PAGE大學(xué)人事檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)大學(xué)人事檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高人事管理工作效率，促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體教職工及學(xué)生的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案應(yīng)如實(shí)反映教職工及學(xué)生的個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：人事檔案應(yīng)全面收集與個(gè)人相關(guān)的各類(lèi)材料，保證檔案內(nèi)容的完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案保密的規(guī)定，確保人事檔案信息不被泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、利用等工作，保證檔案管理工作的規(guī)范化。二、管理體制與職責(zé)（一）管理體制學(xué)校設(shè)立專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)全校人事檔案的集中統(tǒng)一管理。人事檔案管理部門(mén)在學(xué)校黨委組織部或人事處的領(lǐng)導(dǎo)下開(kāi)展工作。（二）職責(zé)分工1.學(xué)校黨委組織部或人事處貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)人事檔案管理的法律法規(guī)和政策規(guī)定，制定本校人事檔案管理制度并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)審核人事檔案管理部門(mén)提交的重要檔案材料和管理工作情況報(bào)告。協(xié)調(diào)解決人事檔案管理工作中的重大問(wèn)題。2.人事檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)收集、鑒別、整理、歸檔、保管教職工及學(xué)生的人事檔案。辦理人事檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理。定期對(duì)人事檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，保證檔案的安全和完整。做好檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核工作。3.各部門(mén)（單位）負(fù)責(zé)本部門(mén)（單位）教職工人事檔案材料的形成、積累和整理，并及時(shí)移交人事檔案管理部門(mén)。協(xié)助人事檔案管理部門(mén)做好人事檔案的相關(guān)工作，如提供證明材料等。三、檔案內(nèi)容與分類(lèi)（一）檔案內(nèi)容1.履歷材料：個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)經(jīng)歷等相關(guān)材料。2.自傳材料：個(gè)人撰寫(xiě)的自傳及相關(guān)材料。3.鑒定、考核、考察材料：年度考核、聘期考核、工作鑒定、考察材料等。4.學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）材料：學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(shū)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表、聘任文件等。5.政審材料：政治歷史情況審查、入黨入團(tuán)材料等。6.黨團(tuán)材料：入黨申請(qǐng)書(shū)、入黨志愿書(shū)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)、思想?yún)R報(bào)、團(tuán)組織關(guān)系材料等。7.獎(jiǎng)勵(lì)材料：各級(jí)各類(lèi)獎(jiǎng)勵(lì)表彰的決定、證書(shū)等。8.處分材料：受到黨紀(jì)政紀(jì)處分的決定、調(diào)查報(bào)告、本人檢討等。9.工資、任免、出國(guó)（境）等材料：工資變動(dòng)審批表、任免文件、出國(guó)（境）審批表等。10.其他可供組織參考的材料：如體檢表、科研成果、社會(huì)兼職等材料。（二）檔案分類(lèi)人事檔案按照內(nèi)容分為十大類(lèi)，每類(lèi)下再細(xì)分若干小類(lèi)。具體分類(lèi)如下：1.第一類(lèi)：履歷材料2.第二類(lèi)：自傳材料3.第三類(lèi)：鑒定、考核、考察材料4.第四類(lèi)：學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）材料5.第五類(lèi)：政審材料6.第六類(lèi)：黨團(tuán)材料7.第七類(lèi)：獎(jiǎng)勵(lì)材料8.第八類(lèi)：處分材料9.第九類(lèi)：工資、任免、出國(guó)（境）等材料10.第十類(lèi)：其他可供組織參考的材料四、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.教職工應(yīng)按照要求及時(shí)向所在部門(mén)（單位）提交個(gè)人履歷、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、黨團(tuán)關(guān)系等各類(lèi)材料。2.學(xué)生應(yīng)按照學(xué)校規(guī)定提交入學(xué)登記表、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲情況、黨團(tuán)關(guān)系等相關(guān)材料。3.各部門(mén)（單位）應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)（單位）形成的與教職工及學(xué)生人事相關(guān)的材料，如考核結(jié)果、任免文件、獎(jiǎng)勵(lì)處分決定等。（二）收集要求1.歸檔材料應(yīng)真實(shí)、完整、齊全，手續(xù)完備。2.材料應(yīng)使用A4規(guī)格紙張，圓珠筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡清晰、工整。3.復(fù)印件應(yīng)清晰可辨，并注明出處，加蓋提供材料單位的公章。（三）歸檔程序1.各部門(mén)（單位）負(fù)責(zé)將本部門(mén)（單位）收集整理好的人事檔案材料進(jìn)行初步審核，確保材料符合要求后，定期移交人事檔案管理部門(mén)。2.人事檔案管理部門(mén)對(duì)移交的材料進(jìn)行再次審核、鑒別，按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、裝訂、編目，歸入相應(yīng)的檔案類(lèi)別。3.建立檔案材料收集歸檔登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄材料的名稱(chēng)、份數(shù)、來(lái)源、歸檔時(shí)間等信息。五、檔案整理與保管（一）整理要求1.對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)、排序、編目、裝訂，使其條理清晰、便于查閱。2.去除材料上的金屬物，破損或褪色的材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制。3.每份材料應(yīng)在右上角加蓋檔案材料章，并注明材料形成時(shí)間、來(lái)源等信息。（二）保管期限人事檔案分為永久、長(zhǎng)期和短期保管。具體保管期限根據(jù)檔案材料的性質(zhì)和重要程度確定：1.