PAGE檔案委托管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案委托行為，確保檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在檔案管理過程中涉及的檔案委托活動(dòng)，包括但不限于檔案整理、數(shù)字化加工、存儲(chǔ)保管、檢索利用等委托業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.合法性原則：檔案委托活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保委托行為合法合規(guī)。2.安全性原則：委托方應(yīng)確保受托方具備安全保管檔案的條件和能力，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.保密性原則：受托方應(yīng)對(duì)委托方提供的檔案信息嚴(yán)格保密，不得擅自泄露給任何第三方。4.真實(shí)性原則：檔案委托活動(dòng)應(yīng)保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性，不得篡改、偽造檔案。5.可追溯性原則：建立檔案委托業(yè)務(wù)全過程記錄，確保業(yè)務(wù)流程可追溯，便于監(jiān)督和管理。二、委托方職責(zé)（一）檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本公司/組織檔案的收集、整理、分類、編號(hào)等基礎(chǔ)工作，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.制定本公司/組織檔案管理制度和工作流程，明確檔案管理的職責(zé)分工和工作要求。3.定期對(duì)本公司/組織檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。（二）委托業(yè)務(wù)發(fā)起職責(zé)1.根據(jù)本公司/組織檔案管理需求和實(shí)際情況，提出檔案委托業(yè)務(wù)申請(qǐng)，明確委托事項(xiàng)、委托期限、質(zhì)量要求等內(nèi)容。2.對(duì)受托方的資質(zhì)、信譽(yù)、服務(wù)能力等進(jìn)行調(diào)查評(píng)估，選擇合適的受托方開展委托業(yè)務(wù)。3.與受托方簽訂書面委托合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)費(fèi)用、違約責(zé)任等條款。（三）監(jiān)督管理職責(zé)1.建立對(duì)受托方的監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)受托方的檔案委托業(yè)務(wù)開展情況進(jìn)行檢查，包括檔案整理進(jìn)度、數(shù)字化質(zhì)量、存儲(chǔ)保管環(huán)境等方面。2.要求受托方定期提交檔案委托業(yè)務(wù)工作報(bào)告，及時(shí)掌握業(yè)務(wù)進(jìn)展情況和存在的問題，并提出整改意見。3.對(duì)受托方違反委托合同約定或法律法規(guī)規(guī)定的行為，及時(shí)采取措施予以糾正，并依法追究其責(zé)任。（四）檔案利用職責(zé)1.按照規(guī)定的程序和權(quán)限，合理利用受托方整理、存儲(chǔ)的檔案資料，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供支持和服務(wù)。2.對(duì)檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)反饋給受托方，要求其進(jìn)行整改和完善。三、受托方職責(zé)（一）資質(zhì)與能力要求1.具備合法有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照和從事檔案相關(guān)業(yè)務(wù)的資質(zhì)證書，經(jīng)營(yíng)范圍涵蓋檔案委托業(yè)務(wù)內(nèi)容。2.擁有專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)具備檔案管理、信息技術(shù)等相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能，經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)并取得相應(yīng)資格證書。3.具備完善的檔案管理設(shè)施和設(shè)備，包括檔案整理場(chǎng)所、數(shù)字化加工設(shè)備、存儲(chǔ)庫(kù)房、檢索系統(tǒng)等，能夠滿足檔案委托業(yè)務(wù)的需要。4.建立健全內(nèi)部管理制度，包括質(zhì)量控制制度、安全保密制度、人員管理制度等，確保檔案委托業(yè)務(wù)規(guī)范有序開展。（二）業(yè)務(wù)實(shí)施職責(zé)1.按照委托合同約定的服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量要求和工作期限，組織開展檔案委托業(yè)務(wù)，確保按時(shí)、高質(zhì)量完成任務(wù)。2.對(duì)委托方提供的檔案資料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)、登記，建立檔案交接清單，明確雙方責(zé)任。3.在檔案整理過程中，嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行操作，確保檔案分類準(zhǔn)確、編號(hào)唯一、裝訂整齊、編目清晰。4.開展檔案數(shù)字化加工時(shí)，應(yīng)采用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和工藝流程，保證數(shù)字化成果的準(zhǔn)確性、完整性和可讀性，同時(shí)做好數(shù)據(jù)備份和安全防護(hù)工作。5.負(fù)責(zé)檔案的存儲(chǔ)保管工作，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。6.建立檔案檢索系統(tǒng)，為委托方提供便捷、高效的檔案檢索服務(wù)，確保委托方能夠快速準(zhǔn)確地查詢到所需檔案信息。（三）安全保密職責(zé)1.與委托方簽訂保密協(xié)議，明確保密范圍、保密期限、保密措施和違約責(zé)任等內(nèi)容，對(duì)委托方提供的檔案信息嚴(yán)格保密，不得向任何第三方泄露。2.加強(qiáng)對(duì)受托方工作人員的保密教育和管理，制定保密工作制度和操作規(guī)程，規(guī)范工作人員的行為，防止因工作人員疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致檔案信息泄露。3.采取必要的技術(shù)手段和管理措施，保障檔案信息的安全，如加密存儲(chǔ)、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等，防止檔案信息被非法獲取、篡改或丟失。（四）報(bào)告與溝通職責(zé)1.