PAGE城建檔案利用管理制度一、總則（一）目的為加強公司城建檔案的管理，充分發(fā)揮城建檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和工程建設(shè)等各項工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各項目涉及的城建檔案的利用管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家關(guān)于城建檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.服務(wù)至上原則以滿足公司各項工作對城建檔案的需求為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，確保檔案的安全與保密，防止檔案信息泄露。二、城建檔案的范圍與分類（一）范圍1.各類工程項目前期文件，包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.工程勘察、設(shè)計文件，如地質(zhì)勘察報告、初步設(shè)計圖紙、施工圖等。3.工程施工過程中形成的文件，包括施工組織設(shè)計、技術(shù)交底、工程變更記錄、材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄等。4.工程監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報、工程質(zhì)量評估報告等。5.工程竣工驗收文件，如竣工驗收報告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。6.與工程建設(shè)相關(guān)的其他文件，如建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。（二）分類根據(jù)城建檔案的形成階段和內(nèi)容性質(zhì)，分為工程前期檔案、工程建設(shè)過程檔案、工程竣工驗收檔案等類別。具體分類可參照國家相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司實際情況進(jìn)一步細(xì)化。三、檔案利用流程（一）利用申請1.公司內(nèi)部各部門因工作需要利用城建檔案時，應(yīng)填寫《城建檔案利用申請表》，詳細(xì)說明利用目的、所需檔案的名稱、數(shù)量、查閱時間等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至公司檔案管理部門。（二）申請審核1.檔案管理部門收到利用申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。審核重點包括申請利用的目的是否合理、所需檔案是否屬于本部門管理范圍、查閱時間是否符合規(guī)定等。2.對于符合要求的申請，檔案管理部門予以批準(zhǔn)；對于不符合要求的申請，應(yīng)及時與申請部門溝通，說明原因并要求補充或修改申請內(nèi)容。（三）檔案查閱1.經(jīng)批準(zhǔn)的利用申請，檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，確定具體的檔案查閱范圍，并安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場所進(jìn)行查閱，查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)印或摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，并加蓋檔案管理部門的印章。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用部門、利用人員、利用目的、查閱檔案名稱及數(shù)量、復(fù)印或摘錄情況等。2.利用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，以便對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析。（五）歸還檔案1.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案完整無損。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，查閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。四、利用權(quán)限與限制（一）利用權(quán)限1.公司內(nèi)部正式員工因工作需要，可按照本制度規(guī)定的流程申請利用城建檔案。2.外單位因工作需要查閱公司城建檔案時，應(yīng)提前向公司提出書面申請，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。申請內(nèi)容應(yīng)包括查閱目的、查閱范圍、查閱時間等。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密及個人隱私的城建檔案，未經(jīng)公司保密部門批準(zhǔn)，不得對外提供利用。（二）利用限制1.城建檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍和目的進(jìn)行，不得擅自擴大利用范圍或用于其他非工作目的。2.對于重要的城建檔案，如需進(jìn)行復(fù)制或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。3.利用城建檔案時，不得在檔案上圈劃、涂改、污損，不得擅自抽取、撤換或銷毀檔案。五、檔案利用的安全與保密措施（一）安全措施1.檔案管理部門應(yīng)確保檔案查閱場所的安全，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備。2.查閱人員在查閱檔案過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案安全，不得將檔案帶出查閱場所。如需臨時借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。3.定期對檔案查閱場所進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對涉及國家機密、商業(yè)秘密及個人隱私的檔案信息予以保密。2.在檔案利用過程中，如需向查閱人員提供涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)事先告知查閱人員保密要求，并監(jiān)督其遵守保密規(guī)定。3.禁止在非保密場所談?wù)摶騻鞑n案中的保密信息，不得將檔案中的保密內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司建立檔案利用監(jiān)督機制，由檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案利用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。2.定期對檔案利用登記情況進(jìn)行核對，檢查利用申請、審核、查閱、登記、歸還等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。（二）檢查內(nèi)容1.檢查檔案利用申請的真實性和合理性，是否存在違規(guī)利用檔案的情況。2.檢查檔案查閱過程中是否遵守安全保密規(guī)定，是否存在損壞、丟失檔案的情況。3.檢查檔案利用登記是否及時、準(zhǔn)確、完整，是否存在漏登、錯登等情況。（三）問題處理1.對于在檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查核實，并根據(jù)問題的性質(zhì)和嚴(yán)重程度，采取相應(yīng)的處理措施。2.對于違規(guī)利用檔案的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織公司內(nèi)部員工進(jìn)行城建檔案利用知識培訓(xùn)，提高員工對檔案利用重要性的認(rèn)識和利用檔案的能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案利用流程、利用權(quán)限與限制、安全保密措施等方面。2.針對檔案管理人員，應(yīng)加強專業(yè)知識培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)水平和服務(wù)能力。（二）宣傳1.通過公司內(nèi)部刊物、宣傳欄等形式，宣傳城建檔案利用管理制度，提高員工對檔案管理工作的關(guān)注度和支持度。2.向公司員工宣傳檔案利用的方法和技巧，鼓勵員工積極