PAGE環(huán)保局檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)我公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高檔案利用效率，更好地服務(wù)公司各項(xiàng)工作，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及環(huán)保局檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本“三合一”制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集公司在各個(gè)工作環(huán)節(jié)中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政管理類(lèi)包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司規(guī)章制度，行政事務(wù)管理文件，人力資源管理文件，財(cái)務(wù)管理文件等。2.業(yè)務(wù)管理類(lèi)涵蓋公司各類(lèi)業(yè)務(wù)項(xiàng)目的策劃、實(shí)施、監(jiān)督、驗(yàn)收等過(guò)程中形成的文件，如項(xiàng)目申報(bào)材料、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、技術(shù)文檔等。3.黨群工作類(lèi)包含黨組織建設(shè)、黨員管理、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的文件。4.聲像檔案類(lèi)記錄公司重要活動(dòng)、會(huì)議、項(xiàng)目進(jìn)展等的照片、錄音、錄像等資料。5.電子檔案類(lèi)以電子形式存儲(chǔ)的各類(lèi)文件，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、電子報(bào)表等。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度類(lèi)別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類(lèi)別：按照上述檔案分類(lèi)，分別用一位大寫(xiě)字母表示，如“A”代表行政管理類(lèi)，“B”代表業(yè)務(wù)管理類(lèi)等。4.流水號(hào)：根據(jù)檔案形成的先后順序，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。例如，2叭3年行政管理類(lèi)的第一份檔案編號(hào)為“2023A001”。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司各部門(mén)在履行職能過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。3.公司召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議等。4.公司員工個(gè)人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料等。5.反映公司發(fā)展歷程、重大事件、重要活動(dòng)的聲像檔案和電子檔案。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集。2.檔案形成部門(mén)應(yīng)在文件材料形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交至綜合管理部門(mén)。一般情況下，紙質(zhì)文件應(yīng)在次年上半年移交，電子文件應(yīng)隨時(shí)移交。3.對(duì)于重要的緊急文件，檔案形成部門(mén)應(yīng)及時(shí)向綜合管理部門(mén)通報(bào)，并優(yōu)先移交。4.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。（三）收集渠道1.內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)文件傳遞等方式，收集各部門(mén)產(chǎn)生的文件材料。2.外部文件交換與外部單位進(jìn)行文件往來(lái)時(shí)，及時(shí)收集對(duì)方提供的與公司相關(guān)的文件材料，如合同副本、合作項(xiàng)目文件等。3.會(huì)議活動(dòng)記錄安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄、活動(dòng)拍攝等工作，收集會(huì)議文件、聲像檔案等。4.員工個(gè)人提交要求員工定期將個(gè)人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料等提交至所在部門(mén)，由部門(mén)統(tǒng)一移交綜合管理部門(mén)。四、檔案整理（一）紙質(zhì)檔案整理步驟1.分類(lèi)按照檔案分類(lèi)方案，將收集到的紙質(zhì)文件進(jìn)行分類(lèi)。2.裝訂去除文件上的金屬物，對(duì)紙張破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)，然后按照一定順序進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字。3.編頁(yè)號(hào)在每份文件的右上角或左上角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，以便于查找和統(tǒng)計(jì)。4.編目填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，包括序號(hào)（與頁(yè)號(hào)一致）、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目。5.裝盒將整理好的文件裝入檔案盒，并在檔案盒封面填寫(xiě)全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)、盒號(hào)等信息。（二）電子檔案整理步驟1.分類(lèi)命名按照檔案分類(lèi)方案，對(duì)電子文件進(jìn)行分類(lèi)，并根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行命名，確保文件名準(zhǔn)確反映文件主題。2.格式轉(zhuǎn)換對(duì)于不同格式的電子文件，進(jìn)行必要的格式轉(zhuǎn)換，以保證文件的可讀性和兼容性。3.元數(shù)據(jù)錄入為電子文件添加元數(shù)據(jù)，包括文件編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、密級(jí)、保管期限等信息，以便于檢索和管理。4.存儲(chǔ)備份將電子文件存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）聲像檔案整理步驟1.分類(lèi)編號(hào)按照檔案分類(lèi)方案，對(duì)聲像檔案進(jìn)行分類(lèi)，并賦予相應(yīng)的編號(hào)。2.標(biāo)注說(shuō)明對(duì)照片、錄音、錄像等聲像檔案進(jìn)行標(biāo)注，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。3.整理存儲(chǔ)將聲像檔案整理成冊(cè)或制作成光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)，并妥善保管。