定期向委托方提交檔案委托業(yè)務(wù)工作報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括業(yè)務(wù)進(jìn)展情況、質(zhì)量控制情況、存在的問題及解決措施等，及時(shí)反饋業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)和相關(guān)信息。2.對(duì)委托方提出的意見和建議及時(shí)進(jìn)行響應(yīng)，積極配合委托方解決檔案委托業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的問題，按照委托方要求進(jìn)行整改和完善。3.與委托方保持密切溝通，建立良好的合作關(guān)系，及時(shí)了解委托方的檔案管理需求變化，調(diào)整服務(wù)內(nèi)容和方式，確保服務(wù)質(zhì)量滿足委托方要求。四、委托合同管理（一）合同簽訂1.委托方與受托方應(yīng)在平等、自愿、公平、誠(chéng)實(shí)信用的基礎(chǔ)上簽訂書面委托合同，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)費(fèi)用、服務(wù)期限、質(zhì)量要求、違約責(zé)任等條款。2.委托合同應(yīng)采用統(tǒng)一的格式文本，由公司/組織法律事務(wù)部門或相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰、嚴(yán)謹(jǐn)完整。3.委托合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。如因特殊原因需要變更或解除合同的，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。（二）合同履行1.委托方應(yīng)按照合同約定及時(shí)向受托方提供開展檔案委托業(yè)務(wù)所需的檔案資料、工作條件等支持，并按照合同約定支付服務(wù)費(fèi)用。2.受托方應(yīng)按照合同約定的服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量要求和工作期限，認(rèn)真履行合同義務(wù)，按時(shí)完成檔案委托業(yè)務(wù)，并向委托方提交符合要求的工作成果。3.在合同履行過程中，雙方應(yīng)建立有效的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，及時(shí)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同順利履行。（三）合同變更與解除1.如遇法律法規(guī)、政策調(diào)整或公司/組織檔案管理需求發(fā)生變化等原因，需要變更委托合同內(nèi)容的，委托方與受托方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、生效時(shí)間、雙方的權(quán)利義務(wù)等條款。2.在合同履行期間，如出現(xiàn)不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因，導(dǎo)致合同無(wú)法繼續(xù)履行或部分無(wú)法履行的，雙方應(yīng)及時(shí)協(xié)商解決，根據(jù)實(shí)際情況變更或解除合同。解除合同的，應(yīng)按照合同約定辦理相關(guān)手續(xù)，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。3.合同變更或解除后，雙方應(yīng)按照約定進(jìn)行檔案資料、工作成果、服務(wù)費(fèi)用等的交接和結(jié)算，確保雙方權(quán)益不受損害。（四）合同檔案管理1.委托方應(yīng)建立委托合同檔案管理制度，對(duì)委托合同及相關(guān)文件資料進(jìn)行妥善保管，包括合同文本、合同變更協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、往來(lái)函件、工作成果報(bào)告等。2.委托合同檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)，便于查閱和利用。3.委托合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行，期滿后按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或移交。五、檔案整理與數(shù)字化管理（一）檔案整理1.受托方應(yīng)按照國(guó)家檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)委托方提供的檔案資料進(jìn)行整理，包括分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作。2.檔案分類應(yīng)科學(xué)合理，符合委托方檔案管理的實(shí)際情況和業(yè)務(wù)需求，便于檔案的檢索和利用。編號(hào)應(yīng)連續(xù)、唯一，編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，裝訂應(yīng)整齊、牢固。3.在檔案整理過程中，受托方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)與委托方溝通協(xié)商解決。4.整理完成的檔案應(yīng)按照要求進(jìn)行裝盒、上架，并建立檔案存放位置索引，方便委托方查找和使用。（二）檔案數(shù)字化1.受托方應(yīng)根據(jù)委托方的要求和檔案數(shù)字化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，開展檔案數(shù)字化加工工作，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)。2.在掃描環(huán)節(jié)，應(yīng)選擇合適的掃描設(shè)備和分辨率，確保掃描圖像清晰、完整、可讀。圖像處理應(yīng)包括去污、裁剪、糾偏、拼接等操作，保證圖像質(zhì)量符合要求。3.數(shù)據(jù)掛接應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，將數(shù)字化圖像與檔案目錄信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)，建立完整的檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)。存儲(chǔ)應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，確保數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存和可訪問性。4.檔案數(shù)字化過程中應(yīng)建立質(zhì)量控制機(jī)制，對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行抽檢和驗(yàn)收，確保數(shù)字化質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)要求。