PAGE檔案室臺賬管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案室臺賬管理，確保檔案信息的完整性、準確性和可追溯性，提高檔案利用效率，保障公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位的檔案室臺賬管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：臺賬記錄應如實反映檔案的實際情況，確保信息真實可靠。2.完整性原則：涵蓋檔案管理的各個環(huán)節(jié)，包括檔案的收集、整理、保管、利用等，保證臺賬內(nèi)容完整無缺。3.準確性原則：數(shù)據(jù)準確無誤，記錄清晰規(guī)范，避免出現(xiàn)錯誤或歧義。4.及時性原則：及時更新臺賬信息，確保與檔案實際狀態(tài)保持一致。二、臺賬管理職責（一）檔案室職責1.負責制定和完善檔案室臺賬管理制度，并組織實施。2.建立和維護各類檔案臺賬，包括檔案目錄、借閱登記、保管期限等。3.定期對臺賬進行核對和清理，確保臺賬數(shù)據(jù)的準確性和完整性。4.負責檔案的收集、整理、分類、編號等工作，并及時將相關(guān)信息錄入臺賬。5.按照規(guī)定的保管期限，對檔案進行鑒定和銷毀，并在臺賬中做好記錄。6.為公司各部門提供檔案查詢、借閱等服務，并做好相關(guān)登記工作。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.配合檔案室做好檔案臺賬的核對和更新工作，及時提供準確的檔案信息。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案借閱、歸還等手續(xù)，并在臺賬中如實記錄。4.對本部門保管的檔案進行定期自查，發(fā)現(xiàn)問題及時向檔案室報告。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理法律法規(guī)和公司的各項規(guī)章制度，認真履行崗位職責。2.熟練掌握檔案管理業(yè)務知識和技能，確保臺賬管理工作的規(guī)范化和專業(yè)化。3.負責檔案臺賬的日常管理工作，包括數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計等，保證臺賬信息的安全和保密。4.積極參加檔案業(yè)務培訓，不斷提高自身素質(zhì)和業(yè)務水平。三、檔案臺賬的建立與管理（一）檔案分類與編號1.根據(jù)公司檔案的形成特點和管理需要，對檔案進行科學分類，一般分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等類別。2.為每一類檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。編號規(guī)則應保持相對穩(wěn)定，如有調(diào)整需及時通知相關(guān)部門。（二）檔案目錄編制1.按照檔案分類和編號順序，編制檔案目錄。檔案目錄應包含檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等基本信息。2.定期對檔案目錄進行更新，確保與檔案實際情況一致。同時，應建立電子目錄和紙質(zhì)目錄，方便查詢和使用。（三）檔案借閱登記1.建立檔案借閱登記簿，詳細記錄借閱日期、借閱部門、借閱人姓名、檔案名稱、編號、借閱期限等信息。2.借閱人需填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，方可到檔案室辦理借閱手續(xù)。檔案室應嚴格審核借閱申請，確保借閱目的合理、合法。3.借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人歸還檔案時，檔案室應認真核對檔案的完整性和準確性，并在借閱登記簿上做好歸還記錄。（四）檔案保管期限確定1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。2.定期對檔案的保管期限進行審查和調(diào)整，對于已到保管期限的檔案，應按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。（五）檔案統(tǒng)計與分析1.定期對檔案臺賬進行統(tǒng)計，包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等方面的統(tǒng)計。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確、及時，為檔案管理決策提供依據(jù)。2.對檔案利用情況進行分析，了解檔案的需求趨勢和利用效果，以便優(yōu)化檔案管理工作，提高服務質(zhì)量。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等均應納入檔案收集范圍。2.重點收集涉及公司重大決策、重要業(yè)務、關(guān)鍵技術(shù)、知識產(chǎn)權(quán)等方面的檔案。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，定期對本部門的檔案進行收集和整理，確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集應遵循及時、準確、全面的原則，避免遺漏重要信息。對于重要檔案，應實行跟蹤收集，確保檔案的連續(xù)性和完整性。3.收集的檔案應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對收集的檔案進行分類整理，確保分類準確、合理。3.對檔案進行編號、編目、裝訂等工作，使其符合檔案管理的規(guī)范要求。五、檔案的保管與保護（一）保管場所1.檔案室應具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應設(shè)置專門的存儲設(shè)備，如檔案架、檔案柜等，并按照檔案類別和編號順序進行排列，便于查找和管理。（二）保管措施1.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時采取措施進行處理。2.對破損、褪色、變質(zhì)的檔案，應及時進行修復或復制，以保證檔案的完整性和可讀性。3.加強對電子檔案的保管，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應采取有效的安全防護措施，防止電子檔案被篡改或泄露。（三）檔案保密1.嚴格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)和公司的保密制度，對檔案信息進行嚴格保密。2.檔案管理人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。在檔案管理工作中，應嚴格控制檔案的查閱范圍，未經(jīng)批準，不得擅自將檔案提供給無關(guān)人員查閱。3.對于涉及公司機密的檔案，應采取特殊的保密措施，如加密存儲、專人保管等。六、檔案的利用與服務（一）利用范圍公司各部門及員工因工作需要，均可按照規(guī)定查閱、借閱檔案。檔案利用應遵循合法、合理、必要的原則。（二）利用流程1.查閱檔案時，查閱人應填寫查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，到檔案室辦理查閱手續(xù)。2.檔案室工作人員應根據(jù)查閱申請表，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人遵守檔案查閱規(guī)定。3.如需借閱檔案，借閱人應按照檔案借閱登記的要求，填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案室負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。4.借閱人應妥善保管借閱檔案，并在規(guī)定的期限內(nèi)歸還。如因特殊原因需要延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）服務質(zhì)量1.檔案室應樹立服務意識，為公司各部門和員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務。及時解答檔案利用過程中出現(xiàn)的問題，滿足用戶的合理需求。2.定期對檔案利用情況進行總結(jié)和分析，不斷改進服務方式和方法，提高服務質(zhì)量和水平。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)規(guī)定和公司的實際情況，對已到保管期限的檔案進行鑒定。鑒定工作應遵循全面、客觀、公正的原則。2.鑒定檔案的價值，應從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，準確判斷檔案是否仍具有保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對已到保管期限的檔案進行初步整理，列出清單，提交鑒定小組。2.鑒定小組對檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定原則，確定檔案的存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。（四）