PAGE檔案室墻壁制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本檔案室墻壁制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案管理活動(dòng)中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：強(qiáng)化檔案安全意識(shí)，采取有效措施保障檔案信息不泄露、不損壞，維護(hù)檔案的保密性和完整性。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、存儲(chǔ)和檢索，提高檔案管理效率和質(zhì)量。4.服務(wù)利用原則：以服務(wù)公司各項(xiàng)工作為宗旨，積極提供檔案信息資源，滿(mǎn)足公司內(nèi)部對(duì)檔案的查閱、利用需求。二、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)公司檔案室的管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。2.貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案管理法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.定期檢查檔案室的設(shè)施設(shè)備，保障檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題。4.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。5.負(fù)責(zé)與公司各部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的文件材料收集、整理和歸檔工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、編目準(zhǔn)確。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好檔案借閱登記和歸還檢查工作，保證檔案的安全和完整。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，做好防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等工作，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境適宜。4.積極參與檔案信息化建設(shè)，錄入和維護(hù)檔案信息，提高檔案檢索和利用效率。5.協(xié)助檔案管理負(fù)責(zé)人開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，解答各部門(mén)在檔案管理方面的疑問(wèn)。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司各類(lèi)文件、通知、報(bào)告、合同、協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要等紙質(zhì)文件材料。2.公司在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的電子文件，包括但不限于文檔、表格、圖表、郵件等。3.公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、專(zhuān)利證書(shū)等各類(lèi)證書(shū)文件。4.公司重要活動(dòng)的照片、錄像、錄音等聲像資料。5.公司與外部單位往來(lái)的信函、傳真、電報(bào)等文件材料。（二）文件材料收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和可追溯性。（三）檔案整理標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案形成的時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等要素進(jìn)行分類(lèi)，一般分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、科研項(xiàng)目類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)等。2.每類(lèi)檔案再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分，形成二級(jí)、三級(jí)類(lèi)目，確保分類(lèi)科學(xué)合理，便于查找和管理。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和檢索。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄清晰準(zhǔn)確。5.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂時(shí)，應(yīng)去除金屬物，采用線(xiàn)裝或膠裝方式，保證裝訂牢固、整齊美觀(guān)。四、檔案存儲(chǔ)與保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等條件良好的位置。2.庫(kù)房面積應(yīng)根據(jù)公司檔案數(shù)量和未來(lái)發(fā)展需求合理確定，確保有足夠的存儲(chǔ)空間。3.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，檔案架、柜應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。4.庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)備等，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類(lèi)順序依次上架存放，同一類(lèi)檔案應(yīng)集中存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)按照類(lèi)別分別整理存儲(chǔ)，照片應(yīng)沖洗或打印成冊(cè)，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息；錄像、錄音資料應(yīng)存儲(chǔ)在光盤(pán)或磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并做好標(biāo)識(shí)。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司成立以來(lái)的重要文件、合同、協(xié)議、章程、決議等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括公司重要業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料、一般性合同協(xié)議等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括公司一般性文件材料、臨時(shí)性業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件等。（四）檔案定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、存儲(chǔ)環(huán)境等。2.每月應(yīng)對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行一次溫濕度檢查，并做好記錄，如溫濕度不符合要求，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。3.每季度應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。4.每年應(yīng)對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行一次審查，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。五、檔案借閱與查閱（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理負(fù)責(zé)人審批。2.借閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱檔案的內(nèi)容、目的等，經(jīng)公司檔案管理負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）借閱登記1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)符合借閱條件的，辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱人姓名、部門(mén)、借閱檔案名稱(chēng)、數(shù)量、借閱日期、歸還日期等信息。2.借閱人應(yīng)在借閱登記表上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取檔案后，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出公司。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，借閱期限應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定，最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（四）歸還檢查1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，確保檔案完整無(wú)損。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理負(fù)責(zé)人，并采取措施進(jìn)行處理。六、檔案保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，對(duì)檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.嚴(yán)禁在非檔案工作場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容，不得在互聯(lián)網(wǎng)等公共網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上傳播公司檔案信息。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等措施，防止信息泄露。4.檔案管理人員在工作中應(yīng)妥善保管個(gè)人賬號(hào)密碼等信息，防止因個(gè)人原因?qū)е聶n案信息泄露。（二）安全制度1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，確保檔案庫(kù)房安全。2.檔案管理人員應(yīng)掌握消防知識(shí)和技能，熟悉檔案庫(kù)房消防設(shè)備的使用方法，定期組織消防演練。3.嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、使用明火，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。4.對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.通過(guò)信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索、在線(xiàn)查閱、遠(yuǎn)程利用等功能，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息支持。（二）檔案信息錄入1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，確保錄入信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.對(duì)新形成的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行信息錄入，保證檔案信息的時(shí)效性。（三）系統(tǒng)維護(hù)與管理1.安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.及時(shí)更新系統(tǒng)軟件和硬件設(shè)備，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.對(duì)系統(tǒng)用戶(hù)進(jìn)行權(quán)限管理，根據(jù)用戶(hù)的工作需要分配不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，防止用戶(hù)越權(quán)操作。八、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員為成員。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、保存狀況等因素，綜合判斷檔案的存毀。2.對(duì)仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷(xiāo)毀工作。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行，確保檔