PAGE電廠檔案管理制度名稱總則制定目的為加強(qiáng)電廠檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在電廠生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于電廠各部門及所屬單位在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：電廠檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映電廠各項(xiàng)活動的真實(shí)情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集電廠在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及電廠機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為電廠各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)電廠檔案管理的日常工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善電廠檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管電廠各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄和索引，為檔案利用提供便利。4.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高電廠員工的檔案意識。各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。其職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門的文件材料進(jìn)行初步整理，分類歸檔。3.定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供本部門相關(guān)檔案信息。檔案的分類與編號檔案分類電廠檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括電廠行政公文、會議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、信訪文件等。2.生產(chǎn)技術(shù)類：涵蓋電廠工程設(shè)計(jì)文件、設(shè)備技術(shù)資料、運(yùn)行記錄、檢修記錄、技術(shù)改造文件等。3.經(jīng)營管理類：涉及電廠財(cái)務(wù)報(bào)表、合同協(xié)議、市場營銷資料、物資采購文件等。4.基本建設(shè)類：包含電廠新建、擴(kuò)建、改建項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖、竣工驗(yàn)收文件等。5.黨群工作類：如黨組織建設(shè)文件、工會工作文件、共青團(tuán)工作文件等。6.聲像電子類：包括電廠照片、錄音、錄像、電子文檔等。檔案編號為便于檔案的管理和檢索，對各類檔案進(jìn)行編號。編號采用分類編號法，具體如下：1.行政管理類：編號格式為“XZ年份流水號”，其中“XZ”表示行政管理類，年份為文件形成年份，流水號為該類文件的順序號。2.生產(chǎn)技術(shù)類：編號格式為“SC專業(yè)代碼年份流水號”，專業(yè)代碼根據(jù)電廠生產(chǎn)專業(yè)設(shè)置確定，如“DJ”表示電氣專業(yè)，“FD”表示鍋爐專業(yè)等。3.經(jīng)營管理類：編號格式為“JY類別代碼年份流水號”，類別代碼根據(jù)經(jīng)營管理業(yè)務(wù)分類確定，如“CW”表示財(cái)務(wù)類，“HT”表示合同類等。4.基本建設(shè)類：編號格式為“JS項(xiàng)目階段代碼年份流水號”，項(xiàng)目階段代碼根據(jù)基本建設(shè)項(xiàng)目的不同階段確定，如“KY”表示可行性研究階段，“SJ”表示設(shè)計(jì)階段等。5.黨群工作類：編號格式為“DQ類別代碼年份流水號”，類別代碼根據(jù)黨群工作業(yè)務(wù)分類確定，如“DZ”表示黨組織建設(shè)類，“GH”表示工會工作類等。6.聲像電子類：編號格式為“SX介質(zhì)代碼年份流水號”，介質(zhì)代碼根據(jù)聲像電子檔案的存儲介質(zhì)確定，如“ZP”表示照片，“DY”表示錄音，“LX”表示錄像，“DZ”表示電子文檔等。檔案的收集與整理收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。具體收集范圍如下：1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與電廠有關(guān)的文件、指示、通知等。2.電廠制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.電廠生產(chǎn)運(yùn)行過程中產(chǎn)生的技術(shù)文件、記錄、報(bào)表等。4.電廠經(jīng)營管理活動中形成的合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、市場營銷資料等。5.電廠基本建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收全過程形成的文件材料。6.電廠黨群工作開展過程中產(chǎn)生的各類文件。7.反映電廠重大活動、重要事件的聲像資料。收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對本部門的文件材料進(jìn)行收集整理，確保文件材料的及時(shí)歸檔。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。4.聲像資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行整理歸檔。整理方法檔案管理部門對收集到的檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，整理方法如下：1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將檔案分為不同的類別。2.組卷：將同一類別的檔案按照文件形成的時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行組卷，每卷厚度適中，便于保管和查閱。3.編目：對每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括文件編號、文件題名、日期、頁號等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊牢固。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。檔案的保管保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管：凡是反映電廠主要職能活動和基本歷史面貌的，對電廠有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：對電廠在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管：對電廠在較短時(shí)間內(nèi)具有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限一般為5年以下。保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、完好無損。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。3.按照檔案保管期限的要求，對到期檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存或銷毀。4.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。5.做好檔案庫房的安全防范工作，定期檢查防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備的運(yùn)行情況，確保檔案庫房的安全。檔案的利用利用范圍本制度所指檔案利用范圍包括：1.電廠內(nèi)部各部門在工作中查閱與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案。2.因電廠生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等需要，查閱相關(guān)檔案資料。3.外單位因工作需要，經(jīng)電廠批準(zhǔn)后查閱有關(guān)檔案。4.因法律法規(guī)規(guī)定或其他特殊情況需要查閱檔案。利用方式檔案利用方式主要包括查閱、借閱兩種：1.查閱：電廠內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，可直接到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，確保查閱工作順利進(jìn)行。查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換文件。2.借閱：外單位或電廠內(nèi)部人員因特殊情況需要借閱檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期限屆滿，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用部門、利用人員、利用檔案名稱、利用目的、歸還時(shí)間等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及專業(yè)技術(shù)人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合電廠實(shí)際情況，從檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等方面進(jìn)行綜合評估。具體鑒定標(biāo)準(zhǔn)如下：1.對已失去保存價(jià)值的檔案，如重復(fù)文件、臨時(shí)文件、無查考利用價(jià)值的文件等，可予以銷毀。2.對仍有一定保存價(jià)值，但保管期限已滿的檔案，經(jīng)鑒定工作小組研究決定后，可延長保管期限繼續(xù)保存。3.對反映電廠重要?dú)v史事件、重大決策、核心技術(shù)等具有永久保存價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保存。銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、年度、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、電廠分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)建立電廠檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平，為電廠各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對電廠現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化掃描應(yīng)保證檔案圖像清晰、完整，符合檔案管理的要求。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案檢索數(shù)據(jù)庫，方便檔案的查詢和利用。3.檔案信息化利用：通過檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的