PAGE吉林省檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)吉林省檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本省實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于吉林省行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)各類(lèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱(chēng)“單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各單位應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)本單位的各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案的形成、收集、整理、歸檔應(yīng)遵循真實(shí)性和完整性原則，如實(shí)反映單位各項(xiàng)工作活動(dòng)的歷史面貌，保證檔案內(nèi)容齊全、準(zhǔn)確。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高檔案的使用效率，為單位各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）檔案管理機(jī)構(gòu)1.各級(jí)各類(lèi)單位應(yīng)根據(jù)工作需要設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，配備相應(yīng)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，確需調(diào)整時(shí)，應(yīng)報(bào)上級(jí)主管部門(mén)備案，并做好檔案交接工作。（二）檔案管理人員1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)并取得相應(yīng)資格證書(shū)。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、偽造檔案，不得擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容。3.單位應(yīng)定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不稱(chēng)職的檔案管理人員及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像等各種載體形式的檔案，均應(yīng)納入收集范圍。2.具體收集范圍參照國(guó)家檔案局制定的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》以及各行業(yè)主管部門(mén)的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）檔案收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合檔案整理的要求，不得擅自修改、刪除或偽造檔案材料。3.對(duì)重要的、具有特殊價(jià)值的檔案材料，應(yīng)采取特殊的收集措施，確保檔案的安全和完整。（三）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.檔案整理應(yīng)按照國(guó)家檔案局制定的《歸檔文件整理規(guī)則》以及各行業(yè)主管部門(mén)的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，包括分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等工作。3.電子文件的整理應(yīng)符合電子文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保電子文件的可讀性和可利用性。四、檔案的保管（一）檔案保管場(chǎng)所1.單位應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥等，確保檔案保管設(shè)備的正常運(yùn)行。2.對(duì)電子檔案應(yīng)配備專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備，如磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等，并定期進(jìn)行備份，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國(guó)家檔案局制定的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》以及各行業(yè)主管部門(mén)的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.單位應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理機(jī)構(gòu)會(huì)同有關(guān)部門(mén)組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，提出鑒定意見(jiàn)。2.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格登記手續(xù)，確保檔案銷(xiāo)毀的真實(shí)性和徹底性。3.嚴(yán)禁擅自銷(xiāo)毀檔案，銷(xiāo)毀檔案的清冊(cè)應(yīng)永久保存。五、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為單位各項(xiàng)工作提供便利。2.單位應(yīng)積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的作用，為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。（二）利用方式1.檔案查閱單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.檔案借閱單位外部人員因特殊需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱期限，按時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。3.檔案復(fù)制單位內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理機(jī)構(gòu)辦理復(fù)制手續(xù)。檔案復(fù)制應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件的質(zhì)量。4.檔案證明單位可為需要檔案證明的人員出具檔案證明，檔案證明應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地反映檔案內(nèi)容，并加蓋單位檔案管理機(jī)構(gòu)印章。（三）利用登記1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制、證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用人姓名、單位、利用目的、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等。2.檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.建立覆蓋全省各級(jí)各類(lèi)單位的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)、共享利用和遠(yuǎn)程服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案、照片、錄音、錄像等各種載體形式的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)字化副本，實(shí)現(xiàn)檔案信息的長(zhǎng)期保存和便捷利用。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)或選用適合本單位檔案管理工作需求的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息安全保障體系建設(shè)建立健全檔案信息安全保障體系，加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，確保檔案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作，確保檔案信息化建設(shè)的順利推進(jìn)。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理技能，嚴(yán)格遵守檔案信息化管理的相關(guān)規(guī)定和操作規(guī)程，確保檔案信息的安全和保密。3.單位應(yīng)定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全可靠。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.各級(jí)檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各單位的上級(jí)主管部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員配備情況。2.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。3.檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。5.檔案安全保密制度落實(shí)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查各級(jí)檔案行政管理部門(mén)和各單位的上級(jí)主管部門(mén)應(yīng)定期對(duì)所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查周期一般為每年一次。2.不定期抽查各級(jí)檔案行政管理部門(mén)和各單位的上級(jí)主管部門(mén)可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查針對(duì)檔案管理工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，各級(jí)檔案行政管理部門(mén)和各單位的上級(jí)主管部門(mén)可組織專(zhuān)項(xiàng)檢查，推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。（四）監(jiān)督檢查結(jié)果處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檢查部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整