PAGE農(nóng)房建設(shè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強農(nóng)房建設(shè)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管和利用等工作，確保農(nóng)房建設(shè)檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，為農(nóng)房建設(shè)管理、決策及相關(guān)工作提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所涉及的各類農(nóng)房建設(shè)項目檔案管理工作，包括新建、改建、擴建農(nóng)房項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、驗收等全過程形成的文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則農(nóng)房建設(shè)檔案由本公司/組織統(tǒng)一歸口管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.完整準確原則全面收集農(nóng)房建設(shè)各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案資料，保證檔案內(nèi)容真實、準確、完整，能夠客觀反映農(nóng)房建設(shè)的實際情況。3.便于利用原則優(yōu)化檔案整理和保管方式，提高檔案檢索效率，方便公司/組織內(nèi)部及相關(guān)部門對檔案的查閱和利用。4.安全保密原則建立健全檔案安全保密制度，采取有效措施確保檔案實體和信息安全，防止檔案泄露、損毀和丟失。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善本公司/組織農(nóng)房建設(shè)檔案管理制度，并組織實施。2.負責農(nóng)房建設(shè)檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計各類農(nóng)房建設(shè)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.指導和監(jiān)督各部門在農(nóng)房建設(shè)過程中形成檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案質(zhì)量。4.開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司/組織提供檔案查閱、借閱服務，根據(jù)需要編制檔案參考資料。5.負責檔案庫房的日常管理，做好檔案的安全防護、防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進行檢查和維護。6.組織檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理水平。（二）項目建設(shè)部門職責1.負責本部門在農(nóng)房建設(shè)項目中形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并在項目竣工后及時向檔案管理部門移交。2.明確專人負責檔案管理工作，確保項目檔案的形成與項目建設(shè)同步進行，保證檔案資料的真實、完整和準確。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔、查閱和利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責1.認真學習和掌握檔案管理的法律法規(guī)、業(yè)務知識和技能，嚴格遵守檔案管理制度。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等具體工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管和保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。4.負責檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，按照規(guī)定提供檔案利用服務，對利用情況進行記錄。5.積極參與檔案信息開發(fā)利用工作，協(xié)助編制檔案參考資料，為公司/組織決策提供參考依據(jù)。6.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集（一）收集范圍1.農(nóng)房建設(shè)項目前期文件項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、鄉(xiāng)村建設(shè)規(guī)劃許可證等相關(guān)證件。土地使用證明、宅基地審批文件等。2.設(shè)計文件初步設(shè)計、施工圖設(shè)計文件（包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣等專業(yè)圖紙）。設(shè)計變更通知單、技術(shù)核定單等。3.施工文件施工組織設(shè)計、施工方案、施工技術(shù)交底記錄。工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢驗報告。施工日志、工程質(zhì)量檢查記錄、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄。工程進度報表、工程簽證單、工程聯(lián)系單。施工單位資質(zhì)證書、人員資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證等。4.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃（細則）、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀要。工程質(zhì)量監(jiān)理記錄、工程進度監(jiān)理記錄、工程費用監(jiān)理記錄。監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單。5.竣工驗收文件工程竣工驗收報告、工程竣工備案表。工程質(zhì)量保修書、房屋測繪報告。消防驗收意見書、環(huán)保驗收合格文件等專項驗收資料。工程竣工圖（包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣等專業(yè)竣工圖）。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門在農(nóng)房建設(shè)過程中形成的各類文件材料，確保檔案齊全、完整。2.收集的檔案應真實、準確、有效，文件材料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。3.對收集到的零散文件材料，應進行系統(tǒng)整理，按照分類標準進行分類存放，便于后續(xù)整理和歸檔。4.在項目建設(shè)過程中，各部門應定期對形成的檔案進行匯總和自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保檔案質(zhì)量。（三）收集時間1.項目前期文件應在文件形成后及時收集歸檔。2.設(shè)計文件在設(shè)計完成并經(jīng)審核后，由設(shè)計單位及時向項目建設(shè)部門移交，項目建設(shè)部門應在收到后一周內(nèi)整理歸檔。3.施工文件隨工程進度同步收集，每月末施工單位應將當月形成整理好的檔案資料移交項目建設(shè)部門，項目建設(shè)部門審核后于次月上旬歸檔。4.監(jiān)理文件由監(jiān)理單位按照監(jiān)理工作流程及時整理歸檔，并定期向項目建設(shè)部門移交副本，項目建設(shè)部門應在收到后及時將副本與其他檔案資料一并歸檔。5.