PAGE電力檔案管理制度細則一、總則（一）目的為加強公司電力檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產、經營、管理等各項工作中的作用，特制定本制度細則。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各基層單位以及與公司相關的各類電力業(yè)務活動中形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設立專門的檔案管理機構，對全公司的電力檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則檔案內容必須真實反映公司電力業(yè)務活動的實際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理公司電力業(yè)務活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件。4.準確性原則檔案的整理、分類、編號等工作要準確無誤，便于查找和利用。5.安全性原則采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。（四）管理職責1.公司檔案管理部門負責制定和完善公司電力檔案管理制度細則，并組織實施。對各部門、各基層單位的檔案管理工作進行監(jiān)督指導，定期檢查檔案管理情況。集中統(tǒng)一管理公司重要的電力檔案，負責檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等工作。組織開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理。2.各部門、各基層單位負責本部門、本基層單位電力檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的及時、完整和準確。明確一名檔案管理人員，負責本部門、本基層單位檔案管理的日常工作，并接受公司檔案管理部門的業(yè)務指導。按照公司檔案管理規(guī)定，定期向公司檔案管理部門移交應歸檔的檔案。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.電力規(guī)劃與前期工作檔案電力發(fā)展規(guī)劃、專項規(guī)劃、區(qū)域電網規(guī)劃等文件。項目前期可行性研究報告、項目申請報告、環(huán)境影響評價報告及批復等。項目核準文件、備案文件等。2.電力工程建設檔案工程設計文件，包括初步設計、施工圖設計等。工程招投標文件，如招標文件、投標文件、評標報告等。工程合同，包括建設工程合同、設備采購合同、監(jiān)理合同等。工程施工過程中的各類文件，如施工組織設計、施工日志、工程變更通知、質量檢驗報告等。工程竣工驗收文件，如竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質量保修書等。3.電力生產運行檔案發(fā)電設備運行記錄、檢修記錄、試驗報告等。變電設備運行維護記錄、檢修記錄、試驗報告等。輸電線路運行維護記錄、檢修記錄及故障處理報告等。電力安全生產管理文件，如安全生產規(guī)章制度、安全檢查記錄、事故調查報告等。電力調度運行文件，如調度指令、運行方式安排、電網運行分析報告等。4.電力營銷檔案客戶檔案，包括客戶基本信息、用電申請資料、供用電合同等。電費核算與收繳文件，如電費賬單、繳費記錄、欠費催繳通知等。電力市場分析報告、營銷統(tǒng)計報表等。5.電力科技檔案公司自主研發(fā)的電力新技術、新工藝、新設備等相關文件，如技術研發(fā)報告、專利證書、科技成果鑒定文件等。引進電力技術和設備的相關文件，如技術轉讓合同、設備引進說明書等。6.其他與電力業(yè)務相關的檔案公司重要會議文件，如會議紀要、決議等。公司對外交往文件，如合作協(xié)議、往來信函等。公司內部管理文件，如規(guī)章制度、工作計劃、工作總結等。（二）收集要求1.各部門、各基層單位應明確檔案收集責任人，及時收集本部門、本基層單位在電力業(yè)務活動中形成的各類文件材料，確保檔案收集的及時性。2.收集的檔案應保持文件材料的原始性和完整性，不得隨意涂改、損毀或丟失。3.對于重要的電力項目檔案，應實行項目檔案跟蹤管理，從項目前期開始，直至項目竣工驗收后，全過程收集項目檔案。（三）整理方法1.分類按照電力業(yè)務活動的性質和檔案內容，將檔案分為電力規(guī)劃與前期工作、電力工程建設、電力生產運行、電力營銷、電力科技、其他等六大類。在每大類下，再根據(jù)檔案的具體內容和形成時間等因素進行二級分類。例如，電力工程建設檔案可分為工程設計、工程招投標、工程合同、工程施工、工程竣工驗收等二級類目。2.編號檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。采用“年度類別流水號”的編號方法。例如，2023年電力工程建設類的第5份檔案編號為2023DLGCJS005。3.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內容。檔案目錄應打印成冊，并建立電子目錄，便于查詢和利用。三、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，對檔案進行科學鑒定。