PAGE檔案管理制度歸類表一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本檔案管理制度歸類表。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.完整性原則：確保檔案資料的全面性和完整性，涵蓋公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的各個(gè)方面。3.準(zhǔn)確性原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案分類（一）行政檔案1.公司文件上級文件：包括黨和國家各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、上級主管部門發(fā)來的文件。公司發(fā)文：公司制發(fā)的各類文件，如決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示等。會議文件：公司各類會議形成的文件材料，如會議通知、議程、報(bào)告、決議等。2.行政管理公司證照：營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等各類證照的原件及復(fù)印件。印章管理：印章使用記錄、印章保管規(guī)定等相關(guān)文件。辦公事務(wù)：辦公用品采購、辦公設(shè)備管理、辦公場地租賃等相關(guān)文件。人事檔案：員工個(gè)人檔案，包括入職登記表、勞動(dòng)合同、工資表及各類考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等資料。行政事務(wù)：公司大事記、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等文件。（二）財(cái)務(wù)檔案1.會計(jì)憑證：原始憑證、記賬憑證等。2.會計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)表：年度、季度、月度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。4.財(cái)務(wù)審計(jì)：內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告、審計(jì)工作底稿等。5.稅務(wù)資料：納稅申報(bào)表、稅務(wù)發(fā)票、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等。（三）業(yè)務(wù)檔案1.市場營銷市場調(diào)研：調(diào)研報(bào)告、市場分析報(bào)告等。營銷策劃：營銷方案、促銷活動(dòng)策劃書等?？蛻糍Y料：客戶檔案、客戶拜訪記錄、客戶投訴處理記錄等。銷售合同：銷售合同、訂單、銷售發(fā)票等。2.生產(chǎn)管理生產(chǎn)計(jì)劃：生產(chǎn)計(jì)劃安排、生產(chǎn)進(jìn)度報(bào)表等。質(zhì)量管理：質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量控制文件、質(zhì)量事故處理記錄等。設(shè)備管理：設(shè)備臺賬、設(shè)備維護(hù)記錄、設(shè)備維修報(bào)告等。工藝文件：工藝流程、操作規(guī)程、工藝變更記錄等。3.研發(fā)創(chuàng)新研發(fā)項(xiàng)目：項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目結(jié)題報(bào)告等。技術(shù)資料：技術(shù)方案、技術(shù)圖紙、技術(shù)研發(fā)成果等。知識產(chǎn)權(quán)：專利申請文件、商標(biāo)注冊文件、著作權(quán)登記文件等。（四）工程建設(shè)檔案1.項(xiàng)目前期項(xiàng)目立項(xiàng)：立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告等。規(guī)劃設(shè)計(jì)：規(guī)劃許可證、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更記錄等。2.工程施工施工組織設(shè)計(jì)：施工方案、施工進(jìn)度計(jì)劃、施工安全措施等。工程質(zhì)量：工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量問題處理記錄等。工程進(jìn)度：工程進(jìn)度報(bào)表、工程簽證單、工程變更通知單等。工程安全：安全檢查記錄、安全事故報(bào)告及處理記錄等。3.竣工驗(yàn)收竣工驗(yàn)收報(bào)告：工程竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工驗(yàn)收備案表等?？⒐D紙：竣工圖、工程結(jié)算資料等。三、檔案收集（一）收集范圍各部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案分類，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案資料。（二）收集要求1.檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。2.電子文件應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲。3.對重要檔案資料應(yīng)進(jìn)行原件收集，如有特殊情況需留存復(fù)印件的，應(yīng)注明原件存放處，并由經(jīng)手人簽字確認(rèn)。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的檔案資料，應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)收集整理。2.定期形成的檔案資料，如月度報(bào)表、季度總結(jié)等，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)收集歸檔。3.項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收合格后[X]個(gè)工作日內(nèi)將項(xiàng)目檔案資料收集整理完畢并移交綜合管理部門。四、檔案整理（一）整理原則遵循檔案形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)簡潔明了，便于識別和管理。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于翻閱。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用。（三）整理流程1.檔案管理人員對收集到的檔案資料進(jìn)行初步審核，檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行分類整理，確定檔案的保管期限。3.對檔案進(jìn)行編號、裝訂、編目等工作，建立檔案管理臺賬。4.將整理好的檔案資料移交檔案庫房進(jìn)行保管。五、檔案保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并定期進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放。3.對重要檔案應(yīng)采取特殊保管措施，如加密存儲、專人保管等。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為[X]年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為[X]年。（四）檔案清查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的完整和安全。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、泄密等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級報(bào)告。六、檔案鑒定（一）鑒定原則根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保管期限，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門相關(guān)人員為成員。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組根據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進(jìn)行逐卷審查。2.審查檔案的內(nèi)容、來源、形式等，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。3.對于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單。（四）鑒定審批檔案鑒定小組形成的鑒定意見，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類檔案的數(shù)量、年度新增檔案數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：包括檔案查閱次數(shù)、利用部門、利用目的等。3.檔案保管情況統(tǒng)計(jì)：包括檔案完好率、破損率、丟失率等。（二）統(tǒng)計(jì)方法檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并及時(shí)上報(bào)綜合管理部門負(fù)責(zé)人。（三）統(tǒng)計(jì)分析綜合管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，了解檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案資料。外部單位因特殊原因需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用流程1.查閱：員工查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案庫房查閱。檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場監(jiān)督查閱過程，確保檔案安全。2.借閱：員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。（三）利用限制1.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司保密委員會批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和復(fù)制。2.檔案利用過程中，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注、污損。九、檔案保密（一）保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確檔案保密責(zé)任，加強(qiáng)對檔案管理人員和利用人員的保密教育。2.對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管、限制查閱等保密措施。（二）保密措施1.檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)施，確保檔案庫房的安全。2.檔案管理