竣工驗收文件在工程竣工驗收合格后一個月內(nèi)，由項目建設(shè)部門負責收集整理并移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范、裝訂整齊。（二）分類方法農(nóng)房建設(shè)檔案按照項目前期文件（A）、設(shè)計文件（B）、施工文件（C）、監(jiān)理文件（D）、竣工驗收文件（E）等五大類進行一級分類，每大類下再根據(jù)文件性質(zhì)、內(nèi)容等進行二級分類，具體如下：1.項目前期文件（A）立項批復（A1）可行性研究報告（A2）環(huán)境影響評價報告（A3）建設(shè)用地規(guī)劃許可證（A4）建設(shè)工程規(guī)劃許可證（A5）鄉(xiāng)村建設(shè)規(guī)劃許可證（A6）……2.設(shè)計文件（B）初步設(shè)計（B1）施工圖設(shè)計文件（建筑）（B21）施工圖設(shè)計文件（結(jié)構(gòu)）（B22）施工圖設(shè)計文件（給排水）（B23）施工圖設(shè)計文件（電氣）（B24）設(shè)計變更通知單（B3）……3.施工文件（C）施工組織設(shè)計（C1）施工方案（C2）施工技術(shù)交底記錄（C3）工程材料質(zhì)量證明文件（C4）工程材料檢驗報告（C5）構(gòu)配件質(zhì)量證明文件（C6）構(gòu)配件檢驗報告（C7）設(shè)備質(zhì)量證明文件（C8）設(shè)備檢驗報告（C9）施工日志（C10）……4.監(jiān)理文件（D）監(jiān)理規(guī)劃（D1）監(jiān)理細則（D2）監(jiān)理月報（D3）監(jiān)理會議紀要（D4）工程質(zhì)量監(jiān)理記錄（D5）工程進度監(jiān)理記錄（D6）工程費用監(jiān)理記錄（D7）監(jiān)理通知單（D8）……5.竣工驗收文件（E）工程竣工驗收報告（E1）工程竣工備案表（E2）工程質(zhì)量保修書（E3）房屋測繪報告（E4）消防驗收意見書（E5）環(huán)保驗收合格文件（E6）工程竣工圖（建筑）（E71）工程竣工圖（結(jié)構(gòu)）（E72）工程竣工圖（給排水）（E73）工程竣工圖（電氣）（E74）……（三）組卷要求1.項目前期文件按照文件性質(zhì)和時間順序分別組卷，一卷內(nèi)文件數(shù)量不宜過多，以方便查閱為原則。2.設(shè)計文件按照專業(yè)分類組卷，同一專業(yè)的設(shè)計文件可根據(jù)設(shè)計階段或時間順序排列。3.施工文件按照單位工程、分部工程、分項工程順序組卷，同一分部工程或分項工程的文件材料集中組卷，卷內(nèi)文件排列應按照施工流程和文件形成時間順序。4.監(jiān)理文件按照監(jiān)理工作內(nèi)容分類組卷，如質(zhì)量監(jiān)理、進度監(jiān)理、費用監(jiān)理等，每類監(jiān)理文件再根據(jù)時間順序排列。5.竣工驗收文件按照文件性質(zhì)和時間順序組卷，工程竣工圖單獨組卷，竣工圖應加蓋竣工圖章，并與原施工圖進行核對，標注修改內(nèi)容。（四）編號與編目1.檔案編號采用“年度類別流水號”的方式，如“2023A001”表示2023年形成的項目前期文件第1卷。2.編目包括編制案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等。案卷封面應填寫項目名稱、檔案類別、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限等內(nèi)容；卷內(nèi)目錄應包括序號、文件題名、文號、日期、頁號、備注等欄目；備考表應填寫卷內(nèi)文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況及其他需要說明的事項。（五）裝訂要求1.歸檔文件應采用線裝或膠裝方式裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于保管和查閱。2.裝訂時應去除文件上的金屬物，對破損的文件應進行修補或復制。3.卷內(nèi)文件應按照編目順序排列，逐頁編寫頁號，單面書寫的文件在右下角編寫頁號，雙面書寫的文件正面在右下角、背面在左下角編寫頁號。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備良好的通風、防潮、防火、防蟲、防盜等條件。2.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施，確保檔案安全保管。（二）保管方式1.檔案應按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對重要的紙質(zhì)檔案應進行備份，可采用電子掃描、縮微等方式保存副本，同時建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。3.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行備份和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限農(nóng)房建設(shè)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案包括：項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、鄉(xiāng)村建設(shè)規(guī)劃許可證、工程竣工驗收報告、工程竣工備案表、房屋測繪報告等重要文件。2.長期保管的檔案包括：設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件等與農(nóng)房建設(shè)過程相關(guān)的重要文件，保管期限為30年。3.短期保管的檔案包括：工程進度報表、工程簽證單、工程聯(lián)系單等一般性文件，保管期限為10年。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、準確性、保管期限、存放位置等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時進行處理，并做好記錄。3.建立檔案清查臺賬，記錄清查時間、清查人員、清查范圍、清查結(jié)果及處理情況等信息，以備查閱。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱農(nóng)房建設(shè)檔案。2.相關(guān)政府部門、單位因工作需要查閱本公司/組織農(nóng)房建設(shè)檔案。3.涉及農(nóng)房建設(shè)項目的司法案件、糾紛處理等需要查閱檔案作為證據(jù)。（二）利用方式1.查閱本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應按照規(guī)定提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。2.借閱因工作需要借閱檔案的，除填寫《檔案查閱申請表》外，還需經(jīng)檔案管理部門負責人審批。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，歸還時檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和質(zhì)量。3.復制對于因特殊原因不能查閱或借閱檔案原件的，可申請復制檔案。復制檔案需經(jīng)檔案管理部門負責人審批，檔案管理人員應按照規(guī)定進行復制，并在復制件上加蓋“本件與原件核對無誤”章，注明復制日期、復制人等信息。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用部門、利用人員、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。登記記錄應妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。七、檔案保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應采取特殊的保密措施，限制查閱范圍，并做好保