PAGE地磅檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司地磅檔案的管理，確保地磅檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮地磅檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與地磅相關(guān)的檔案管理工作，包括地磅設(shè)備檔案、稱重記錄檔案、維修保養(yǎng)檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：地磅檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映地磅的實(shí)際情況和相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)。3.完整性原則：涵蓋地磅從采購、安裝、使用、維修到報(bào)廢等全過程的各類文件資料。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司商業(yè)機(jī)密和敏感信息的地磅檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、地磅設(shè)備檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.采購文件：包括采購合同、發(fā)票、技術(shù)協(xié)議等，記錄地磅的采購來源、規(guī)格型號(hào)、價(jià)格等信息。2.安裝調(diào)試資料：安裝圖紙、調(diào)試報(bào)告、驗(yàn)收記錄等，確保地磅安裝符合要求并能正常運(yùn)行。3.技術(shù)資料：設(shè)備說明書、操作手冊、維護(hù)手冊、電路圖、結(jié)構(gòu)圖等，為設(shè)備的操作、維護(hù)和維修提供技術(shù)支持。4.計(jì)量檢定證書：記錄地磅的計(jì)量檢定情況，確保其計(jì)量準(zhǔn)確性符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。5.設(shè)備編號(hào)及標(biāo)識(shí)記錄：明確地磅的唯一編號(hào)，并記錄其標(biāo)識(shí)信息，便于識(shí)別和管理。（二）檔案建立1.采購部門在簽訂地磅采購合同后，及時(shí)將合同副本及相關(guān)文件移交檔案管理部門。2.設(shè)備到貨后，安裝調(diào)試部門將安裝調(diào)試資料整理成冊，交檔案管理部門歸檔。3.技術(shù)資料由設(shè)備供應(yīng)商提供，采購部門負(fù)責(zé)收集并移交檔案管理部門。4.計(jì)量檢定證書由計(jì)量管理部門在檢定合格后，將證書原件或復(fù)印件交檔案管理部門存檔。5.檔案管理部門按照設(shè)備編號(hào)順序，將上述各類文件資料進(jìn)行分類整理、編號(hào)、裝訂，建立地磅設(shè)備檔案。（三）檔案更新1.當(dāng)?shù)匕踉O(shè)備發(fā)生改造、升級(jí)、更換主要部件等情況時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將變更后的技術(shù)資料、圖紙等交檔案管理部門更新設(shè)備檔案。同時(shí)，注明變更原因、時(shí)間及相關(guān)責(zé)任人。2.每次計(jì)量檢定后，計(jì)量管理部門應(yīng)將新的計(jì)量檢定證書及時(shí)替換原證書，并在檔案中記錄檢定結(jié)果和有效期。3.地磅設(shè)備的維修記錄、故障處理記錄等應(yīng)定期整理歸檔，作為設(shè)備檔案的補(bǔ)充資料，反映設(shè)備的運(yùn)行狀況和維護(hù)歷史。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱地磅設(shè)備檔案時(shí)，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和時(shí)間，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制。如需復(fù)制部分檔案內(nèi)容，需另行填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。3.涉及公司機(jī)密的地磅設(shè)備檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。（五）檔案保管1.地磅設(shè)備檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照設(shè)備編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.檔案管理部門應(yīng)保持檔案存放環(huán)境的整潔、干燥、通風(fēng)，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損壞。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或信息錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（六）檔案銷毀1.當(dāng)?shù)匕踉O(shè)備已報(bào)廢或不再使用，且其檔案資料已無保存價(jià)值時(shí)，由檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)。2.銷毀申請(qǐng)應(yīng)注明設(shè)備名稱、型號(hào)、檔案編號(hào)、銷毀原因等信息，并附上相關(guān)證明材料，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人員等，記錄由檔案管理部門保存。三、稱重記錄檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.稱重原始記錄：包括每次稱重的日期、時(shí)間、車輛信息（車牌號(hào)、車型等）、貨物名稱、重量、發(fā)貨單位、收貨單位等詳細(xì)信息。2.稱重憑證：如磅單、稱重記錄單等，作為貨物稱重的正式憑證。3.相關(guān)審批文件：涉及稱重業(yè)務(wù)的審批表、授權(quán)書等，確保稱重操作的合法性和規(guī)范性。（二）檔案建立1.地磅操作人員在每次稱重完成后，應(yīng)及時(shí)填寫稱重原始記錄，并打印稱重憑證。稱重原始記錄應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，不得隨意涂改。2.稱重憑證應(yīng)加蓋地磅使用單位的公章或業(yè)務(wù)專用章，并由操作人員、審核人員簽字確認(rèn)。3.涉及特殊貨物或特殊業(yè)務(wù)的稱重，相關(guān)審批文件應(yīng)與稱重原始記錄和憑證一并整理歸檔。4.