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結果的客觀性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家以及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對公司各類電力檔案進行定期鑒定。（三）保管期限劃分1.永久保管公司重要的電力規(guī)劃、戰(zhàn)略決策文件。電力工程建設項目的關鍵技術資料、竣工驗收報告等。電力安全生產事故的調查報告及重要處理文件。公司具有重大歷史意義和長期利用價值的其他檔案。2.長期保管電力生產運行中的主要設備技術檔案、運行記錄等。在一定時期內具有重要參考價值的電力營銷檔案。公司一般性的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結等。保管期限為30年。3.短期保管電力業(yè)務活動中形成的臨時性文件、一般性報表等。保管期限為10年。（四）鑒定程序1.檔案管理人員對到期檔案進行初步篩選，提出鑒定意見。2.檔案鑒定小組對初步篩選的檔案進行審查，根據(jù)檔案的實際情況，確定檔案的保管期限或進行銷毀處理。3.對鑒定結果進行記錄，并形成檔案鑒定報告，經公司領導審批后存檔。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，檔案架排列有序，便于檔案的存放和查找。（二）檔案存放1.按照檔案的類別、保管期限等進行分類存放，同一類別的檔案應集中存放于同一檔案架或檔案柜中。2.檔案應按照編號順序依次排列，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應進行備份存儲，并建立電子檔案存儲系統(tǒng)，確保電子檔案的安全和可利用。（三）保管要求1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。3.做好檔案庫房的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度情況及時調整庫房環(huán)境。4.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經許可不得進入檔案庫房。五、檔案的統(tǒng)計與利用（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行詳細記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，掌握檔案管理工作的動態(tài)，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.按照上級主管部門的要求，及時報送檔案統(tǒng)計報表。（二）利用工作1.明確檔案利用的范圍和程序，凡因工作需要查閱檔案的人員，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應根據(jù)查閱申請表，及時提供檔案，并做好查閱登記工作。查閱登記內容包括查閱日期、查閱人姓名、查閱檔案內容、歸還日期等。3.對于重要檔案的查閱，應實行嚴格的審批制度，必要時需經公司領導批準。4.檔案一般不得外借，如有特殊情況需要外借的，應經檔案管理部門負責人批準，并辦理外借手續(xù)，限期歸還。5.鼓勵檔案的開發(fā)利用，檔案管理部門應積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記等，為公司生產、經營、管理等提供服務。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立公司電力檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作的效率和質量，提升檔案服務水平。（二）數(shù)字化處理1.對公司重要的電力檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應符合檔案管理要求。2.對數(shù)字化檔案進行圖像處理，確保圖像清晰、完整，便于存儲和利用。3.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能實現(xiàn)檔案基本信息的錄入，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等。支持批量錄入和單個錄入，提高檔案錄入效率。2.檔案檢索功能提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關鍵詞等進行檢索。檢索結果應能快速定位到具體的檔案信息，并顯示檔案的詳細內容。3.檔案利用功能記錄檔案的查閱、借閱等利用情況，實現(xiàn)對檔案利用過程的全程跟蹤。提供在線查閱和下載功能，方便用戶利用檔案。4.系統(tǒng)管理功能對檔案管理系統(tǒng)的用戶進行管理，設置不同用戶的權限。對檔案數(shù)據(jù)進行備份和恢復，確保數(shù)據(jù)的安全性。對系統(tǒng)運行情況進行監(jiān)控和維護，及時處理系統(tǒng)故障。七、檔案的保密與安全（一）保密制度1.明確檔案保密范圍，對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、重要決策等檔案信息進行嚴格保密。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內容。3.對檔案查閱、借閱等過程中的保密工作進行監(jiān)督，防止