抽檢比例應(yīng)不低于規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，驗(yàn)收合格后方可交付委托方使用。5.受托方應(yīng)向委托方提供檔案數(shù)字化成果的備份數(shù)據(jù)，備份數(shù)據(jù)的格式應(yīng)符合委托方要求，并確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。六、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)場(chǎng)所要求1.受托方應(yīng)提供符合國(guó)家檔案存儲(chǔ)保管標(biāo)準(zhǔn)要求的專門場(chǎng)所，用于存放委托方的檔案資料。存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案安全。2.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)備，如消防設(shè)施、監(jiān)控設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.檔案存儲(chǔ)架應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序依次上架存放，不得隨意堆放。（二）保管措施1.建立檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)和工作流程，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)環(huán)境等方面。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。3.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜工作，采取必要的防護(hù)措施，如放置防蟲藥品、除濕設(shè)備、防火器材等，防止檔案受到損害。4.加強(qiáng)對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全管理，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入，嚴(yán)格執(zhí)行人員出入登記制度，確保檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全。（三）檔案遷移與銷毀1.如需對(duì)檔案進(jìn)行遷移，受托方應(yīng)提前制定遷移方案，報(bào)委托方批準(zhǔn)后實(shí)施。遷移過程中應(yīng)確保檔案的安全，避免檔案丟失、損壞。2.對(duì)于已過保管期限或無(wú)保存價(jià)值的檔案，受托方應(yīng)按照委托方及國(guó)家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀前應(yīng)編制銷毀清單，報(bào)委托方審核批準(zhǔn)，并在委托方監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案應(yīng)采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，記錄資料應(yīng)妥善保存。七、檔案檢索與利用（一）檢索系統(tǒng)建設(shè)1.受托方應(yīng)根據(jù)委托方檔案管理的實(shí)際需求，建立檔案檢索系統(tǒng)，為委托方提供便捷、高效的檔案檢索服務(wù)。檢索系統(tǒng)應(yīng)具備多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞檢索、按分類檢索、按日期檢索等，滿足委托方不同的檢索需求。2.檢索系統(tǒng)應(yīng)與檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)相連接，確保檢索結(jié)果準(zhǔn)確、完整。同時(shí)，應(yīng)建立檢索日志，記錄檢索時(shí)間、檢索人員、檢索內(nèi)容等信息，便于查詢和統(tǒng)計(jì)分析。3.定期對(duì)檢索系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和性能優(yōu)化。及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)信息，保證檢索結(jié)果的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（二）利用服務(wù)1.委托方有權(quán)按照規(guī)定的程序和權(quán)限，利用受托方整理、存儲(chǔ)的檔案資料。受托方應(yīng)根據(jù)委托方的利用需求，及時(shí)提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。2.在提供檔案利用服務(wù)時(shí)，受托方應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用的相關(guān)規(guī)定，對(duì)利用檔案的人員、目的、范圍等進(jìn)行登記和審核，確保檔案利用合法合規(guī)。3.對(duì)于涉及機(jī)密、敏感等重要檔案的利用，受托方應(yīng)采取更加嚴(yán)格的保密措施，限制查閱和借閱范圍，并要求利用人員簽署保密承諾書。4.受托方應(yīng)按照委托方的要求，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，定期向委托方提交檔案利用情況報(bào)告，為委托方的檔案管理決策提供參考依據(jù)。八、監(jiān)督檢查與考核評(píng)估（一）監(jiān)督檢查1.委托方應(yīng)建立對(duì)受托方的監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)受托方的檔案委托業(yè)務(wù)開展情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括業(yè)務(wù)進(jìn)度、質(zhì)量控制、安全保密、合同履行等方面。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。檢查過程中應(yīng)詳細(xì)記錄檢查情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向受托方提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.受托方應(yīng)積極配合委托方的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息，不得隱瞞或虛報(bào)情況。對(duì)于委托方提出的整改意見，應(yīng)及時(shí)制定整改措施，按時(shí)完成整改任務(wù)，并將整改情況報(bào)告委托方。（二）考核評(píng)估1.根據(jù)委托合同約定和監(jiān)督檢查情況，委托方定期對(duì)受托方的檔案委托業(yè)務(wù)進(jìn)行考核評(píng)估，考核評(píng)估結(jié)果作為支付服務(wù)費(fèi)用、續(xù)簽委托合同等的