PAGE行政檔案歸檔流程與制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司行政檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本流程與制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在行政管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、聲像等不同形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司行政檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：歸檔的檔案必須是真實(shí)反映公司行政管理活動(dòng)的原始材料，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集公司行政管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，書寫規(guī)范清晰。5.時(shí)效性原則：及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔，確保檔案信息的時(shí)效性。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司行政檔案的全面管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管公司行政檔案，確保檔案的安全與完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.開展檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。7.根據(jù)公司工作需要，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記手續(xù)。8.參與公司重大活動(dòng)、重要會(huì)議等文件材料的收集、整理和歸檔工作。三、檔案歸檔范圍（一）行政管理類1.公司制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、辦法、規(guī)定、通知等文件。2.公司的年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.公司召開的各類會(huì)議的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。4.公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、批示、指示等。5.公司與上級(jí)主管部門、其他單位的來往文件，包括請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函件等。6.公司的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、員工獎(jiǎng)懲等文件材料。7.公司的印章管理文件，包括印章使用規(guī)定、印章登記表等。8.公司的證照管理文件，包括營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等證照的辦理、變更、年檢等相關(guān)材料。9.公司的合同管理文件，包括各類合同的簽訂、履行、變更、終止等相關(guān)材料。10.公司的固定資產(chǎn)管理文件，包括固定資產(chǎn)購置、驗(yàn)收、使用、折舊、處置等相關(guān)材料。11.公司的財(cái)務(wù)管理文件，包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。12.公司的人力資源管理文件，包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利等相關(guān)材料。13.公司的行政管理活動(dòng)中形成的其他文件材料，如工作計(jì)劃、工作總結(jié)、工作匯報(bào)、工作記錄等。（二）業(yè)務(wù)管理類1.公司各業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件材料，如業(yè)務(wù)合同、業(yè)務(wù)報(bào)告、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.公司的項(xiàng)目管理文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件材料、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.公司的市場(chǎng)調(diào)研文件，包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、市場(chǎng)分析報(bào)告、市場(chǎng)預(yù)測(cè)報(bào)告等。4.公司的產(chǎn)品研發(fā)文件，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)方案、產(chǎn)品開發(fā)計(jì)劃、產(chǎn)品測(cè)試報(bào)告、產(chǎn)品鑒定證書等。5.公司的質(zhì)量管理文件，包括質(zhì)量管理制度、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量認(rèn)證文件等。6.公司的生產(chǎn)管理文件，包括生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度指令、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、生產(chǎn)設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄等。7.公司的銷售管理文件，包括銷售合同、銷售計(jì)劃、銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表、客戶信息管理文件等。8.公司的售后服務(wù)管理文件，包括客戶投訴處理記錄、售后服務(wù)報(bào)告等。9.公司業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的其他文件材料，如業(yè)務(wù)流程規(guī)范、業(yè)務(wù)操作手冊(cè)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)教材等。（三）會(huì)議活動(dòng)類1.公司組織召開的各類大型會(huì)議、研討會(huì)、座談會(huì)、慶典活動(dòng)等的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要；活動(dòng)方案、活動(dòng)總結(jié)、活動(dòng)照片、活動(dòng)錄像等。2.公司領(lǐng)導(dǎo)參加的外部會(huì)議、活動(dòng)的文件材料，包括會(huì)議通知、會(huì)議資料、活動(dòng)照片等。3.公司內(nèi)部組織的各類培訓(xùn)、講座、競(jìng)賽等活動(dòng)的文件材料，包括活動(dòng)計(jì)劃、活動(dòng)記錄、活動(dòng)總結(jié)、培訓(xùn)教材、競(jìng)賽成績(jī)等。（四）聲像類1.公司重要活動(dòng)、會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)視察等的照片、錄像資料。2.公司產(chǎn)品宣傳、企業(yè)形象宣傳等的照片、錄像資料。3.公司各項(xiàng)工作成果展示的照片、錄像資料。4.其他具有保存價(jià)值的聲像資料。（五）電子類1.通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)生成、傳輸、存儲(chǔ)的各類電子文件，如電子文檔、電子表格、電子報(bào)表、電子郵件等。2.公司網(wǎng)站發(fā)布的各類信息、資料、文件等。3.公司內(nèi)部辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的各類文件、審批記錄等。4.其他具有保存價(jià)值的電子文件材料。四、檔案歸檔流程（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門在工作活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行整理，按照檔案歸檔范圍的要求分類存放，并定期向檔案管理部門移交。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的檔案材料，檔案形成部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)將全部材料收集齊全，并移交檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案材料后，應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行整理。2.整理工作包括對(duì)檔案材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等。3.分類應(yīng)根據(jù)檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為不同的類別，如行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、會(huì)議活動(dòng)類、聲像類、電子類等。4.編號(hào)應(yīng)按照檔案分類順序，為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。5.編目應(yīng)包括檔案的題名、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息，編制檔案目錄。6.裝訂應(yīng)將檔案材料按照一定的順序排列整齊，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保檔案的牢固和整齊。（三）歸檔1.整理后的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，存入專門的檔案庫房或檔案存儲(chǔ)設(shè)備中。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。3.在檔案存儲(chǔ)設(shè)備中，應(yīng)按照檔案分類和編號(hào)順序進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，便于快速檢索和查詢。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。（四）保管期限確定1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。2.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括公司的重要規(guī)章制度、年度工作計(jì)劃和總結(jié)、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、機(jī)構(gòu)演變、人員任免等具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值和重要憑證作用的檔案。長期保管的檔案一般保管期限為15年至50年，主要包括公司的業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目文件、市場(chǎng)調(diào)研資料、產(chǎn)品研發(fā)資料等在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案。短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括一般性的行政文件、臨時(shí)性的工作記錄等在較短時(shí)間內(nèi)需要查考的檔案。3.檔案保管期限的確定應(yīng)遵循科學(xué)合理、便于管理和利用的原則，確保檔案既能滿足公司當(dāng)前工作的需要，又能為公司的長遠(yuǎn)發(fā)展提供歷史依據(jù)。（五）鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的專業(yè)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估，提出鑒定意見。4.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的題名、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀的憑證。6.檔案銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息的徹底消除。五、檔案查閱與借閱制度（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱現(xiàn)場(chǎng)。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、撕毀等。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)表，對(duì)借閱人員的借閱資格和借閱目的進(jìn)行審核，如審核通過，應(yīng)在申請(qǐng)表上簽字批準(zhǔn)，并為借閱人員辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)按照借閱申請(qǐng)表上注明的借閱時(shí)間和預(yù)計(jì)歸還時(shí)間及時(shí)歸還檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)借閱檔案的歸還情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案按時(shí)歸還。六、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司行政檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和管理。2.開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、檢索、借閱等業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化管理。3.利用信息技術(shù)手段，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，為公司的決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）檔案數(shù)字化處理1.對(duì)公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案庫。2.檔案數(shù)字化處理應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。3.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)1.開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱、審批等功能模塊，滿足公司檔案管理的實(shí)際需求。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)與公司內(nèi)部辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和交換。3.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，根據(jù)用戶的角色和職責(zé)，分配不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。（四）檔案信息化安