PAGE軍休單位檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)軍休單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在軍休服務(wù)管理工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本軍休單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本軍休單位在各項工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本軍休單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案管理應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映軍休單位各項工作的歷史過程和實(shí)際情況，維護(hù)檔案的原始性和真實(shí)性。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全保密意識，采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高檔案的服務(wù)效能，為軍休服務(wù)管理工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本軍休單位檔案管理的日常工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本軍休單位檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的實(shí)體安全，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問題。4.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱利用。5.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的信息化水平。6.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、利用制度，做好檔案借閱登記和利用效果反饋工作，確保檔案的合理利用和安全歸還。7.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。8.加強(qiáng)與其他部門的溝通協(xié)作，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好文件材料的收集、整理和歸檔工作。9.負(fù)責(zé)檔案管理工作的統(tǒng)計和上報，及時準(zhǔn)確地向有關(guān)部門報送檔案管理工作情況。10.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整。2.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時整理、分類，定期移交檔案管理部門歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本軍休單位工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本軍休單位形成的各類文件材料，包括工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄、統(tǒng)計報表、財務(wù)賬目、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.軍休干部的個人檔案，包括入伍登記表、履歷表、任免文件、獎懲材料、健康檔案等。4.反映本軍休單位歷史變遷、重大活動、重要事件的照片、錄音、錄像等聲像資料。5.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門形成的文件材料，并進(jìn)行初步整理。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案的安全性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為文書檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案等類別。文書檔案可按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類；人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類整理；業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類；聲像檔案按照內(nèi)容或時間順序進(jìn)行分類。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)科學(xué)、規(guī)范、便于識別和管理。文書檔案編號可采用年度號保管期限號流水號的形式；人事檔案編號按照干部人事檔案管理規(guī)定執(zhí)行；業(yè)務(wù)檔案和聲像檔案根據(jù)實(shí)際情況制定編號規(guī)則。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)反映檔案的類別、編號、題名、保管期限、起止日期等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)詳細(xì)記錄每份文件的題名、文號、日期、頁號等內(nèi)容。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持文件的整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，確保檔案的美觀和耐用。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲蛀、防鼠咬、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境的安全。（二）檔案裝具1.使用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具，對檔案進(jìn)行分類存放。2.檔案裝具應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找。（三）檔案保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案的實(shí)際價值，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括本軍休單位的重要文件、歷史檔案、人事檔案等；長期保管的檔案一般為16年至50年的檔案；短期保管的檔案為15年以下的檔案。3.定期對檔案保管期限進(jìn)行鑒定，對已到保管期限且失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）檔案保管措施1.建立檔案保管賬目，對檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到賬物相符。2.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.加強(qiáng)對電子檔案的保管，定期進(jìn)行備份，存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本軍休單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.軍休干部本人及其家屬因合法權(quán)益需要查閱相關(guān)檔案。3.上級機(jī)關(guān)、有關(guān)部門因工作需要查閱檔案。4.其他經(jīng)批準(zhǔn)的單位或個人因特殊情況需要查閱檔案。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱紙質(zhì)檔案應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守查閱室的相關(guān)規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、損壞。查閱電子檔案應(yīng)使用檔案管理系統(tǒng)提供的查閱功能，按照權(quán)限進(jìn)行操作，不得擅自復(fù)制、傳播電子檔案內(nèi)容。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，按時歸還檔案。3.出具證明檔案管理部門可根據(jù)檔案利用者的需求，出具檔案證明材料。出具的證明材料應(yīng)內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案名稱、檔案編號、借閱期限等信息。3.定期對檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。（四）利用效果反饋1.檔案利用者在利用檔案后，應(yīng)及時向檔案管理部門反饋利用效果，包括利用檔案對工作的幫助、發(fā)現(xiàn)的問題等。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用者的反饋意見，對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和改進(jìn)，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量和利用價值。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和檔案的實(shí)際價值，對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定檔案時，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷檔案是否具有保存價值。3.對涉及軍休干部個人隱私、機(jī)密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行鑒定和管理。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已滿保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀。3.對確定銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。4.檔案銷毀清冊經(jīng)軍休單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案的銷毀，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對電子檔案的銷毀，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)清除軟件進(jìn)行徹底刪除，存儲介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行物理銷毀。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的軍休單位檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動化和規(guī)范化。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作效率，方便檔案的查閱、利用和統(tǒng)計分析。3.確保電子檔案的安全存儲和有效利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化檔案應(yīng)保證圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合本軍休單位的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計等功能的信息化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計等功能，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.電子檔案存儲與管理電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，定期進(jìn)行備份。存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案數(shù)據(jù)丟失。建立電子檔案存儲管理制度，對電子檔案的存儲環(huán)境、存儲設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)。（三）信息化安全保障1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置