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案架、檔案盒等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管期限劃分1.永久保管凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議等。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種。（1）保管期限為30年的檔案，主要包括公司一般性業(yè)務(wù)文件、重要會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表等。（2）保管期限為10年的檔案，主要包括公司一般性事務(wù)文件、短期業(yè)務(wù)項(xiàng)目文件等。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)、編號(hào)順序排列上架，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案丟失或損壞。六、檔案鑒定（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、準(zhǔn)確的鑒定。2.從公司整體利益出發(fā)，全面考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。3.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、審慎嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t。?二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門(mén)檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)專(zhuān)家。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形成時(shí)間、保管狀況等因素，判斷其保存價(jià)值。2.分析比較法將檔案與公司其他相關(guān)檔案進(jìn)行分析比較，確定其在公司檔案體系中的地位和作用，從而判斷其保存價(jià)值。3.效益評(píng)估法評(píng)估檔案對(duì)公司當(dāng)前和未來(lái)工作的利用效益，包括經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益等，以此作為鑒定檔案保存價(jià)值的重要依據(jù)。（四）鑒定流程1.初步篩選由檔案管理人員對(duì)到期檔案進(jìn)行初步篩選，列出需要鑒定的檔案清單。2.組織鑒定鑒定工作小組按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方案，對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐件鑒定，確定檔案的保管期限。3.結(jié)果公示將鑒定結(jié)果在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，如果有異議，可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出申訴，由鑒定工作小組進(jìn)行復(fù)查。4.結(jié)果調(diào)整根據(jù)公示結(jié)果和申訴復(fù)查情況，對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行調(diào)整，最終確定檔案的保管期限。（五）銷(xiāo)毀處理1.對(duì)于經(jīng)過(guò)鑒定確定無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息，并由鑒定工作小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，并將記錄材料歸檔保存。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)各類(lèi)檔案的數(shù)量，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等的數(shù)量。2.檔案整理情況統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)檔案的整理進(jìn)度、整理質(zhì)量等情況。3.檔案保管情況統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)檔案庫(kù)房環(huán)境指標(biāo)（溫度、濕度等）、檔案保管期限分布、檔案完好率等情況。4.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)檔案的借閱次數(shù)、利用效果等情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬對(duì)檔案管理的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。2.定期統(tǒng)計(jì)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案管理數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，一般每月進(jìn)行一次小統(tǒng)計(jì)，每季度進(jìn)行一次全面統(tǒng)計(jì)。3.數(shù)據(jù)分析對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)和存在的問(wèn)題，為檔案管理決策提供依據(jù)。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.每月編制檔案管理月報(bào)表，報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)，反映當(dāng)月檔案管理工作的基本情況。2.?每季度編制檔案管理季度報(bào)表，對(duì)季度檔案管理工作進(jìn)行全面總結(jié)和分析。3.每年編制檔案管理年度報(bào)表，向公司全體員工通報(bào)年度檔案管理工作情況，并作為公司檔案管理工作考核的重要依據(jù)。八、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)在工作中需要查閱、借閱檔案的，可按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.因公司對(duì)外宣傳、項(xiàng)目申報(bào)、法律糾紛等需要提供檔案資料的，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可對(duì)外提供利用。3.公司員工因個(gè)人學(xué)習(xí)、研究等需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可在檔案庫(kù)房或綜合管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)提供必要的協(xié)助，并做好查閱記錄，但不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，歸還時(shí)應(yīng)保證檔案完好無(wú)損。（三）利用審批1.公司內(nèi)部查閱、借閱檔案，由所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.對(duì)外提供檔案利用，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.涉及公司機(jī)密檔案的利用，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）利用登