PAGE掇刀區(qū)檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強掇刀區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在掇刀區(qū)各項工作中的作用，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于掇刀區(qū)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織（以下統(tǒng)稱“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各單位的檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映掇刀區(qū)各項工作的歷史過程和實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則全面收集和整理掇刀區(qū)在各個領(lǐng)域、各個階段形成的具有保存價值的文件材料，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，為掇刀區(qū)各項工作提供高效、便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置掇刀區(qū)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全區(qū)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。各單位應(yīng)根據(jù)工作需要，設(shè)置相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定掇刀區(qū)檔案管理工作的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計掇刀區(qū)各單位的檔案資料，確保檔案的完整和安全。3.對掇刀區(qū)各單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，指導(dǎo)各單位檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)工作。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。6.開發(fā)利用檔案信息資源，為掇刀區(qū)各項工作提供檔案資料查詢、借閱等服務(wù)。（三）專（兼）職檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、齊全完整。2.按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對本單位檔案進(jìn)行科學(xué)保管，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.建立健全本單位檔案檢索工具，積極開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案查詢利用效率。4.負(fù)責(zé)本單位檔案的借閱登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，及時催還借閱檔案。5.定期對本單位檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案賬實相符。6.參與本單位檔案鑒定、銷毀等工作，按照規(guī)定程序做好相關(guān)記錄。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映掇刀區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會等各方面工作的文件材料，包括上級機(jī)關(guān)文件、本級機(jī)關(guān)文件、下級機(jī)關(guān)報送的文件等。2.各單位在履行職能活動中形成的各類文件材料，如會議文件、工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、財務(wù)憑證等。3.反映掇刀區(qū)重大事件、重要活動、重點項目建設(shè)等方面的文件材料。4.具有保存價值的聲像、電子等特殊載體檔案，如照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等。5.其他對掇刀區(qū)工作具有查考利用價值的文件材料。（二）收集要求1.各單位應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確文件材料的收集范圍、收集渠道和收集時間要求，確保文件材料及時、完整地收集歸檔。2.檔案管理人員應(yīng)主動參與本單位各項工作，及時了解文件材料形成情況，督促相關(guān)部門和人員按時移交檔案材料。3.對重要文件材料，應(yīng)實行跟蹤收集，確保不遺漏。4.收集的文件材料應(yīng)保持其真實性和原始性，不得擅自涂改、偽造。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和信息資源共享。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊。2.科技檔案整理按照項目進(jìn)行分類，建立項目檔案卷內(nèi)目錄、備考表等，對項目文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理。3.會計檔案整理按照會計檔案的種類進(jìn)行分類，如憑證、賬簿、報表等，分別裝訂成冊，并編制會計檔案目錄。4.聲像檔案整理按照載體形式、時間順序進(jìn)行分類，編寫聲像檔案說明，注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息。5.電子檔案整理按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并確保電子檔案的可讀性和可用性。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案裝具1.應(yīng)選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應(yīng)堅固耐用，便于檔案的存放和查找。3.檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，規(guī)格應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類別和保管期限進(jìn)行分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找。2.不同載體的檔案應(yīng)分別存放，相互隔離。3.對珍貴、易損檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案是指反映掇刀區(qū)重大歷史事件、重要決策、重要業(yè)務(wù)活動等具有長遠(yuǎn)查考利用價值的數(shù)據(jù)文件材料。3.定期保管的檔案期限分為30年、10年。定期保管的檔案在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可以銷毀的，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（五）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查核對，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，確保檔案賬實相符。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值。2.對已超過保管期限的檔案，應(yīng)重點審查其是否仍具有查考利用價值。3.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.對確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批后實施銷毀。（四）銷毀方式1.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和本制度規(guī)定提供檔案利用服務(wù)。2.方便快捷原則優(yōu)化檔案利用流程，提高服務(wù)效率，為利用者提供便捷的服務(wù)。3.安全保密原則在提供檔案利用服務(wù)過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。（二）利用范圍1.掇刀區(qū)各單位及其工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.其他單位和個人因履行法定職責(zé)或研究需要，經(jīng)批準(zhǔn)可以查閱、借閱掇刀區(qū)相關(guān)檔案。（三）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位和個人查閱、借閱檔案，應(yīng)提交單位介紹信或有效身份證件，填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)掇刀區(qū)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。4.查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱、借閱時間、利用者姓名、單位、查閱內(nèi)容、歸還時間等。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立掇刀區(qū)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。2.提高檔案管理效率，提升檔案服務(wù)質(zhì)量，為掇刀區(qū)各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)字化副本，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合掇刀區(qū)檔案管理工作的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理建立健全檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息化數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計、報表生成等功能，滿足檔案管理工作的需要。2.檔案數(shù)字化副本應(yīng)與紙質(zhì)檔案原件內(nèi)容一致，圖像清晰、完整，存儲格式符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理技能，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行系統(tǒng)操作和數(shù)據(jù)維護(hù)。4.定期對檔案信息化設(shè)備和系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保其正常運行。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體掇刀區(qū)檔案管理部門負(fù)責(zé)對全區(qū)各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。各單位應(yīng)加強對本單位檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員配備情況。3.檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作質(zhì)量。4.檔案信息化建設(shè)情況。5.檔案利用服務(wù)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。檔案管理部門每年定期對各單位檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，并形成檢查報告。2.不定期抽查。根據(jù)工作需要，對部分單位的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項檢查。針對檔案管理中的重點、難點問題，開展專項檢查，推動檔案管理工作不斷完善。（四）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門