PAGE圖紙檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司圖紙檔案資料的管理，確保圖紙檔案資料的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮其在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及相關(guān)項目涉及的所有圖紙檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對圖紙檔案資料進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性與準確性原則圖紙檔案資料應(yīng)如實反映公司各項活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容完整，不得弄虛作假。3.保密性原則對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的圖紙檔案資料，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。4.便于利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于圖紙檔案資料的檢索、查閱和利用，提高工作效率。二、圖紙檔案資料的分類與編號（一）分類1.工程圖紙建筑工程圖紙：包括建筑物的設(shè)計圖紙、施工圖、竣工圖等。機械工程圖紙：涵蓋各類機械設(shè)備的設(shè)計圖紙、裝配圖、零件圖等。電氣工程圖紙：如電氣系統(tǒng)原理圖、布線圖、控制圖等。其他工程圖紙：根據(jù)公司業(yè)務(wù)范圍涉及的其他專業(yè)工程圖紙。2.技術(shù)資料產(chǎn)品研發(fā)資料：包括產(chǎn)品設(shè)計方案、技術(shù)規(guī)范、實驗報告等。工藝文件：如工藝流程、操作規(guī)程、工藝卡片等。技術(shù)標準：公司內(nèi)部制定的技術(shù)標準、行業(yè)標準及相關(guān)法律法規(guī)文件。3.項目資料項目立項文件：項目可行性研究報告、立項批復(fù)等。項目實施過程資料：項目進度計劃、項目變更記錄、會議紀要等。項目驗收資料：項目驗收報告、驗收證書等。4.管理資料公司規(guī)章制度：各項管理制度、辦法、規(guī)定等。行政文件：上級部門下發(fā)的文件、公司內(nèi)部的行政通知等。人事檔案：員工個人檔案、勞動合同、培訓(xùn)記錄等。財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、財務(wù)報表等。（二）編號1.編號規(guī)則采用分類代碼與流水號相結(jié)合的方式進行編號。分類代碼按照上述分類方法，分別用不同的字母或數(shù)字表示。流水號為每類檔案資料的順序號，從001開始依次編排。例如：建筑工程圖紙：JZ001機械工程圖紙：JX001產(chǎn)品研發(fā)資料：CP001公司規(guī)章制度：GZ0012.編號管理編號由檔案管理部門統(tǒng)一負責(zé)編制和維護。在檔案資料歸檔時，按照編號規(guī)則賦予相應(yīng)的編號，并在檔案目錄及相關(guān)文檔中注明。如遇檔案資料的增加、刪除或變更，應(yīng)及時調(diào)整編號，確保編號的連續(xù)性和唯一性。三、圖紙檔案資料的歸檔（一）歸檔范圍公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的具有保存價值的圖紙、文件、資料等均應(yīng)歸檔。具體包括但不限于以下內(nèi)容：1.各類工程項目從規(guī)劃、設(shè)計、施工到竣工驗收全過程中產(chǎn)生的圖紙、文件和資料。2.產(chǎn)品研發(fā)過程中的各類技術(shù)資料、設(shè)計圖紙、實驗數(shù)據(jù)等。3.公司內(nèi)部的行政管理文件、規(guī)章制度、會議紀要等。4.與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、招投標文件等。5.員工個人的重要工作成果、培訓(xùn)記錄、考核資料等。（二）歸檔時間1.工程項目檔案在項目竣工驗收后[X]個工作日內(nèi)，由項目負責(zé)人整理并向檔案管理部門移交歸檔。2.產(chǎn)品研發(fā)檔案產(chǎn)品研發(fā)項目結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，研發(fā)人員應(yīng)將相關(guān)資料整理歸檔。3.日常工作檔案各部門應(yīng)定期（每月/每季度）將本部門產(chǎn)生的檔案資料整理后移交檔案管理部門歸檔，確保檔案資料的及時收集和整理。（三）歸檔要求1.歸檔的圖紙檔案資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.圖紙應(yīng)折疊成A4幅面，圖標欄外露，便于查閱。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，存儲格式應(yīng)符合公司規(guī)定，并進行備份保存。4.歸檔資料應(yīng)按照分類和編號順序進行整理，編制詳細的檔案目錄，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息。四、圖紙檔案資料的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案資料的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施，并定期進行檢查和維護。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并建立備份機制，定期進行數(shù)據(jù)備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的圖紙檔案資料，可采用縮微、光盤等多種存儲方式進行保存，以延長檔案的保存期限。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：涉及公司核心機密、重大歷史事件、重要產(chǎn)權(quán)關(guān)系等具有長遠保存價值的檔案。長期保管的檔案：一般為[X]年，主要包括公司重要的業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、項目檔案等。短期保管的檔案：一般為[X]年，主要是一些時效性較強的文件資料。2.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、價值和歷史意義等因素進行確定，并在檔案目錄中注明。在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，可按照規(guī)定程序進行銷毀。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期（每年/每兩年）對檔案資料進行清查，核對檔案的數(shù)量與目錄是否一致，檢查檔案的保管狀況，確保檔案資料的完整和安全。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)、補充或追查處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，對清查結(jié)果進行總結(jié)和分析，并提出改進措施和建議。五、圖紙檔案資料的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱圖紙檔案資料時，可以直接到檔案管理部門進行查閱。查閱前，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準后，交檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門工作人員應(yīng)根據(jù)申請表提供的信息查找檔案，并在指定的查閱場所供查閱人員查閱。查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、抽取、損壞或擅自復(fù)制。如需復(fù)制，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱涉及公司機密的檔案資料，應(yīng)嚴格遵守公司的保密規(guī)定，經(jīng)公司保密管理部門批準后方可查閱，并在查閱過程中采取必要的保密措施。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱圖紙檔案資料時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限和歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。3.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門工作人員應(yīng)認真核對檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追查借閱人員的責(zé)任，并要求其按照規(guī)定進行賠償。（三）外單位查閱與借閱1.外單位因工作需要查閱或借閱公司圖紙檔案資料時，應(yīng)提前向公司提出書面申請，說明查閱或借閱的目的、內(nèi)容和范圍等信息，并加蓋單位公章。2.公司應(yīng)根據(jù)外單位的申請進行審核，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可同意查閱或借閱。外單位查閱或借閱檔案時，應(yīng)安排專人陪同，并按照公司的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.外單位查閱或借閱涉及公司機密的檔案資料，應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保公司機密信息的安全。六、圖紙檔案資料的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任，加強對檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識。2.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的圖紙檔案資料，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問權(quán)限等措施進行保密管理。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，對查閱或借閱人員進行必要的保密提醒，防止信息泄露。4.未經(jīng)公司批準，任何人不得擅自將公司圖紙檔案資料帶出公司或泄露給外部單位和個人。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強檔案庫房的安全管理，制定安全管理制度，明確安全責(zé)任，確保檔案庫房的安全。2.檔案庫房應(yīng)安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，如攝像頭、報警器等，實時監(jiān)控庫房的安全狀況。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。如遇火災(zāi)、水災(zāi)、地震等自然災(zāi)害或突發(fā)事件，應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，保護檔案資料的安全，并及時向上級報告。七、圖紙檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期（每[X]年）對保管期限屆滿的檔案資料進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和專業(yè)技術(shù)人員組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和歷史意義等因素，對檔案資料進行全面審查，確定其是否仍具有保存價值。對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。3.鑒定過程中，應(yīng)詳細記錄鑒定情況，形成檔案鑒定報告，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后作為檔案銷毀的依據(jù)。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定批準銷毀的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。檔案管理部門應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，方可組織銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