PAGE部機關檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強部機關檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于部機關各部門在工作活動中形成的各種文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則部機關檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.完整準確原則各部門應將工作活動中形成的具有保存價值的文件材料收集齊全、完整，并保證其內(nèi)容準確無誤。3.分類科學原則按照文件材料的形成規(guī)律和特點，進行科學分類，便于管理和查找利用。4.安全保密原則采取必要的安全保密措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、歸檔范圍（一）上級文件1.上級機關頒發(fā)的與本部門工作相關的各類文件、指示、規(guī)定、通知等。2.上級機關領導的重要講話、批示等。（二）部機關文件1.部機關制定的各類規(guī)章制度、辦法、細則等。2.部機關召開的重要會議文件，包括會議通知、議程、報告、決議、紀要等。3.部機關向上級機關的請示、報告，與其他部門的函件、批復等。4.部機關的工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。5.部機關工作人員的任免、獎懲文件。6.部機關的財務文件，包括預算、決算、審計報告等。（三）業(yè)務文件1.本部門在業(yè)務工作中形成的各類文件材料，如業(yè)務報告、調(diào)研材料、項目方案、合同協(xié)議等。2.業(yè)務工作中的各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)、報表等。（四）其他文件1.本部門獲得的榮譽證書、獎狀等。2.與本部門工作相關的重要照片、音像資料等。三、歸檔要求（一）文件材料齊全完整各部門應按照歸檔范圍，將工作活動中形成的所有文件材料收集齊全，不得遺漏。（二）文件材料真實準確歸檔的文件材料應真實反映工作活動的實際情況，內(nèi)容準確無誤，不得弄虛作假。（三）文件材料格式規(guī)范歸檔的文件材料應使用統(tǒng)一的格式，字跡清晰，紙張質(zhì)量良好，簽字蓋章齊全。（四）文件材料整理有序歸檔的文件材料應按照分類方案進行整理，編目編號，裝訂成冊，便于管理和查找利用。四、歸檔時間（一）當年形成的文件材料應在次年上半年歸檔完畢。（二）跨年度的文件材料應在文件辦結(jié)后及時歸檔。五、歸檔程序（一）收集各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。（二）整理收集到的文件材料應按照分類方案進行整理，包括分類、編目、編號、裝訂等。（三）移交整理好的文件材料應及時移交檔案管理部門，辦理移交手續(xù)。（四）驗收檔案管理部門對移交的文件材料進行驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應及時通知移交部門進行整改。六、分類與編號（一）分類部機關檔案采用年度機構(gòu)保管期限分類法，具體分類如下：1.年度：按照文件形成的年度進行分類。2.機構(gòu)：按照部機關內(nèi)部的機構(gòu)設置進行分類。3.保管期限：按照文件的保存價值確定保管期限，分為永久、長期、短期三種。（二）編號檔案管理部門應按照分類方案對檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法如下：1.全宗號：由上級檔案管理部門統(tǒng)一編制，代表部機關檔案的全宗。2.年度號：采用公元紀年，如“20XX”。3.機構(gòu)號：按照部機關內(nèi)部的機構(gòu)代碼進行編號。4.保管期限號：永久為“Y”，長期為“C”，短期為“D”。5.案卷號：按照檔案整理的順序依次編號。七、保管期限（一）永久保管凡是反映部機關主要職能活動和歷史面貌的，對部機關工作、國家建設和歷史研究具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。（二）長期保管凡是反映部機關一般工作活動，在較長時間內(nèi)對部機關工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。（三）短期保管凡是在較短時間內(nèi)對部機關工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為15年以下。八、檔案保管（一）保管場所檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。（二）保管設備檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（三）檔案整理檔案管理部門應定期對檔案進行整理，檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色的檔案進行修復或復制。（四）檔案鑒定檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對失去保存價值的檔案進行銷毀。九、檔案利用（一）利用范圍部機關工作人員因工作需要，可以查閱、借閱檔案。外單位因特殊需要查閱、借閱檔案的，須經(jīng)部機關領導批準。（二）利用手續(xù)查閱、借閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對查閱、借閱檔案的時間、內(nèi)容、利用目的等進行詳細登記。（四）檔案復制如需復制檔案，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復制。復制的檔案應加蓋檔案管理部門的印章。十、檔案保密（一）保密制度檔案管理部門應建立健全檔案保密制度，加強對檔案工作人員的保密教育，提高保密意識。（二）保密措施檔案庫房應設置保密設施，如門禁系統(tǒng)安全監(jiān)控系統(tǒng)等。檔案工作人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。查閱、借閱檔案的人員應妥善保管檔案，不得擅自傳播、復制檔案內(nèi)容。十一、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。（二）統(tǒng)計報表檔案管理部門應定期向上級檔案管理部門報送檔案統(tǒng)計報表，及時反映檔案管理工作的情況。十二、檔案信息化建設（一）建設目標部機關應加強檔案信息化建設，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）建設內(nèi)容檔案管理信息系統(tǒng)應包括檔案收集、整理、編目、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計等功能模塊，實現(xiàn)檔案管理工作的全過程信息化。