檔案管理部門按照日期順序，將稱重記錄檔案進(jìn)行分類整理、編號(hào)、裝訂，建立成冊。（三）檔案更新1.如發(fā)現(xiàn)稱重記錄存在錯(cuò)誤或遺漏，操作人員應(yīng)及時(shí)更正，并在更正處簽字確認(rèn)。同時(shí)，注明更正原因和時(shí)間。2.對(duì)于因業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因?qū)е路Q重記錄檔案需要補(bǔ)充或完善的情況，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將補(bǔ)充資料交檔案管理部門更新檔案。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員查閱稱重記錄檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱申請(qǐng)表應(yīng)注明查閱目的、時(shí)間段、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制。如需復(fù)制部分檔案內(nèi)容，需另行填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。3.外部單位因工作需要查閱稱重記錄檔案時(shí)，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門應(yīng)按照公司規(guī)定，為外部單位提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。（五）檔案保管1.稱重記錄檔案應(yīng)妥善保管，保存期限根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。2.檔案存放地點(diǎn)應(yīng)安全可靠，防止檔案丟失、損壞或被篡改。如有條件，可采用電子存儲(chǔ)方式備份稱重記錄檔案，但電子檔案與紙質(zhì)檔案應(yīng)同時(shí)保存，并確保兩者內(nèi)容一致。3.定期對(duì)稱重記錄檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施。（六）檔案銷毀1.稱重記錄檔案保存期滿后，由檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)。銷毀申請(qǐng)應(yīng)注明檔案名稱、編號(hào)、保存期限、銷毀原因等信息，并附上相關(guān)證明材料，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人員等，記錄由檔案管理部門保存。四、地磅維修保養(yǎng)檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.維修保養(yǎng)計(jì)劃：包括年度、季度、月度維修保養(yǎng)計(jì)劃，明確維修保養(yǎng)項(xiàng)目、時(shí)間安排、責(zé)任人等。2.維修保養(yǎng)記錄：每次維修保養(yǎng)的日期、內(nèi)容、更換的零部件、維修人員、費(fèi)用等詳細(xì)記錄。3.故障報(bào)告及處理記錄：地磅設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)的報(bào)告、故障原因分析、處理措施及結(jié)果等記錄。4.維修保養(yǎng)合同及發(fā)票：與維修保養(yǎng)服務(wù)提供商簽訂的合同以及相關(guān)費(fèi)用發(fā)票。（二）檔案建立1.設(shè)備管理部門根據(jù)地磅設(shè)備的運(yùn)行狀況和使用年限，制定年度維修保養(yǎng)計(jì)劃，并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的維修保養(yǎng)計(jì)劃交檔案管理部門存檔。2.每次維修保養(yǎng)工作完成后，維修人員應(yīng)及時(shí)填寫維修保養(yǎng)記錄，詳細(xì)記錄維修保養(yǎng)的過程和結(jié)果。維修保養(yǎng)記錄應(yīng)經(jīng)維修人員、設(shè)備使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.地磅設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，操作人員應(yīng)及時(shí)填寫故障報(bào)告，報(bào)告故障發(fā)生的時(shí)間、現(xiàn)象、可能原因等信息。維修人員在處理故障后，應(yīng)填寫故障處理記錄，包括故障原因分析、處理措施、更換的零部件等內(nèi)容。故障報(bào)告及處理記錄應(yīng)一并交檔案管理部門歸檔。4.設(shè)備管理部門與維修保養(yǎng)服務(wù)提供商簽訂的合同及相關(guān)發(fā)票，由采購部門收集后交檔案管理部門存檔。（三）檔案更新1.如維修保養(yǎng)計(jì)劃因設(shè)備運(yùn)行情況變化或其他原因需要調(diào)整，設(shè)備管理部門應(yīng)及時(shí)修訂計(jì)劃，并將修訂后的計(jì)劃交檔案管理部門更新檔案。2.維修保養(yǎng)記錄、故障報(bào)告及處理記錄等如有補(bǔ)充或更正信息，應(yīng)及時(shí)在檔案中更新，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員查閱地磅維修保養(yǎng)檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱申請(qǐng)表應(yīng)注明查閱目的、時(shí)間段、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制。如需復(fù)制部分檔案內(nèi)容，需另行填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。3.涉及地磅維修保養(yǎng)檔案的技術(shù)問題或業(yè)務(wù)咨詢，檔案管理部門可根據(jù)情況安排專業(yè)人員提供解答服務(wù)，但查閱人員不得擅自接觸檔案原件。（五）檔案保管1.地磅維修保養(yǎng)檔案應(yīng)按照時(shí)間順序和類別進(jìn)行整理歸檔，存放于專門的檔案柜中。2.檔案保管期限根據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。在保管期限內(nèi)，應(yīng)確保檔案的安全和完整，防止檔案損壞、丟失或被篡改。3.定期對(duì)維修保養(yǎng)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)檔案問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。（六）檔案銷毀1.地磅維修保養(yǎng)檔案保存期滿后，由檔案管理部門