PAGE街道檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)街道檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本街道實(shí)際情況，制定本街道檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于街道機(jī)關(guān)各部門、各社區(qū)以及下屬企事業(yè)單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則街道設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案的形成、收集、整理、歸檔應(yīng)真實(shí)反映街道各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案服務(wù)街道工作和社會(huì)公眾的能力。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)街道成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由街道辦事處主任擔(dān)任組長(zhǎng)，分管副主任擔(dān)任副組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)街道檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題。街道設(shè)立檔案管理辦公室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本街道檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管街道各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用。4.為街道各部門和社會(huì)公眾提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高街道檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門檔案管理職責(zé)街道各部門應(yīng)明確一名檔案工作聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行整理和分類。2.定期將整理好的檔案移交至街道檔案管理辦公室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理辦公室做好本部門檔案的查閱、借閱等利用工作。（三）社區(qū)檔案管理職責(zé)各社區(qū)應(yīng)設(shè)立檔案管理專柜，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集、整理本社區(qū)在社區(qū)建設(shè)、居民服務(wù)等工作中形成的各類文件材料，建立健全社區(qū)檔案管理制度。2.按照街道檔案管理辦公室要求，定期將社區(qū)檔案移交至街道進(jìn)行集中管理，并做好檔案移交記錄。3.積極配合街道檔案管理辦公室開展檔案管理工作，為社區(qū)居民提供檔案查閱服務(wù)。（四）下屬企事業(yè)單位檔案管理職責(zé)街道下屬企事業(yè)單位應(yīng)參照本制度，建立健全本單位檔案管理制度，明確檔案管理機(jī)構(gòu)和人員職責(zé)，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管和利用工作，并定期向街道檔案管理辦公室報(bào)送檔案管理情況。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍街道檔案的收集范圍包括：1.街道黨工委、辦事處形成的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。2.街道各部門在履行職責(zé)過(guò)程中形成的文件材料，如業(yè)務(wù)文件、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、合同協(xié)議等。3.社區(qū)在社區(qū)建設(shè)、居民自治、服務(wù)管理等工作中形成的文件材料，如社區(qū)規(guī)劃、居民檔案、活動(dòng)記錄等。4.街道下屬企事業(yè)單位在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)管理、人事管理等方面形成的文件材料。5.反映街道歷史沿革、重大事件、重要活動(dòng)等方面的照片、音像資料、實(shí)物檔案等。（二）收集要求1.各部門、各社區(qū)及下屬企事業(yè)單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本單位在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并進(jìn)行有效的備份存儲(chǔ)。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊(cè)，并編制檔號(hào)。2.科技檔案整理按照項(xiàng)目、專業(yè)進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目檔案卷內(nèi)目錄和備考表，繪制項(xiàng)目檔案保管期限表，編制檔號(hào)。3.會(huì)計(jì)檔案整理按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行整理，編制會(huì)計(jì)檔案目錄，裝訂成冊(cè)，并編制檔號(hào)。4.照片檔案整理按照照片形成時(shí)間、事由等進(jìn)行分類，編寫照片說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，制作照片檔案冊(cè)，并編制檔號(hào)。5.音像檔案整理對(duì)錄音帶、錄像帶等音像資料進(jìn)行分類整理，標(biāo)注錄制時(shí)間、內(nèi)容摘要等信息，建立音像檔案目錄，并編制檔號(hào)。6.實(shí)物檔案整理對(duì)具有保存價(jià)值的實(shí)物進(jìn)行登記造冊(cè)，注明實(shí)物名稱、來(lái)源、日期、保管期限等信息，并編制檔號(hào)。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間各部門、各社區(qū)及下屬企事業(yè)單位應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢，并移交至街道檔案管理辦公室。（二）歸檔程序1.各部門、各社區(qū)及下屬企事業(yè)單位檔案管理人員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行自查，確保檔案質(zhì)量符合要求。來(lái)源：工作總結(jié)之家，轉(zhuǎn)載請(qǐng)保留。2.填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.將檔案移交至街道檔案管理辦公室，檔案管理辦公室對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核驗(yàn)收，并辦理接收手續(xù)。（三）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年）。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)按照國(guó)家有關(guān)檔案保管期限規(guī)定執(zhí)行。（四）保管要求1.檔案管理辦公室應(yīng)配備專門的檔案庫(kù)房，保持庫(kù)房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，注明檔案的存放架位、箱柜等信息。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份存儲(chǔ)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫(kù)房。檔案管理人員離開庫(kù)房時(shí)，應(yīng)關(guān)閉門窗、電源等設(shè)備。五、檔案的利用與鑒定銷毀（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為街道工作和社會(huì)公眾提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。（二）利用范圍及方式1.利用范圍街道各部門因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理辦公室辦理查閱手續(xù)。社區(qū)居民因個(gè)人需要查閱與本人相關(guān)的社區(qū)檔案的，應(yīng)持有效身份證件到社區(qū)提出申請(qǐng)，經(jīng)社區(qū)審核同意后，由社區(qū)檔案管理人員陪同到街道檔案管理辦公室查閱。社會(huì)其他單位或個(gè)人因特殊需要查閱街道檔案的，應(yīng)持單位介紹信或個(gè)人有效身份證件，經(jīng)街道檔案管理辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.利用方式檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等。查閱檔案應(yīng)在檔案管理辦公室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理辦公室負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和收費(fèi)。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)工作檔案管理辦公室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。利用登記內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用者姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、復(fù)制檔案內(nèi)容及數(shù)量等信息。（四）檔案鑒定1.檔案管理辦公室應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理辦公室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)部門人員組成。2.鑒定工作小組應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和本街道檔案保管期限表，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)。（五）檔案銷毀1.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)街道檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理辦公室人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施，確保檔案銷毀徹底、安全。3.銷毀過(guò)程中應(yīng)做好記錄，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立街道檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化加工1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，確保圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)索引目錄。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)建設(shè)1.選用符合檔案管理要求的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的分類存儲(chǔ)、檢索查詢、統(tǒng)計(jì)分析等功能。2.建立檔案數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（四）檔案信息資源共享1.建立街道內(nèi)部檔案信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各部門之間檔案信息的互聯(lián)互通和共享利用。2.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，逐步推進(jìn)檔案信息向社會(huì)公眾開放，提供在線查詢服務(wù)，提高檔案信息資源的社會(huì)利用價(jià)值。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制街道檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對(duì)街道檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對(duì)各部門、各社區(qū)及下屬企事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)的工作流程和操作規(guī)范。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員配備情況，檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和持證上崗情況。3.檔案庫(kù)房建設(shè)和設(shè)施設(shè)備配備情況，檔案保管條件是否符合要求。4.檔案信息化建設(shè)情況，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的運(yùn)行