PAGE機(jī)關(guān)檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)本機(jī)關(guān)檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高機(jī)關(guān)工作效率和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門及所屬單位在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。機(jī)關(guān)檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)可靠原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，嚴(yán)禁篡改、偽造檔案。3.方便利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、檢索和利用，滿足機(jī)關(guān)工作和社會(huì)利用的需要。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室綜合檔案室是機(jī)關(guān)檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和具體實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機(jī)關(guān)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管本機(jī)關(guān)各部門及所屬單位形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、上架等整理工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案查詢利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案實(shí)體安全。5.按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案，并做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為機(jī)關(guān)工作和社會(huì)提供檔案服務(wù)。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高機(jī)關(guān)工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門檔案管理人員各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，配合綜合檔案室做好檔案管理相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全完整，并按照檔案管理要求進(jìn)行初步分類和整理。2.定期將整理好的檔案移交綜合檔案室，并辦理移交手續(xù)。3.協(xié)助綜合檔案室開展檔案利用工作，提供與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本機(jī)關(guān)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本機(jī)關(guān)形成的各類公文，包括請示、報(bào)告、批復(fù)、決定及各類會(huì)議文件、重要活動(dòng)文件等。3.本機(jī)關(guān)各部門在業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，如工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等。4.本機(jī)關(guān)干部職工的人事檔案材料，包括履歷表、任免文件、考核材料、獎(jiǎng)懲材料等。5.本機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)工作中形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案材料。6.本機(jī)關(guān)固定資產(chǎn)管理中形成的文件材料，如固定資產(chǎn)登記卡片、購置合同、驗(yàn)收報(bào)告等。7.本機(jī)關(guān)開展的各類科研項(xiàng)目、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、文化活動(dòng)等形成的文件材料。8.本機(jī)關(guān)與其他單位簽訂的合作協(xié)議、往來信函等文件材料。9.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持其歷史原貌，不得擅自涂改、剪裁、抽取或損毀。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和保存，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。對每份文件進(jìn)行編號、編目，填寫文件目錄。將文件材料按照順序排列，裝訂成冊，并編制頁碼。填寫卷內(nèi)備考表，注明卷內(nèi)文件的情況說明、整理人、檢查人及日期等。按照分類方案，將裝訂好的案卷裝入檔案盒，填寫檔案盒封面、盒脊等信息。2.人事檔案整理按照干部人事檔案管理規(guī)定，對檔案材料進(jìn)行分類整理。對每份檔案材料進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄。按照檔案內(nèi)容的邏輯順序，將檔案材料依次排列，進(jìn)行裝訂或裝袋。填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單、檔案借閱登記表等相關(guān)表格。3.財(cái)務(wù)檔案整理按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法，對會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行分類整理。會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊，填寫憑證封面、封底等信息。賬簿應(yīng)按照年度進(jìn)行整理，編制賬簿目錄。報(bào)表應(yīng)按照年度、月份進(jìn)行整理，編制報(bào)表目錄。將整理好的財(cái)務(wù)檔案裝入檔案盒，填寫檔案盒封面、盒脊等信息。4.其他專門檔案整理根據(jù)各類專門檔案的特點(diǎn)和管理要求，制定相應(yīng)的整理方法。如固定資產(chǎn)檔案應(yīng)按照資產(chǎn)類別、型號等進(jìn)行分類整理，建立固定資產(chǎn)檔案目錄；科研項(xiàng)目檔案應(yīng)按照項(xiàng)目階段、文件類型等進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案目錄等。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施設(shè)備。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具存放檔案。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和查找檔案。3.檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，規(guī)格統(tǒng)一，能夠有效保護(hù)檔案。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括本機(jī)關(guān)制定的重要法規(guī)性文件、年度綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表、機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。3.定期保管的檔案分為30年、10年兩種。定期保管期限從文件形成次年1月1日起計(jì)算。4.各部門應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，對本部門形成的檔案進(jìn)行準(zhǔn)確劃分，并在檔案整理過程中注明保管期限。（四）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同類別、保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整和可讀。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本機(jī)關(guān)檔案，須經(jīng)本機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱本機(jī)關(guān)檔案，須按照相關(guān)法律程序辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱，并做好查閱登記。2.借閱。因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制。利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并做好復(fù)制登記。（三）利用登記1.檔案利用登記應(yīng)包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱及數(shù)量、歸還時(shí)間等信息。2.查閱登記應(yīng)在檔案查閱場所進(jìn)行，由利用者簽字確認(rèn)。借閱登記應(yīng)在檔案管理人員處進(jìn)行，借閱者應(yīng)簽字領(lǐng)取檔案。3.復(fù)制登記應(yīng)記錄復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途、復(fù)制時(shí)間等信息，并由利用者簽字確認(rèn)。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理人員應(yīng)對檔案利用過程進(jìn)行監(jiān)督，確保利用者遵守檔案利用制度，愛護(hù)檔案。2.利用者查閱或借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需帶出檔案室，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.利用者不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、批注、污損等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理人員。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價(jià)值的檔案，如重復(fù)文件、無查考利用價(jià)值的文件等，可予以銷毀。3.對仍有一定保存價(jià)值，但內(nèi)容已不完整或失去時(shí)效性的檔案，可進(jìn)行部分銷毀或繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對到期檔案進(jìn)行初步整理，列出擬銷毀檔案清單。2.鑒定小組對擬銷毀檔案清單進(jìn)行審核，逐份審查檔案內(nèi)容，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出存毀意見。3.對確定銷毀的檔案，填寫檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。4.檔案銷毀清冊經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，并對存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理破壞，確保電子檔案信息徹底清除。（五）銷毀監(jiān)督1.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。2.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，注明銷毀日期、方式等信息。3.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)妥善保管，保存期限與檔案保管期限相同。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，對檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容應(yīng)包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用檔案數(shù)量等。3.定期對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。4.按照規(guī)定向上級主管部門和同級國家綜合