PAGE清產(chǎn)核資檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司清產(chǎn)核資檔案管理，確保清產(chǎn)核資工作中形成的各類檔案真實、完整、有效，便于查閱和利用，為公司的決策、管理及發(fā)展提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在清產(chǎn)核資工作過程中形成的所有檔案資料，包括但不限于資產(chǎn)清查、產(chǎn)權界定、價值重估、損溢認定、資金核實等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、報表、憑證、記錄等各類材料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則清產(chǎn)核資檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映清產(chǎn)核資工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確、可靠。3.分類科學原則按照清產(chǎn)核資工作的流程和檔案的性質(zhì)進行科學分類，便于查找和利用。4.安全保密原則建立嚴格的檔案安全保密制度，防止檔案信息泄露，確保檔案的安全與完整。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善清產(chǎn)核資檔案管理制度，并組織實施。2.指導、監(jiān)督各部門在清產(chǎn)核資工作中做好檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一保管清產(chǎn)核資檔案，建立檔案目錄和索引，便于查詢和利用。4.定期對清產(chǎn)核資檔案進行檢查、鑒定和統(tǒng)計，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.按照規(guī)定向有關部門提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記工作。6.負責對超過保管期限的清產(chǎn)核資檔案進行鑒定和銷毀。（二）各部門職責1.負責本部門在清產(chǎn)核資工作中形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并及時移交檔案管理部門。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案資料的及時、準確收集和整理。3.在檔案管理部門的指導下，做好本部門檔案的日常保管和利用工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.資產(chǎn)清查階段資產(chǎn)清查登記表、盤點表、清查報告等。資產(chǎn)權屬證明文件，如房產(chǎn)證、土地證、車輛行駛證等。資產(chǎn)購置合同、發(fā)票、入賬憑證等。2.產(chǎn)權界定階段產(chǎn)權界定申報材料，包括產(chǎn)權歸屬說明、相關協(xié)議等。查詢產(chǎn)權信息的相關文件和記錄。產(chǎn)權界定過程中的會議紀要、協(xié)商記錄等。3.價值重估階段價值重估報告及相關評估資料，如評估機構資質(zhì)證明、評估方法說明、評估參數(shù)依據(jù)等。資產(chǎn)市場價格信息收集資料。4.損溢認定階段資產(chǎn)損溢申報材料，包括損溢原因分析、證明材料等。損溢認定的審批文件和會議紀要。5.資金核實階段資金核實報告及相關財務資料，如賬目調(diào)整憑證、資金往來明細等。審計報告、驗資報告等相關文件。（二）收集要求1.各部門應在清產(chǎn)核資工作完成后及時將形成的檔案資料收集齊全，確保不漏項。2.收集的檔案資料應真實、完整、清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并做好備份存儲。（三）整理方法1.分類整理按照清產(chǎn)核資工作的流程和檔案的性質(zhì)，將檔案分為資產(chǎn)清查檔案、產(chǎn)權界定檔案、價值重估檔案、損溢認定檔案、資金核實檔案等類別。2.編號編目對每一份檔案進行編號，編制檔案目錄，注明檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，便于查找和管理。3.裝訂成冊對于紙質(zhì)檔案，應按照一定順序進行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門整理好的檔案資料應定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，符合要求的予以接收歸檔。3.歸檔后的檔案應按照分類順序上架存放，并在檔案目錄中注明存放位置。（二）保管期限1.清產(chǎn)核資工作中形成的永久性檔案，如涉及公司重大資產(chǎn)產(chǎn)權變動、重要財務決策等文件，應長期保管。2.一般性檔案，如資產(chǎn)清查登記表、盤點表等，保管期限為[X]年。3.保管期限自清產(chǎn)核資工作結束之日起計算。（三）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質(zhì)應定期更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱清產(chǎn)核資檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應的檔案資料，并做好查閱登記工作，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱清產(chǎn)核資檔案，應持有單位介紹信或相關證明文件，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)公司主管領導簽字批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應對借閱申請進行嚴格審核，確保借閱目的合法合規(guī)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉借、涂改、損壞或丟失。歸還檔案時，檔案管理部門應認真檢查檔案的完整性和準確性，如有問題，應及時查明原因并追究借閱人的責任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對清產(chǎn)核資檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、財務人員、審計人員等組成，對擬銷毀的檔案進行審核鑒定。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、重要程度等因素，綜合判斷檔案是否可以銷毀，并形成鑒定意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字確認后，報公司主管領導批準。3.檔案銷毀應在指定的地點進行，由檔案管理部門和相關部門人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應認真核對銷毀的檔案清單與實際