資類、基建項(xiàng)目類等八大類。具體分類如下：1.黨群工作類包括黨組織建設(shè)、黨員管理、紀(jì)檢監(jiān)察、工會工作、共青團(tuán)工作等方面的文件材料。2.行政管理類涵蓋醫(yī)院行政事務(wù)管理、綜合協(xié)調(diào)、會議紀(jì)要、規(guī)章制度、文件收發(fā)、信訪接待等文件材料。3.醫(yī)療業(yè)務(wù)類包含醫(yī)療質(zhì)量管理、臨床診療、護(hù)理工作、醫(yī)技檢查、藥劑管理、醫(yī)療安全、預(yù)防保健等方面的文件材料。4.教學(xué)科研類涉及教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、教學(xué)評估、科研項(xiàng)目申報(bào)、科研成果、學(xué)術(shù)交流等文件材料。5.人事管理類包括人員招聘、錄用、考核、晉升、獎懲、培訓(xùn)、工資福利、人事檔案等文件材料。6.財(cái)務(wù)管理類涵蓋財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)管理等文件材料。7.設(shè)備物資類包含設(shè)備采購、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、報(bào)廢，物資采購、庫存管理、供應(yīng)發(fā)放等文件材料。8.基建項(xiàng)目類涉及醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等文件材料。（二）檔案編號為便于檔案管理和檢索，對每類檔案進(jìn)行編號。編號采用“大類代碼+年度+流水號”的方式。具體編號規(guī)則如下：1.大類代碼黨群工作類：DQ行政管理類：XZ醫(yī)療業(yè)務(wù)類：YL教學(xué)科研類：JX人事管理類：RS財(cái)務(wù)管理類：CW設(shè)備物資類：SB基建項(xiàng)目類：JJ2.年度采用公元紀(jì)年，如“2023”表示年份。3.流水號按照檔案形成時間順序依次編號，從“001”開始。例如，一份2023年形成的醫(yī)療業(yè)務(wù)類檔案，編號為YL2023001。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各科室、部門應(yīng)明確檔案收集范圍和責(zé)任人，定期收集本科室在工作活動中形成的各類檔案材料，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備，禁用鉛筆、圓珠筆書寫。3.收集的檔案材料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音錄像等各種載體形式。（二）整理方法1.遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，進(jìn)行科學(xué)分類、排序。2.紙質(zhì)檔案按照類別、年度、保管期限進(jìn)行排列，同一類別的檔案按照時間順序排列。3.電子檔案按照檔案分類方案進(jìn)行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，文件名應(yīng)規(guī)范準(zhǔn)確，便于識別和查找。4.照片檔案應(yīng)按照時間、地點(diǎn)、事件等要素進(jìn)行分類整理，注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，并配以文字說明。5.錄音錄像檔案應(yīng)進(jìn)行分類整理，建立目錄索引，注明錄制時間、內(nèi)容、時長等信息。（三）整理流程1.各科室、部門檔案管理人員對收集到的檔案材料進(jìn)行初步整理，按照分類要求進(jìn)行分類、排序，編制卷內(nèi)目錄。2.將初步整理好的檔案移交綜合檔案室，綜合檔案室檔案管理人員進(jìn)行復(fù)查，對不符合要求的檔案材料退回原科室進(jìn)行補(bǔ)充完善。3.綜合檔案室檔案管理人員按照檔案整理規(guī)范，對檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理，裝訂成冊，編制檔號，填寫檔案盒封面、脊背等信息。4.建立檔案臺賬，對檔案的收集、整理、移交、保管等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。五（此處序號應(yīng)為五，可能是排版錯誤）、檔案保管與保護(hù)（一）保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。具體劃分如下：1.永久保管反映保健院主要職能活動和歷史面貌的，對保健院有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃、重大決策文件、重要會議記錄、醫(yī)療事故處理檔案等。2.30年保管在較長時間內(nèi)對保健院工作有查考利用價值的檔案，如醫(yī)療業(yè)務(wù)常規(guī)文件、教學(xué)科研項(xiàng)目中期報(bào)告、人事任免文件等。3.10年保管在較短時間內(nèi)對保健院工作有參考價值的檔案，如一般性會議文件、短期培訓(xùn)資料、臨時性工作文件等。（二）保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光（紫外線）、防塵、防有害生物等適宜的保管條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全與完整。2.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長檔案使用壽命。3.加強(qiáng)對電子檔案的保護(hù)，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。六、檔案利用與借閱（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和保健院檔案管理制度，確保檔案利用合法合規(guī)。2.服務(wù)優(yōu)先原則以服務(wù)保健院各項(xiàng)工作為宗旨，積極為醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動提供檔案支持和服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案泄密。（二）利用方式1.查閱因工作需要查閱檔案的，查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.借閱確需借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在科室、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息。（四）利用監(jiān)督綜合檔案室應(yīng)加強(qiáng)對檔案利用過程的監(jiān)督，確保查閱、借閱人員遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、批注等。查閱、借閱人員歸還檔案時，綜合檔案室管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，如有問題應(yīng)及時查明原因并處理。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍有保存價值。2.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)從文件內(nèi)容、歷史背景、利用價值等方面進(jìn)行綜合評估，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確無誤。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐卷審查，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