永久保管：凡是反映教職工及學(xué)生基本情況、政治歷史、重大業(yè)績(jī)、重要獎(jiǎng)勵(lì)處分等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案材料。2.長(zhǎng)期保管：主要是教職工及學(xué)生在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案材料，保管期限為60年。3.短期保管：只在較短時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案材料，保管期限為10年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。2.電子檔案保管：建立人事檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放。（四）檔案庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫(kù)房。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全保管。六、檔案查閱與借閱（一）查閱范圍1.本校教職工因工作需要，可查閱本人人事檔案。2.學(xué)校黨委組織部、人事處、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)等因工作需要，可查閱相關(guān)人員的人事檔案。3.公安、司法機(jī)關(guān)等因辦理案件需要，按照規(guī)定程序可查閱有關(guān)人員的人事檔案。（二）查閱程序1.查閱人填寫(xiě)《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)（單位）負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交人事檔案管理部門(mén)。2.人事檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)查閱，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行。3.查閱人只能查閱規(guī)定范圍內(nèi)的檔案材料，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱范圍1.外單位因特殊情況需要借閱本校人事檔案的，須經(jīng)學(xué)校黨委組織部或人事處批準(zhǔn)。2.本校教職工因特殊原因需要借閱本人人事檔案的，須經(jīng)所在部門(mén)（單位）負(fù)責(zé)人同意，并報(bào)人事檔案管理部門(mén)備案。（四）借閱程序1.借閱人填寫(xiě)《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限、借閱范圍等信息，經(jīng)所在部門(mén)（單位）負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交人事檔案管理部門(mén)。2.人事檔案管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)《人事檔案借閱登記表》，明確借閱期限、借閱要求等，并向借閱人發(fā)放檔案。3.借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱規(guī)定，按時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.教職工因工作調(diào)動(dòng)、辭職、退休等原因，需要將人事檔案轉(zhuǎn)至新的工作單位或相關(guān)部門(mén)。2.學(xué)生畢業(yè)、升學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等，需要將人事檔案轉(zhuǎn)至新的學(xué)校或單位。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.轉(zhuǎn)出單位填寫(xiě)《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，詳細(xì)注明檔案轉(zhuǎn)遞的原因、轉(zhuǎn)往單位、檔案材料清單等信息，并加蓋公章。2.人事檔案管理部門(mén)對(duì)轉(zhuǎn)遞通知單進(jìn)行審核，核對(duì)檔案材料是否齊全、完整，無(wú)誤后密封檔案，并在檔案封口處加蓋騎縫章。3.通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)至接收單位，并要求接收單位在《人事檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字蓋章后及時(shí)返回。4.建立人事檔案轉(zhuǎn)遞登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案轉(zhuǎn)遞的時(shí)間、轉(zhuǎn)往單位、接收情況等信息。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化采集、整理、存儲(chǔ)、查閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理：實(shí)現(xiàn)檔案材料的電子化錄入，包括履歷、學(xué)歷學(xué)位、考核獎(jiǎng)懲、黨團(tuán)關(guān)系等各類(lèi)信息，同時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、排序、編目等管理。2.查閱與借閱管理：提供在線查閱和借閱申請(qǐng)功能，管理人員可對(duì)查閱借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，查閱人可在線查閱檔案信息，借閱人可在線提交借閱申請(qǐng)和歸還檔案。3.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如人員結(jié)構(gòu)分析、學(xué)歷學(xué)位分布分析、年齡層次分析等，為學(xué)校人事決策提供數(shù)據(jù)支持。4.安全管理功能：設(shè)置用戶(hù)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、數(shù)據(jù)加密等安全措施，確保人事檔案信息的安全。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對(duì)人事檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.對(duì)新形成的檔案材料及時(shí)進(jìn)行電子化錄入，對(duì)變更的檔案信息及時(shí)進(jìn)行修改和更新。3.定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制學(xué)校建立人事檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。人事檔案管理部門(mén)應(yīng)自覺(jué)接受學(xué)校黨委組織部、人事處、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)等的監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定。2.檔案材料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，是否存在虛假材料、缺漏材料等問(wèn)題。3.檔案信息化建設(shè)情況，包括系統(tǒng)功能的運(yùn)行、數(shù)據(jù)維護(hù)、安全管理等方面。4.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心，是否熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，是否認(rèn)真履行