PAGE檔案館查借閱管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案館的管理，規(guī)范檔案的查借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門及員工對(duì)檔案館檔案的查借閱活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.服務(wù)利用原則：在確保檔案安全的前提下，積極為公司/組織的各項(xiàng)工作提供便捷、高效的檔案查借閱服務(wù)。二、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的各類行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.人事檔案：涵蓋員工的個(gè)人信息、入職離職資料、薪資福利記錄、績(jī)效考核檔案等。3.財(cái)務(wù)檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)相關(guān)資料。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型，如銷售業(yè)務(wù)檔案、采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案等進(jìn)行分類。5.技術(shù)檔案：涉及公司/組織的技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝流程等方面的檔案。（二）編號(hào)規(guī)則為便于檔案的管理與查找，對(duì)每類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，具體規(guī)則如下：1.編號(hào)首位字母代表檔案類別，如“A”代表行政檔案，“P”代表人事檔案，“F”代表財(cái)務(wù)檔案，“B”代表業(yè)務(wù)檔案，“T”代表技術(shù)檔案。2.編號(hào)中間部分為年份代碼，采用四位數(shù)字表示，如“2023”代表2023年形成的檔案。3.編號(hào)末尾部分為流水號(hào)，按照檔案形成的先后順序依次編排，從“001”開(kāi)始遞增。例如，行政檔案中2023年形成的第5份檔案編號(hào)為“A2023005”。三、檔案查借閱流程（一）查借閱申請(qǐng)1.本公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱或借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查借閱的檔案名稱、編號(hào)、查借閱目的、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，明確查借閱的必要性及用途。（二）檔案查詢1.檔案館工作人員收到《檔案查借閱申請(qǐng)表》后，根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行查詢，確定所需檔案的存放位置。2.對(duì)于可以當(dāng)場(chǎng)提供查閱的檔案，工作人員應(yīng)引導(dǎo)申請(qǐng)人到指定查閱區(qū)域進(jìn)行查閱，并提供必要的協(xié)助。（三）檔案借閱1.若申請(qǐng)人需要借閱檔案，檔案館工作人員應(yīng)根據(jù)檔案的密級(jí)、重要程度等因素進(jìn)行審核。對(duì)于涉及重要機(jī)密或核心業(yè)務(wù)的檔案借閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審核通過(guò)后，工作人員與申請(qǐng)人辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，記錄檔案名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、借閱人姓名及部門等信息。3.借閱人需在登記表上簽字確認(rèn)，并領(lǐng)取所借閱的檔案。（四）檔案歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)將檔案歸還至檔案館。如因特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前向檔案館工作人員提出申請(qǐng)，并說(shuō)明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.檔案館工作人員在接收歸還的檔案時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案是否有損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通并記錄相關(guān)情況。3.確認(rèn)無(wú)誤后，工作人員在《檔案借閱登記表》上注明檔案已歸還，并由借閱人簽字確認(rèn)。四、檔案查閱規(guī)定（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部員工具有與其工作相關(guān)的檔案查閱權(quán)限。查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在履行工作職責(zé)所需的檔案內(nèi)容。2.涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，查閱權(quán)限需根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格控制，未經(jīng)授權(quán)不得查閱。（二）查閱方式1.查閱檔案時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)在檔案館工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域。2.如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案館工作人員提出申請(qǐng)，并注明復(fù)印或摘抄的范圍。經(jīng)批準(zhǔn)后，由工作人員協(xié)助辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印或摘抄的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得用于非工作目的。（三）查閱紀(jì)律1.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。2.查閱過(guò)程中，應(yīng)保持安靜，不得影響其他人員的正常工作。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案整理歸位，擺放整齊。五、檔案借閱規(guī)定（一）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。2.對(duì)于重要、珍貴或密級(jí)較高的檔案，借閱期限應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況從嚴(yán)控制，原則上不超過(guò)[X]個(gè)工作日。（二）借閱數(shù)量借閱人每次借閱檔案的數(shù)量應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要合理確定，一般不得超過(guò)[X]份。如需借閱多份檔案，應(yīng)分別填寫《檔案查借閱申請(qǐng)表》。（三）借閱責(zé)任1.借閱人應(yīng)對(duì)所借閱的檔案妥善保管，確保檔案的安全與完整。不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓他人或帶出公司/組織指定范圍。2.如因保管不善導(dǎo)致檔案丟失、損壞或泄露，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、檔案保密管理規(guī)定（一）保密范圍1.本公司/組織檔案館所保管的檔案，包括但不限于文件、數(shù)據(jù)、圖表、技術(shù)資料等，均屬于保密范圍。2.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密。（二）保密措施1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全存放。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。3.在檔案查借閱過(guò)程中，工作人員應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍，對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制查閱人數(shù)、設(shè)置專門查閱區(qū)域等。（三）保密責(zé)任1.所有接觸檔案的人員均有保密義務(wù)，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。2.如發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露事件，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。對(duì)泄露事件的責(zé)任人，將依法依規(guī)追究其責(zé)任。七、檔案數(shù)字化管理規(guī)定（一）數(shù)字化范圍根據(jù)公司/組織檔案管理的實(shí)際需求，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作。優(yōu)先對(duì)利用率高、重要性強(qiáng)的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，如行政檔案中的重要文件、人事檔案中的關(guān)鍵資料、財(cái)務(wù)檔案中的核心憑證等。（二）數(shù)字化流程1.檔案整理：對(duì)擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.掃描錄入：采用專業(yè)的掃描設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子圖像。掃描分辨率應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保圖像清晰可讀。3.圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。4.數(shù)據(jù)掛接：將處理后的圖像數(shù)據(jù)與檔案管理系統(tǒng)中的目錄信息進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)。5.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)：將數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)字化檔案利用1.建立數(shù)字化檔案查詢系統(tǒng)，方便公司/組織內(nèi)部員工通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢數(shù)字化檔案信息。2.在利用數(shù)字化檔案時(shí)，應(yīng)遵循與紙質(zhì)檔案相同的查借閱規(guī)定和流程，確保檔案信息的安全與合法使用。八、檔案鑒定與銷毀管理規(guī)定（一）檔案鑒定1.定期對(duì)公司/組織的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值及保管期限。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、重要程度、歷史價(jià)值等因素，綜合評(píng)估檔案的保存價(jià)值。對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見(jiàn)。（二）銷毀審批1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀處理。（三）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用安全可靠的銷毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、規(guī)范。銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。（四）銷毀記錄1.對(duì)檔案銷毀的全過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、檔案名稱及數(shù)量等信息。記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案館的查借閱管理工作進(jìn)行檢查，確保各項(xiàng)制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查檔案查借閱流程的規(guī)范性、檔案安全保密措施的落實(shí)情況、檔案數(shù)字化工作的進(jìn)展情況以及檔案鑒定與銷毀工作的合規(guī)性等。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的行為，如擅自擴(kuò)大查借閱范圍、泄露檔案信息、未按時(shí)歸還檔案等，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2